Официальные письма имеют несколько ключевых отличий от обычных:
- Главное отличие заключается в наличии полных реквизитов отправителя и получателя;
- Такое письмо обязательно подписывается ответственным лицом;
- При наличии печати у организации письмо должно быть проштамповано.
Официальные письма часто оформляются на фирменных бланках, что подчеркивает их статус и придает документу дополнительную солидность.
Подробности о реквизитах
Реквизиты на официальных бланках играют важную роль и включают следующие элементы:
- Полное и сокращенное наименование организации-отправителя;
- ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если имеется);
- Юридический и почтовый адрес;
- Контактный телефон, номер факса и индекс;
- Государственный герб (для государственных учреждений) или логотип (для коммерческих предприятий);
- Номер исходящего письма и дата его составления;
- Сайт организации и адрес электронной почты, если они есть.
Виды информационных писем
Информационные письма бывают разных типов:
- Гарантийные;
- Рекомендательные;
- Сопроводительные;
- Подтверждающие;
- Рекламационные;
- Инструкционные;
- Извещательные;
- Пригласительные и т.д.
Таким образом, они могут быть составлены по различным поводам и обстоятельствам, главное — соответствие определенным критериям.
Следует помнить, что официальные письма — это единственный вид документации, на которой не указывается название документа.
Основные требования к письмам
При написании официального письма необходимо соблюдать определенные нормы и стандарты. Используйте вежливую форму обращения, излагайте мысли кратко, четко и по существу, чтобы не тратить лишнее время получателя.
Если письмо длинное и содержит много информации, разбивайте текст на абзацы или пункты, выделяя ключевые моменты. Важные части письма следует размещать в начале или в конце, чтобы они лучше запомнились.
Чего следует избегать
В официальных письмах недопустимо использование узкоспециальных терминов, сложных речевых конструкций, грубых слов и ненормативной лексики. Избегайте витиеватых или расплывчатых выражений. Тон письма должен быть сдержанным, без панибратства или развязности.
Способы доставки письма
Официальные письма можно отправлять разными методами:
- Наиболее простой, быстрый и доступный способ: электронные средства связи. Единственный недостаток этого метода — письмо может легко затеряться, например, оказавшись в папке «спам». Поэтому этот вариант подходит только тогда, когда отправитель уже имеет прямой контакт с получателем (через личные встречи или телефонные разговоры).
- Второй способ, также популярный, более надежный, но требующий больше времени: отправка официального письма через Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении. Этот метод гарантирует получение письма адресатом. Также остается актуальным еще один классический метод — передача сообщения через факс.
Как написать официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец
Официальное письмо — это документ, используемый для деловой переписки между заинтересованными сторонами по различным вопросам.
Виды деловых писем
Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:
- при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
- при ведении бизнеса;
- при направлении претензий потребителей.
Разнообразие причин приводит к разнообразию видов деловых писем:
- коммерческие предложения. Предполагают направление потенциальному контрагенту интересного варианта для сотрудничества;
- запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, предполагают требование предоставить информацию, основанное на законе или договоре, например, запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые данные;
- претензии. Обычно направляются при нарушении условий сделки контрагентом;
- гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, с обязательным указанием срока или периода, когда контрагент вправе рассчитывать на выполнение обязанностей другой стороной;
- информационные и сопроводительные письма. Первые часто отправляются для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляются для удобства при отправке большого количества документов;
- по нерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Чего не следует делать
При официальной деловой переписке не допускаются:
- ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
- невежливое обращение;
- искажение или пространное изложение информации.
Образец с продольным бланком
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1
В ответ на Ваш
Для вашего удобства: образцы и бланки для скачивания
- Я думаю
Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, правильно написать письмо-просьбу президенту. Местный глава распродает всё и прошу проверить город на предмет коррупционных действий со стороны властей.
В 2008 году окончила ПГУ по специальности «юриспруденция». В 2018 году завершила обучение в ПНИПУ по направлению «проектирование городской среды». С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.
Автор что-то упустил? Информация неверна или устарела? Остались вопросы? Есть сомнения? Пишите в комментариях!
Официальное письмо: образцы
Юридические лица или предприниматели взаимодействуют с органами власти, друг с другом и гражданами при помощи официальных писем. Какие бывают официальные письма, как составить и оформить такое письмо, расскажем в статье.
- Что такое официальное письмо
- Как написать официальное письмо
- Официальные письма: бланки и примеры
Правила написания официального письма
Официальное письмо, направляемое в организацию или физическому лицу, состоит из нескольких смысловых частей:
- приветствие;
- основной текст, включающий в себя:
- преамбулу;
- содержательную часть;
- резюме.
Приветствие в официальном письме — это не только дань вежливости, но и требование делового этикета. Поэтому перед написанием официального письма в организацию необходимо узнать имя, отчество и фамилию её руководителя. Если они известны, приветствие должно начинаться словами «Уважаемый(ая)…» с добавлением имени и отчества адресата. Если имя и отчество руководителя неизвестны, можно начать письмо обращением: «Уважаемые коллеги!». Обращение в официальном письме не должно содержать таких фраз, как «Добрый день!», «Здравствуйте!».
Скачайте памятку, составленную экспертами Актион Кадры и HR, которая подскажет, как начать официальное письмо
Преамбула — это начало официального письма. Это краткое изложение содержания, позволяющее адресату сразу понять цель обращения.
В содержательной части письма подробно раскрываются цели написания, описывается ситуация, приводятся подтверждающие данные и факты, предлагаются решения и даются рекомендации. Если в письме рассматривается несколько вопросов, лучше разбить его на тематические пункты. Основные мысли желательно изложить в начале, объединив их в два-три предложения.
Резюме официального письма включает выводы, просьбу или требование. Официальное письмо с приложением под текстовой частью содержит реквизит «Приложение», где перечисляются прилагаемые документы с указанием количества экземпляров и количества страниц в каждом из них.
Подпись на официальном письме от имени организации проставляет ее руководитель. Согласно правилам, печать на официальных письмах, составленных на фирменном бланке, не требуется. Однако, если письмо касается финансовых или гарантийных обязательств, печать можно использовать. Не забудьте перед завершением официального письма указать внизу на первой странице контактные данные исполнителя — его фамилию, инициалы, а также телефон или электронную почту.