Подшивка документации является неотъемлемым элементом систематизации больших объемов бумаг в офисе или архиве. В делопроизводстве это практикуется регулярно. Этот процесс является важным организационным моментом, поэтому ответственное лицо должно обладать навыками правильной прошивки документов. На самом деле, сложностей в процессе скрепления бумаги нет, но важно знать, как правильно прошнуровывать документы.
Неправильная подшивка может привести к таким негативным последствиям:
- Документация может быть отклонена государственными органами или архивами при передаче на хранение.
- Возможен отказ от сотрудничества со стороны ваших партнеров или клиентов.
- Существует риск подмены официальных документов.
Какие документы нужно подшивать
Для сохранения файлов, замены листов и защиты от подделок, а также для удобного хранения документации и систематизации бумаг, проводится прошивка. Обычно эту процедуру выполняют только для многостраничных дел, которые нужно передать в соответствующие органы.
Сшивать следует следующие дела:
- Архивные.
- Бухгалтерские.
- Корреспонденция.
- Копии и переводы, которые были нотариально удостоверены.
- Штатное расписание.
- Кадровые приказы.
- Бумаги, которые нужно проверить.
Перед прошивкой документов убедитесь, что среди других файлов отсутствуют те, которые могут потребоваться налоговой службе или ФНС для проверки или отчета.
Два прокола
Инструменты, необходимые для сшивания бумаги в две дырки: нитка, дырокол или толстая игла. Рекомендуется протыкать отверстия вдоль левого края с отступом в 1 см от края.
Чтобы сшить листы, нужно проткнуть отверстия, пропустить через них нить, сформировав петлю между отверстиями. Завяжите концы нити узлом, затем сложите и приклейте к задней стороне листа пломбу — прямоугольный кусок белой бумаги размером 8х5 см. На файле делается надпись: «Пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Также указываются инициалы, фамилия ответственного лица, его роспись и дата.
Три отверстия
Для подготовки стопки бумаги для подшивания в два прокола нужно сложить и выровнять листы. Затем нужно выполнить три прокола, расположенные в одной линии. Чтобы нитку протянуть через отверстия, используйте иглу с большим ушком. Концы нитки следует оставить с обратной стороны документа. Они обязательно должны быть связаны узелком, выровнены и закреплены бумажной пломбой.
Четыре отверстия
Подготовка документации перед процессом прокалывания отверстий обычно включает выполнение четырех отверстий в сложенных в стопку листах. Между отверстиями следует сохранять расстояние в 1,5–2 сантиметра.
Как сделать документ похожим на изделие портного: прошивка в деле бухгалтера
Подскажите, пожалуйста, сколько отверстий следует сделать при прошивке документа? И какое расстояние должно быть между ними?
Основные указания
Если нужно прошить один лист бумаги с множеством страниц или оформить копию документа с множеством страниц, достаточно сделать два отверстия (это наиболее простой способ).
Отмечаем точки для отверстий сверху и снизу на расстоянии 40 мм от середины листа, учитывая размеры полей (левое — 20 или 35 мм). Расстояние между верхним и нижним отверстием должно составлять 80 мм.
Обратите внимание: в проколы вводится нить из натуральных материалов, таких как лен или хлопок. Концы этой нити связываются на обороте последнего листа. Затем место узла и шире закрывается отдельным листом бумаги небольшого формата. На этом листе оформляется отметка об удостоверении, например, о сшиве копии или удостоверительная надпись с указанием номера экземпляра и количества листов документа с ограничением доступа.
В отметке используется типовая фраза «Прошито и пронумеровано.», в которой указывается количество листов цифрами и прописью. Если требуется, то подпись лица, удостоверившего сшив, дополнительно удостоверяется специальной печатью организации.
Хотя для этих целей также можно использовать более сложный вариант сшива на три прокола.
Если требуется прошить несколько документов и сохранить их в качестве первичного комплекса или досье, то используют сшив на три прокола. Этот метод часто применяется бухгалтерией при работе с бухгалтерскими документами.
Первый прокол делается в середине стопки листов, а два других — на расстоянии 40 мм от центрального прокола. Концы нити выводятся через срединный прокол, затем стягиваются и связываются в узел.
Не все сшивы удостоверяются, так как это зависит от цели прошивки.
Прошивка для архива
При подготовке документов к архивному хранению прошивка является обязательной частью архивно-технической обработки дел. В этом случае дела прошиваются на четыре прокола для создания «архивного сшива».
При частичном оформлении дела сроком хранения до 10 лет, картонные обложки вместе с будущим делом-сшивом накладываются сверху и прошиваются вместе.
Верхний и нижний проколы делаются на расстоянии 30 мм от границ верхнего и нижнего полей пачки с учетом размеров полей. Два средних прокола делаются на расстоянии 80 мм от верхнего и нижнего проколов, а расстояние между ними также составляет примерно 80 мм.
Технический сшив делается двумя способами: одной иглой и одной ниткой либо одной ниткой с двумя иглами. Для сшива используется натуральная нить, которая затягивается и связывается на тыльной стороне пачки-дела.
Рекомендуется использовать этот же метод для прошивки бухгалтерских документов дня или дела вместе с другими первичными учетными документами, которые, в основном, должны храниться в течение пяти лет, как с картонной обложкой, так и без нее.
Однако, для обработки дел постоянного хранения и по личному составу, настоятельно рекомендуется заключить договор с архивной компанией. Они окажут помощь в выполнении этой трудоемкой и действительно пыльной работы, которая требует использования дрелей, струбцин и других инструментов.
Важно отметить, что прошивка документов регулируется только в определенных сферах деятельности, а именно в специализированном делопроизводстве.
Например, в Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций), утвержденной постановлением Пленума ВАС от 25.12.2013 № 100, есть определенное правило относительно сшивки копии судебного акта (п. 10.2):
Каждый лист копии должен быть прошит на два прокола прочной нитью, а концы нити должны быть выведены на оборотную сторону последнего листа копии. Затем концы нити заклеиваются бумажной наклейкой в форме круга, квадрата или прямоугольника размером примерно 40–60 мм на 40–50 мм. После этого документ опечатывается печатью суда. Печать должна быть размещена таким образом, чтобы частично захватывать бумажную наклейку, закрывающую концы нити. На печати должны быть указаны наименование должности лица, удостоверившего подлинность документа, его личная подпись, фамилия, инициалы и дата.
Согласно пункту 6.10 Инструкции о порядке обеспечения бланками исполнительных листов и их приема, учета, хранения, использования и уничтожения в федеральных судах общей юрисдикции и федеральных арбитражных судах (утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28.12.2015 № 399), говорится о том, что нужно сшивать исполнительные листы следующим образом:
При составлении сшивов документов на бумажном носителе для представления в налоговые органы следует учесть следующее:
- Сшив должен состоять не более чем из 150 листов, каждый из которых должен быть пронумерован арабскими цифрами последовательно, начиная с 1;
- Все листы сшиваются 2-4 проколами крепкой нитью, концы которой выходят на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте сшивки наклеивается бумажная наклейка, имеющая прямоугольную форму размером примерно 40-60 мм на 40-50 мм. Эта наклейка должна полностью закрывать место сшивки, и только концы нити должны выходить за пределы наклейки, но не более чем на 2-2,5 см.
При обсуждении вопроса о сшивке архивных дел на четыре прокола следует отметить, что данное положение уже давно признано практикой, но оно не было включено в действующие нормативные документы, регламентирующие архивное дело.
Ранее применялась сшивка на три прокола, однако было замечено, что документы меньшего формата, чем А4, часто оказывались надежно закреплены только одним проколом. Большинство документов, которые имеют размеры меньше стандартного формата А4, в два раза меньше по размеру. Практика показала, что при сшивке дела на четыре прокола документ формата А5 закрепляется как минимум в двух местах, что является достаточным для предотвращения его перемещения внутри сшива.
Однако существуют специфические дела, например, в бухгалтерии, где встречается множество документов еще меньшего размера, чем А5. В таких случаях возможна сшивка дел на большее количество проколов.
- #хранение документов
- #архивное дело
- #бухгалтеры
Как не показывать работнику документы, которые он требует
Упрощение ведения личных дел. Как избежать лишней работы
Метод прошивки уголком документов
Шаг 1 Сложите бумаги в стопку и загните левый верхний уголок на оборотную сторону.
Шаг 2 Сделайте отверстия и прошейте их через две дырки.
Шаг 3 Запечатайте нити пломбой, указав на ней количество листов и ФИО ответственного.
Воспользуйтесь демо-доступом и получите возможность бесплатного обучения на три дня.
Инструкция по сшиванию документов на 3 дырки
Шаг 1 Сложите бумагу в стопку и пробейте три отверстия слева, отступив на 1 см от левого края.
Шаг 2 Протяните иголку с ниткой через среднее отверстие с обратной стороны.
Шаг 3 Свяжите концы ниток узлом с обратной стороны и запломбируйте, как указано выше.
Создание кадрового делопроизводства с нуля
Уничтожение личных данных
Как сшить документы на 4 дырки
Первый шаг: На левой стороне сложенных в стопку бумаг нужно сделать 4 отверстия, расположенные на расстоянии 2 см друг от друга.
Второй шаг: Нить нужно вдеть с тыльной стороны через третье отверстие и продолжать действовать согласно схеме.
Важно помнить, что все вышеуказанные методы подходят для прошивки небольшого количества документов. Если у вас есть папка, в которой содержится 250 листов, то использование дырокола или иголки не имеет смысла. Вместо этого можно использовать шуруповерт или переплетный станок. Папку можно прошивать с помощью шпагата или скреплять металлическими или пластиковыми пружинами.
Мини-курс. Переход компаний на систему КЭДО
Основные правила прошивки документов:
- Нумеровать листы, а не страницы;
- Количество листов в папке не должно превышать 250. Если их больше, нужно создать отдельный том дела;
- Нумерация не применяется к описи дела
- Арабские цифры используются для нумерации
- Возможна литерная нумерация
- При включении писем в дело, первым нумеруется конверт, затем — вложенные листы
- Приложения к делам формируются в отдельные тома и нумеруются отдельно
Наклейки для прошивки нужны для фиксации нити с обратной стороны. На них записывается количество листов и они выполняют опечатку дел, что позволяет ответственному сотруднику поставить свою подпись. Кроме этого, на наклейке указывается: «Прошнуровано, пронумеровано» и дата создания томов или дел.
- Мини-курс. Как провести аудит документов о работе с персональными данными
- Досье на работника: как собирать и безопасно хранить документы о личной жизни
Таким образом, делопроизводитель должен быть осведомлен о том, что процесс подшивки документов является сложным и требует внимательности и качественного исполнения. В случае неправильного сшивания или потери документов он несет полную ответственность.
Инструменты и подготовительная работа
Новые требования к кадровикам и новые обязанности
В программе собраны все изменения в работе специалистов за 2023-2024 год, относящиеся к отчетности, проведению медосмотров, воинскому учету и оформлению льгот для сотрудников, имеющих детей-инвалидов.
Для того чтобы произвести прошивку документации нитками, необходимо в первую очередь определить ее толщину. Это позволит выбрать правильные инструменты и подходящие материалы для подшивки.
Обычно для прошивки используются следующие предметы:
- Иголка и шило.
- Дырокол.
- Нитки или тесьма.
- Файл для сшивки.
- Ножницы.
- Канцелярский клей.
После подготовки всех необходимых инструментов можно приступать к процессу подшивки:
- Совместить все необходимые документы в правильном порядке и правильной ориентацией.
- Убедиться в отсутствии скобок и зажимов на страницах, так как они могут мешать и не имеют значения для последующего хранения.
- Аккуратно сложить листы, чтобы скрепленная пачка выглядела аккуратно и чтобы область выбившихся страниц не была заметна. Если имеется большой объем документов, для прошивки используется специальное устройство для выравнивания офисных документов.
Руководство по процедуре прошивки важных документов
Необходимо подходить к этой процедуре с большой ответственностью. Качественная и прочная прошивка важна, чтобы страницы не разъединялись, что недопустимо, так как главной целью процесса является невозможность добавления новой информации или потери части существующей.
Два прокола
Вот самый простой способ, который не вызовет трудностей. Отверстия делаются с помощью иглы или дырокола. Надо проколоть их с левой стороны, отступая примерно на 1-2 см.
После того, как будут сделаны два отверстия, можно начинать подшивать – для этого нужно пронести нитку через прокол в документе несколько раз и завязать узлом на задней странице. В верхнем правом углу каждого листа следует написать порядковый номер.
Три отверстия
Сначала необходимо отметить местоположение отверстий. Если нет необходимости в другом расположении, то они должны находиться в середине левого края страницы на равном расстоянии в 3-5 см.
Для того чтобы завести иголку в средний прокол с задней стороны и прошить документы нитками в три дырки, необходимо выполнить следующие действия:
- Вставить иголку в средний прокол с задней стороны.
- Вытянуть иголку на лицевую сторону через верхнее отверстие.
- Пропустить нить через нижнее отверстие с обратной стороны.
- Провести нить в среднюю дырку через лицевую сторону.
- Оставить отрезок нити примерно 7 см и связать его.
Если документ имеет большую толщину
В таком случае, чтобы обеспечить надежное подшивание документа, его следует прошивать в 4 дырки. Для этого можно использовать шило или две иголки. Сначала необходимо пометить места, где будут находиться отверстия. Обычно расстояние между ними составляет примерно 3-5 см.
Порядок процесса прошивки документов ниткой следующий:
- Пропустить нить в одно из средних отверстий с обратной стороны, а затем вытащить ее снизу через ближнее, первое свободное от края отверстие.
- Далее нитку пропускают повторно через средний отверстие и выводят вверх через третью дырку.
- После этого игла вставляется в последнюю свободную дырку и проходит через средний отверстие на заднюю сторону.
Свободные концы соединяют и обрезают. Для закрепления используйте клей для бумаги и квадратный лист чистой бумаги.
Важно! Если пакет документов содержит более 10 страниц, рекомендуется использовать дырокол или машинку для переплета.
Создай свой Дзен
Вspiritticgcte2pъющие направления, необычные рецепты, обзоры гаджетов, спортивные новости, видеоуроки по макияжу, анализ научных теорий, рекомендации по выбору автомобиля, обзоры выставок — в Дзене можно писать тексты и снимать видео на любую тему! А умные алгоритмы всегда помогут найти аудиторию, которая заинтересуется этим.
+ Подписано на канал Тимура Сидельникова, Елены Юлкиной, Минаева LIVE, Лисы Авеми и Паши НЕ ШАРЮ — 4,5 млн пользователей.
+ В Дзене более 10 млн пользователей подписаны на спортивных авторов, которые делятся спортивными новостями, полезными советами по здоровому образу жизни и интересными фактами из жизни спортсменов.
+ Более 20 млн пользователей следят за гастроканалами в Дзене. Тема еды является одной из самых популярных на платформе. Фуд-блогеры не только публикуют рецепты приготовления блюд, но также делают обзоры кафе и ресторанов, рассказывают о традициях и обычаях разных стран.
+ Более 7 млн пользователей подписаны на авторов Дзена.
Каждый регулярно ищет советы по стилю и полезные лайфхаки по уходу за собой, просматривает мейкап-туториалы и узнает о последних модных трендах от авторов Дзена.
Более 6,6 миллионов пользователей
подписаны на трэвел-каналы в Дзене, которые делятся обзорами достопримечательностей, своими впечатлениями, рекомендациями по выбору маршрутов и другим вдохновляющим контентом из путешествий.
12 миллионов человек
изучают в Дзене контент от экспертов, которые рассказывают об увлекательных научных теориях и открытиях, инновационных технологиях и удивительных экспериментах.
4 миллиона человек
интересуются обзорами на спектакли, репортажами с выставок, узнают новое о художниках или следят за творчеством любимых авторов в Дзене.
9 миллионов пользователей
Всегда интересно узнать, как выбрать автомобиль, самокат или даже лодку, получить личный опыт и лайфхаки по эксплуатации личного транспорта от авторов Дзена
Советы по развитию канала
Будьте самим собой
или попробуйте что-то новое
создавайте контент в своем уникальном стиле — и в любом формате
Экспертность, качество, искренность и уникальный стиль — это то, что ценит аудитория. Мы в Дзене поддерживаем самые смелые эксперименты. У вас есть разные форматы контента в арсенале — сочетайте их на свое усмотрение: короткие вертикальные видео ролики, статьи с иллюстрациями, горизонтальные видео.
Сотрудничайте
с Дзеном
участвуйте в регулярных проектах платформы
Можно зарабатывать на своем контенте, включая рекламу или делая нативную рекламу. В Дзене есть два способа заработка на канале: Автоматический заработок — рекламные доходы от Дзена перераспределяются между авторами в зависимости от количества просмотров контента на канале. Подробнее о заработке смотрите здесь. Нативная реклама — вы сможете сотрудничать с рекламодателями напрямую и привлекать крупные бренды, когда ваш канал наберет большую и лояльную аудиторию. Подробнее о возможностях нативной интеграции смотрите здесь.