Запрос на предоставление документации представляет собой документ, отправляемый одной стороной другой с целью получения необходимых официальных документов. Это могут быть учетные документы, расчеты, копии договоров и т.д. В статье мы разберем, как правильно составить такой запрос и передать его представителю другой стороны.
Важно! Этот документ можно скачать на сайте КонсультантПлюс.
Право на запрос
Право на запрос документации имеют только лица, уполномоченные на это законом или гражданско-правовым договором. К этой группе относятся государственные органы, сотрудники прокуратуры, суды, адвокаты (адвокатский запрос), налоговые инспекции, Роспотребнадзор и др. Отказать им в запросе невозможно, однако важно понимать, что полномочия представителей власти ограничиваются их компетенцией. Например, представители правосудия могут запрашивать только те официальные документы, которые помогут в решении дела.
Здесь действуют два принципа, прописанные в Гражданском процессуальном кодексе – относимость и допустимость. Первый означает, что документ должен относиться к данному спору, второй – что он может способствовать его разрешению.
Юридические лица, занимающиеся коммерческой или некоммерческой деятельностью, могут запрашивать документацию только в случае, если это предусмотрено соглашением. Статья 421 Гражданского кодекса устанавливает принцип свободы договора, позволяющий заключать любые сделки, не запрещенные законом. Поэтому пункт о возможности запроса документации может отсутствовать в соглашении.
Как правильно оформить запрос
Запрос на предоставление документации следует начать с указания, кому, куда и по какому вопросу он направлен. В верхнем правом углу бланка прописываются реквизиты получателя и отправителя. В качестве сведений о сторонах указываются их идентификаторы: ФИО, паспортные данные, адрес регистрации – для физических лиц; полное наименование организации, ИНН, ОГРН, адрес – для юридических лиц.
Следующим шагом нужно отметить, какие именно правоотношения связывают стороны, на каком основании выдвигается запрос на предоставление документации, с какой целью. Если имеются ссылки на законодательство, их также следует включить в текст. Далее оформляется полный перечень запрашиваемой документации по пунктам.
На этом этапе работа по составлению запроса завершается. Подписываем его руководителем компании-отправителя или другим уполномоченным лицом и отправляем контрагенту заказным письмом с уведомлением о вручении.
Как правильно написать письмо-запрос
Письмо-запрос широко распространено в деловом документообороте. Его составляют, когда одно лицо хочет получить определенные сведения от другого. Образец, примеры и рекомендации по написанию приводятся в статье.
Виды и примеры составления: 5 вариантов
Так как информацию можно запрашивать у разных представителей и по разным поводам, существует не менее 5 видов образцов письма-запроса. Они классифицируются в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или сути просьбы (уточнение условий договора, запрос копий документов и т.д.). Ниже рассмотрены наиболее распространенные виды.
Запрос о предоставлении информации
Это один из самых популярных видов писем, когда организация просит предоставить не документы, а конкретные сведения, например:
- список цен;
- условия акций и предоставления скидок;
- технические характеристики товаров и прочее.
В этом случае важно чётко сформулировать свою просьбу – например, при уточнении информации о товаре, детально указывают название, марку, артикул и другие идентификаторы.
Подтверждение информации
В данном случае запрашивают выписки из различных документов (например, из приказов о приёме или увольнении с работы). Причина составления запроса связана с необходимостью подтвердить определённые сведения (например, работал ли сотрудник в указанный период, когда был уволен и т.д.).
Предоставление документов
В этом случае компания нуждается в предоставлении документов (обычно это копии). Указывают точное название каждого документа. Если нужно, дополнительно просят заверить копии (подпись и печать организации на каждой странице).
В этой же категории можно отдельно выделить запрос, в котором компания просит предоставить образец акта сверки. Документ необходим для проверки наличия или отсутствия задолженности либо переплаты по конкретным платежам.
Запрос в налоговую инспекцию
Как правило, такой документ составляется от имени главного бухгалтера. Требуется получение пояснений по определённым нормам налогового законодательства, раскрытие персональных данных на основании исполнительного листа и прочее.
Запрос в банк
В банк отправляют обращения с просьбой разъяснить отдельные положения договора, возможность реструктуризации долга, оформление кредита на более выгодных условиях, продление договора и тому подобное.