Как выполнить изменения в приказе

Приказ, выданный в организации, является документом с юридической силой. Любая ошибка или несогласованность в преамбуле, основных пунктах или других разделах документа может привести к судебным спорам. Поэтому при его составлении и корректировках необходимо знать правила внесения изменений в приказы.

Что следует проверить в первую очередь при проверке приказов — смотрите рекомендации специалистов Института повышения квалификации

Традиционно компании устанавливают правила оформления документации во внутренних положениях, например, в инструкции по делопроизводству. При создании этих правил обычно ориентируются на два нормативных акта:

• Правила подготовки и регистрации нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти (утверждены ПП РФ от 13.08.1997 г. № 1009).
• Глава 4 Методических рекомендаций по юридико-техническому оформлению законопроектов (утверждена Госдумой РФ, редакция 2021 года).

Для организаций не существует общепринятого алгоритма, но имеются общие положения в различных актах, которые необходимо соблюдать.

Если требуется внести изменения в приказ, используется документ, обладающий равной юридической силой, то есть новый приказ. При этом нет ограничений на количество изменений в законах, и возможно изменить любую часть документа:

• Уточните название заголовка;
• Добавьте преамбулу;
• Используйте слова и цифры в любой части текста;
• Исправьте, уберите или добавьте пункт приказа;
• Приостановите или продлите срок действия;
• Добавьте или уберите приложения к документу и т.д.

Таким образом, изменение приказа подразумевает возможность не только скорректировать его любой элемент, но и удалить устаревшую информацию или дополнить документ недостающими данными.

Образец изменения приказа можно скачать здесь

Все о кадровом делопроизводстве и оформлении кадровых документов доступно в нашей программе переподготовки «Новейший курс по кадровому делопроизводству 3.0».

Как дополнить приказ

Если требуется внести новые сведения в пункты или добавить список лиц в определенный перечень к уже изданному приказу, следует составить приказ в дополнение к предыдущему. Остальная структура документа будет аналогична приказу об изменении приказа:

1. В заголовке указываются наименование и реквизиты приказа, к которому делается дополнение.
2. В преамбуле прописываются причины внесения дополнений.
3. Основная часть содержит информацию о дополняемой части документа с ее формулировкой: «Дополнить приказ пунктом №№ следующего содержания: ».
4. Если в исходном приказе нет пунктов, следует использовать формулировку: «Абзац № после слов «. » дополнить словами «. «».
5. Не забудьте указать, что в остальном приказ остается без изменений.
6. В документе должна быть подпись директора. Также необходимо добавить форму ознакомления.

Ситуации, когда приказ нельзя изменять

Возможно вносить изменения и дополнения в приказ практически во всех случаях, за исключением некоторых.

• Содержание приказа о применении дисциплинарного взыскания не может быть исправлено, если срок привлечения к ответственности уже истек или после применения взыскания (согласно постановлению 3 и 8 КСОЮ).
• После увольнения работника нельзя вносить какие-либо корректировки в приказ, так как он не может ознакомиться и подписаться в документах.
• Если изменения затрагивают более половины текста, потребуется значительная переработка.
• Если весь смысл документа устарел или изменился, рациональнее издать приказ об отмене и выпустить новый, чем вносить корректировки.

Подробнее о том, как правильно оформить приказ, можно найти на сайте:

Какие приказы могут быть изменены и в какой части

Подвергаться редактированию могут почти все приказы, содержащие какие-либо неточности и нарушения. Это могут быть приказы:

• касающиеся условий работы сотрудников;
• каких-либо местных документов (штатного расписания, графика отпусков и т.д.);
• смены должностных лиц;
• отношений между работодателем и подчиненными.

Что касается тех частей приказа, которые могут подвергаться корректировкам, то они также могут быть разными: редактироваться могут основание, основная часть, заключение.

Как внести изменения: порядок действий

Внесение изменений в приказ необходимо проводить по определенному алгоритму:

1. Принимается решение о необходимости и неизбежности данных изменений.
2. Существует специальный приказ, который устанавливает необходимость внесения изменений в уже существующий документ и включает список позиций, подлежащих корректировке.
3. Подписание приказа руководителем организации и ответственными сотрудниками означает, что изменения вступают в силу с указанной в нем даты.

Кто может составить такой приказ

Написание приказа о внесении изменений в приказ может быть поручено любому сотруднику организации, который обладает соответствующими полномочиями и знает, как составлять официальные документы. Обычно этим занимается человек, приближенный к руководству компании, такой как юрист, сотрудник отдела кадров или секретарь.

Вне зависимости от того, кто составляет документ, необходимо передать его директору организации для подписания. Без подписи директора приказ не будет считаться законным, и его можно будет оспорить в трудовой инспекции или суде.

Важно отметить, что чем более тщательно и внимательно работник относится к своим должностным обязанностям при формировании приказа, тем меньше вероятность привлечения внимания контролирующих органов на руководство фирмы.

Основание для приказа

Каждый приказ, который выпускается на предприятии, должен иметь обоснование и основание.

• Обоснование — это объективная причина создания документа.
• В основе данной процедуры лежит ссылка на закон или другой правовой акт, а также внутренний документ организации (например, служебная записка).

Как правильно составить и оформить приказ

Унифицированного бланка для составления приказа о внесении изменений не существует, поэтому его можно составить в свободной форме или использовать утвержденный шаблон документа, если таковой есть в организации.

Однако следует учесть, что бланк должен соответствовать требованиям делопроизводства и содержать определенные сведения.
К таким сведениям относятся:

• наименование компании;
• место, номер и дата составления приказа;
• обоснование и основание для него.

Необходимо сделать ссылку на приказ, в котором данным распоряжением вносятся изменения, а также представить полный список изменений (с указанием редакции «до» и «после»).

Далее следует назначить отвественных за исполнение данного приказа.

Требования к оформлению приказа

Оформление приказа может быть абсолютно произвольным как содержательно, так и визуально: документ можно создать на компьютере или написать вручную на фирменном бланке компании или на обычном листе любого удобного формата.

Важно помнить, что приказ обязательно должен быть подписан руководителем организации или уполномоченным лицом от его имени. Также под приказом должны поставить свои подписи сотрудники, ответственные за его исполнение, а также те, кого он касается непосредственно (использование факсимильных автографов в этом случае недопустимо).

Необходимость поставить печать на документе возникает только при условии, что данное требование закреплено во внутренних нормативных актах компании.

Приказ об изменениях в существующий приказ составляется в одном оригинальном экземпляре, но при необходимости можно создать заверенные копии.

На протяжении всего срока действия он должен храниться в специальной папке вместе с другой документацией по управлению предприятием, а после утраты актуальности должен быть отправлен в архив организации, где должен храниться в соответствии с законодательством РФ или локальными правовыми документами компании.

Рекомендуется для вас

Как оформить резолюцию

Нужно ли знакомить с приказами по основной деятельности всех работников и когда это следует сделать? Можно ли просто отправить копию приказа вместо того, чтобы ставить подпись? Будет ли это достаточным доказательством того, что сотрудник ознакомлен с ним? Зачем надо определять время, в течение которого сотрудник должен ознакомиться с приказами? Необходимо ли прописывать в ЛНА обязанность работника ознакомиться с приказами? Поводом для написания статьи стал вопрос от одного из наших читателей.

Светлана Глотова, кандидат исторических наук, доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов РГГУ

Важность основных документов в приказе

Рассмотрим различия между подлинником документа, его дубликатом, копией (бумажной, электронной, заверенной), выпиской. На примерах покажем разницу в оформлении и юридической силе этих вариантов.

Опытный специалист по управлению документами, документовед, приглашенный преподаватель Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Раскрываем внутренние переводы с правильным оформлением

Каждая организация время от времени сталкивается с ситуацией, когда сотруднику необходимо изменить свою трудовую функцию или структурное подразделение. Это может быть обусловлено разными причинами: как просьбой самого сотрудника, так и состоянием его здоровья, сокращением штата, чрезвычайными обстоятельствами и так далее. Также не редкостью в наше время является переезд работника вместе с работодателем в другой регион. Обычно эти операции проводятся через перевод сотрудника на другую должность. Переводы могут быть как временными, так и постоянными, по инициативе как работника, так и работодателя, с согласия сотрудника или без него. При этом процедура оформления перевода может различаться в зависимости от его типа и причины.

Особенности работы сотрудников, у которых есть дети до трех лет

Одно из направлений социальной политики нашего государства – разработка мер не только по увеличению рождаемости, но и по повышению занятости лиц, осуществляющих уход за детьми. Приветствуя инициативы предприятий по улучшению условий труда работающих мам, законодатель, не рассчитывая на всеобщую сознательность, устанавливает обязательный для всех работодателей минимум льгот и гарантий, предоставляемых данной категории работников. В данной статье мы расскажем о особенностях режима работы и времени отдыха сотрудниц, имеющих детей до трех лет, о запретных работах для них, а также о том, как должны быть организованы и оплачены перерывы для кормления ребенка и какие документы необходимо оформлять в подобных ситуациях.

Как оформить приказ в соответствии с новыми требованиями

В данной статье мы представим полное и актуальное изложение новых правил оформления приказов, в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Мы предоставим примеры оформления каждого реквизита, включая тонкости для различных ситуаций. Особое внимание будет уделено документированию согласования в бумажном и электронном виде. Мы также расскажем, как визуализировать электронную подпись, если невозможно использовать единственный вариант, предусмотренный ГОСТ. Кроме того, мы покажем, в каких точках ГОСТ отличается от методических рекомендаций для федеральных органов исполнительной власти.

Автор данной статьи — Лариса Доронина, кандидат экономических наук, эксперт Национальной ассоциации офисных специалистов и административных работников при Президенте Российской Федерации, разработчик профессиональных стандартов в области документоведения и доцент кафедры Государственного университета управления.

Ситуации, когда вносят поправки

Распорядительными документами (в том числе решениями, постановлениями, указаниями и прочими) оформляются следующие:

• быстрые управленческие решения;
• поручения коллективных органов и представителей должностей.

Поручения являются наиболее распространенным типом. Они издаются в отношении основной деятельности и персонала (касаются всего персонала или отдельных сотрудников). Их изменяют, когда без изменения сути добавляются или исключаются новые элементы (например, с помощью поручения об изменении поручения в связи с ошибкой, допущенной исполнителем):

• заменяют или исключают слова, цифры в заголовке, тексте распоряжения или в его приложениях;
• исключают или считают утратившими силу структурные единицы (пункты, абзацы и так далее);
• Указывают заголовок, структурную единицу (пункт, абзац и т. д.) или приложения к нему, используя слова, цифры, предложения;
• Уточняют структурные единицы текста (пункты, абзацы и т. д.), формулируют заголовок в новой редакции, добавляют структурные единицы (пункты, абзацы и т. д.) или приложения к ним и т. д.

Если требуется внести изменения, которые затрагивают суть управленческого документа, он аннулируется и выходит новая версия.

• Принят новый законодательный, нормативный или методический документ, в организации выпущена новая локальная нормативная акция (ссылка на нормативный акт в локальной нормативной акции обновляется, если вступил в силу новый закон);
• Необходимо произвести изменения в приказе в связи с изменениями в кадровой структуре, перемещениями. Например, функционал уволенного сотрудника должен быть передан новому сотруднику без изменения сути указания о распределении полномочий между руководителями подразделений.
• Скорректированы зафиксированные в документах бизнес-процессы. Например, функционал, порученный одному подразделению, потребовалось передать другому.

Текст описывает возможные изменения:

• Заменить: заменить слова, цифры в заголовке, тексте или в приложениях.
• Исключить: удалить слова, цифры, предложения из заголовка, текста или приложений, считать исключенными пункты, абзацы и т.д.
• Дополнить: добавить слова, цифры, предложения в заголовок, структурные элементы текста (пункты, абзацы и т.д.) или приложения.

В части с формулировками приводят причины внесения правок, используют ссылки на нормативно-правовые акты, факты или события. Например, можно написать: «с целью приведения местных нормативных актов в соответствие с действующим законодательством…». В начале распорядительной части следует использовать фразу «Внести в …». Например, можно написать: «Внести изменения в приказ от 20 августа 2020 г. № 65-УП «О Положении о премировании сотрудников отдела продаж» следующего содержания.».

1. В заголовке всегда должно присутствовать слово «изменение» в соответствующем числе.

В случае изменения (в любой форме) нескольких структурных элементов правового документа или внесения нескольких изменений в один структурный элемент, заголовок изменяющего документа должен содержать слово «изменения» во множественном числе, то есть начинаться со слов «О внесении изменений…». Фраза «О внесении изменения…» следует использовать, если изменение одно.

Этот термин нельзя заменять другими синонимичными терминами, такими как «Корректировка», «Актуализация», «Обновление», «Исправление» и так далее.

В пункте 55 Комментариев к Методическим рекомендациям по техническому и юридическому оформлению законопроектов (далее – Комментарии к Методическим рекомендациям)[4] отмечается, что в наименовании законопроекта слово «изменение» в соответствующем числе включает в себя понятия «Дополнение», «Новая редакция», «Замена слов, цифр или предложений», так как оно изменяет текст законодательного акта в конечном итоге.

Таким образом, термины, которые обозначают указанные понятия, не должны присутствовать в заголовке правового акта о внесении изменений.

Однако выражение «О внесении изменений и дополнений…», которое широко применялось в практике создания законов до выпуска Методических рекомендаций 2003 года[5], все еще используется в заголовках правовых актов разного уровня.

Во многих разработках, устанавливающих правила юридической техники, содержится положение о запрете на внесение новой редакции правового акта. Это было сказано в пункте 71 Методических рекомендаций 2003 года: «Обычно запрещается внесение новой редакции в законодательный акт в целом».

В настоящих Методических рекомендациях 2021 года данное положение изложено более категорично: «Запрещается внесение новой редакции законодательного акта».

В Комментариях к Методическим рекомендациям приведены следующие пояснения.

Однако можно найти примеры заголовков действующих правовых актов, содержащих словосочетания «Новая редакция», «В новой редакции». Некоторые законы субъектов Российской Федерации содержат статью «Принятие правовых актов в новой редакции». Однако в данном случае речь идет не о новой редакции, а о новом правовом акте.

[1] Ссылка на источник: Чуковенкова О.А. Обзор основных изменений в правовых актах. Часть первая // Журнал «Секретарь-референт». 2023. Выпуск 2. Страницы 39–46.

[2] ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов в информационной, библиотечной и издательской сферах. Документация организационно-распорядительная. Требования к оформлению документов».

[3] Методические рекомендации 2021 года, утверждённые Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации.

[4] Разработано Аппаратом Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации в 2013 году.

[5] Здесь и далее – Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов, направленные письмом Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 18.11.2003 № вн2-18/490.

[6] Закон Орловской области от 15.04.2003 № 319-ОЗ «О правилах создания законов и других нормативных правовых актов Орловской области» (с изменениями от 03.11.2022).

Частичное публикация материала представлена здесь. Полная версия доступна в журнале «Секретарь-референт» № 3, 2023.