Одной из важных частей деловой переписки является письмо с просьбой. Примеры и формулировки, представленные в статье, а также правила написания помогут вам правильно составить текст и оформить его в соответствии с деловыми нормами. Мы предлагаем вам пошаговое руководство по написанию таких писем.
Шаг 1: Указание адресата
Если вы напишете письмо, адресованное определенной компании, скорее всего, оно будет получено сначала в приемной или канцелярии, затем передано руководителю и в конечном итоге – исполнителю. Важно указать вверху текста правильное полное название организации, а также добавить юридический адрес.
Как уже упоминалось ранее, оптимальным вариантом будет обращение к конкретному адресату, то есть личная просьба о помощи. Старайтесь всегда обращаться по имени и отчеству. Например, «Уважаемый Александр Викторович!» или «Уважаемый господин Шварц!». Таким образом, во-первых, вы выразите свое уважение к данному лицу, а во-вторых, просьба, адресованная конкретному человеку, обязывает его взять на себя ответственность за ее рассмотрение и выполнение.
В некоторых ситуациях возможно использовать в качестве адресата группу людей, определенный коллектив или его часть. Это особенно актуально в случаях, когда письмо-просьба отправляется нескольким адресатам. Имеет смысл использовать такие обращения, как: «Уважаемые сотрудники!», «Уважаемые специалисты по бухгалтерии!» и т.д.
Этап 2: Изъявление похвалы
Отлично, если в служебном письме-запросе будет присутствовать приятное слово в адрес его получателя. Подчеркивая его значимость, вы отвечаете на его логичный вопрос: «Почему вы обратились именно ко мне с этим вопросом?». Можно отметить прошлые достижения и личные качества человека, а также престиж компании и другие аргументы. Воспользуйтесь следующими фразами: «Ваша компания является лидирующим поставщиком…», «Вы помогли многим с решением сложных вопросов в данной области…», «Ваша организация является экспертом на рынке в сфере…». Не забывайте о том, что комплимент будет уместным, когда письмо-запрос (приложены образцы и примеры) имеет нестандартный характер и его получателя нужно расположить к себе. Обратите его внимание на качества и достижения, которые важны для реализации вашей просьбы. Однако следует помнить о тонкой грани между хорошим комплиментом и неприятной лестью.
Этап 3: Обосновываем просьбу
Для того чтобы адресат принял нашу просьбу с полной серьезностью, важно аргументировать ее необходимостью и выгодой для него. Предлагаем вам выделить три аргумента, которые являются наиболее убедительными и расположить их в тексте письма по следующей схеме: средней силы, слабый и наиболее сильный.
При написании просьбы стоит учитывать, что ее выполнение может быть сложным и адресат не всегда будет заинтересован в ней. Поэтому важно заинтересовать его и показать, что реализация просьбы принесет ему потенциальную выгоду.
Кроме того, в письме-просьбе можно предложить адресату возможность, которая будет привлекательной и полезной specifically для него.
Этап 4: Формулируем просьбу
Когда собеседник готов воспринять вашу просьбу морально, можно перейти к ее изложению. Необходимо составить краткий и понятный текст, избегая сложных и запутанных предложений, а также двусмысленностей или недосказанности. Содержание письма-просьбы (примеры и формулировки) должно быть лаконичным и понятным. Если, к примеру, вы просите купить оборудование для компании, укажите его комплектность, стоимость и количество:
«Для оборудования отделения скорой помощи больницы требуется новый автомобиль стоимостью 3.5 млн рублей. Просим вас помочь нам в его приобретении».
Или, например, просьба о снижении арендной платы должна быть более конкретной: «Просим вас снизить плату за аренду помещения до уровня 500 рублей за квадратный метр до стабилизации экономической ситуации».
В заключение письма необходимо повторить свою просьбу и акцентировать внимание на том, какая выгода будет получена адресатом, если он оказывает запрашиваемую помощь. Однако необходимо немного изменить текст просьбы. Возьмем, например, снижение арендной платы. Предлагаем следующую формулировку:
«При вашем согласии снизить арендную плату до 500 рублей за квадратный метр в период стабилизации сложившейся экономической ситуации, вы сможете способствовать сохранению более 20 рабочих мест, а также избежать убытков из-за полного отсутствия оплаты».
Имейте в виду, что важно не только повторить просьбу, но и указать на выгоду, которую можно получить от ее выполнения, причем она может быть не только материальной. Многие крупные компании готовы выступать в роли спонсоров, инвесторов и заниматься благотворительностью.
Мы считаем, что после детального изучения процесса, у вас уже не возникнет вопроса о том, как составить письмо с просьбой. Важно учесть все правила деловой переписки и некоторые особенности. Мы также предлагаем ознакомиться с примером.
Как сформулировать письмо с просьбой?
Если вы хотите грамотно написать письменное обращение с просьбой о помощи, сотрудничестве или решении проблемы, приведенные примеры могут вам помочь.
Деловое письмо с просьбой о помощи
От имени организации [Название Вашей Организации], обращаюсь с просьбой о помощи в нашем текущем проекте.
Мы сейчас активно занимаемся [описание проекта или инициативы]. Учитывая ваш опыт и экспертизу в данной области, мы очень ценим возможность получить ваше мнение и, возможно, ваше участие в этом проекте.
Мы уверены, что ваше участие поможет нам существенно улучшить качество и эффективность нашей работы.
Будем признательны за ваше рассмотрение нашей просьбы. Если вам потребуется дополнительная информация или обсуждение деталей проекта, пожалуйста, свяжитесь со мной, используя указанные выше контактные данные.
Благодарим вас за внимание и понимание. Надеемся на ваш положительный отклик и решение.
С уважением, [Ваши Инициалы, Подпись]
Начальнику (директору) о поиск помощи
[Название Организации Получателя]
Обращаюсь к вам с просьбой о помощи в вопросе, который для нас имеет очень важное значение.
Мы, компания [Название Вашей Организации], занимаемся реализацией [описания нашего проекта, проблемы или инициативы]. В этом процессе мы сталкиваемся с некоторыми сложностями, которые требуют дополнительного экспертного мнения и поддержки.
Учитывая ваш опыт и авторитет в данной сфере, мы были бы благодарны за ваше участие или консультацию по данному вопросу. Ваше мнение и помощь могут оказать существенное влияние на успех нашего проекта и помочь нам преодолеть текущие трудности.
Будем рады обсудить детали и возможные варианты сотрудничества более подробно. Пожалуйста, дайте нам знать о вашей готовности принять участие или предоставить консультацию.
Благодарим вас за проявленный интерес к нашему вопросу и надеемся на вашу поддержку.
С уважением, [Ваши Инициалы, Подпись]
Письмо Губернатору с просьбой о помощи
Я обращаюсь к вам от имени [название вашей организации или сообщества, если есть, либо просто “гражданин” или “гражданка”], чтобы обсудить важный вопрос.
Хотел(а) бы воспользоваться этой возможностью, чтобы выразить наше искреннее уважение к вашей роли и вашему непрерывному служению нашему региону.
В связи с [краткое описание проблемы, вопроса или инициативы, которую вы хотите обсудить с Главным врачом], я обращаюсь с просьбой рассмотреть этот вопрос и принять соответствующее решение.
Мы верим в вашу способность решать сложные задачи и принимать важные решения в интересах нашего региона. Надеемся на ваше внимание к этому вопросу и ваше руководство в его решении.
С уважением, [Ваши Инициалы, Подпись]
Обращение к Главному врачу
Главному врачу [Название лечебного учреждения]
У меня возник вопрос, касающийся [описание ситуации, проблемы или запроса]. Ваша экспертиза и положение главного врача делают вас основным собеседником по данному вопросу.
[Продолжите, уточнив суть вашего запроса, проблемы или ситуации, и объяснив, почему вы обращаетесь именно к главному врачу. При необходимости укажите дополнительные детали или контактную информацию для обратной связи.]
Я очень благодарен(а) за ваше внимание и надеюсь на вашу поддержку при решении данного вопроса.
С уважением, [Ваши Инициалы, Подпись]