В строительстве ситуация может меняться стремительно, и коммуникация часто не успевает за изменениями. В этой статье мы рассмотрим пять основных правил составления делового письма, которые помогут избежать путаницы и повысить эффективность переписки. Узнайте, как правильно вести деловую переписку, чтобы вас поняли и ответили быстрее, а ваше письмо не потерялось.
Структура письма
- Имя отправителя
- Тема письма
- Приветствие
- Краткое представление, если пишете впервые
- Основной вопрос
- Дополнительная информация, если необходимо
- Вопросы или призыв к действию
- Подпись и контакты
| Тема | Приглашение спикером на СуперЭкспо 16-17 ноября |
| Приветствие | Александр Сергеевич, здравствуйте! |
| Кто и зачем пишет | Меня зовут Ольга Ольгина, я представляю компанию «СуперЭкспо». Через два месяца, 16-17 ноября, состоится крупная конференция по инновационным облачным технологиям. Мы хотели бы пригласить вас выступить в качестве спикера. Условия участия ниже. |
| Абзац 1: подробности о мероприятии | Наша конференция охватывает следующие темы, выступают интересные спикеры. Нас посещают важные представители отрасли, количество участников превышает 500 человек… |
| Абзац 2: ссылка — с новой строки | Подробную информацию можно найти по ссылке. |
| Абзац 3: условия участия | Участие для спикеров бесплатное, но мы обеспечиваем значительную информационную поддержку: публикуем интервью на нашем сайте, анонсируем выступление и тему доклада в социальных сетях. Благодаря конференции вы получите широкую узнаваемость и признание своей экспертности среди ведущих специалистов отрасли. |
| Абзац 4: формальности | Для участия нам нужно подписать соглашение, согласовать тему доклада и утвердить её с руководством. Согласование я беру на себя. |
| Призыв к действию, сроки | Если вы заинтересованы, пожалуйста, сообщите о своём решении в течение 5 рабочих дней. В ответном письме можете задать любые вопросы, я буду рада ответить. |
| Что в приложении | В приложении к письму образец нашего соглашения. Оно формальное, но помогает избежать недоразумений и конфликтов. |
| Контакты | Ольга Ольгина Менеджер «СуперЭкспо» +79990001122 |
Этикет деловой переписки
Хотите произвести хорошее первое впечатление? В деловой переписке важно уметь профессионально выражать свои мысли. Узнайте, как составлять официальные письма на высоком уровне.
Dariia Lytoshenko Обновлено 30 октября 2023 г. Время чтения: 2 мин.
- Советы по правильному указанию получателя письма
- Укажите контактную информацию
- Как правильно обращаться к адресату в официальном письме
- Укажите свою контактную информацию вверху
- Укажите дату
- Укажите адрес получателя
- Напишите приветствие
- Не забудьте про двоеточие и запятую
- Заключение
- Советы по правильному указанию получателя письма
- Укажите контактную информацию
- Как правильно обращаться к адресату в официальном письме
- Укажите свою контактную информацию вверху
- Определите дату
- Заполните адрес получателя
- Напишите приветствие
- Учтите двоеточие и запятую
- Заключение
В сфере бизнеса профессиональные отношения могут стать основой для длительного партнерства или способствовать росту клиентской лояльности. Когда речь идет о деловой переписке, важно начать с правильного приветствия. Будь то сопроводительное письмо или электронное сообщение, профессиональное приветствие обязательно!
Чтобы помочь вам в этом, мы подготовили ряд советов и методик, которыми пользуются профессиональные маркетологи, инвестиционные менеджеры и офисные сотрудники. Начнем с полезных рекомендаций по правильному указанию получателя письма.
Лучшие рекомендации по правильному указанию получателя письма
Хотите, чтобы ваше благодарственное письмо дошло до нужного адресата? Тогда важно правильно указать получателя. Существует несколько правил, которые необходимо соблюдать, особенно если вы отправляете письмо в большую компанию с множеством отделов.
Чтобы ваше письмо попало к нужному получателю, укажите всю необходимую информацию, выполнив следующие действия:
Укажите контактную информацию
Если вы не используете конверты с заранее напечатанной информацией, укажите свое имя, должность, название компании и ее адрес в верхнем левом углу.
- Имя получателя. Укажите имя получателя в верхней строке раздела для адреса. Оно должно быть в центре конверта, на несколько строк ниже вашего адреса.
- Должность. Если вам известна должность адресата, укажите ее в следующей строке. В случае отсутствия этой информации, укажите название отдела адресата.
- Название компании. В следующей строке укажите название компании или организации, где работает адресат. Без этой информации на конверте ваше письмо будет выглядеть менее профессионально, а то и вовсе не дойдет до адресата.
- Точное указание улицы. Адрес компании должен быть размещен в одну строку. Если адрес слишком длинный, используйте две строки. В этом случае укажите название улицы в первой строке.
- Город, штат и почтовый индекс. Укажите эти данные в нижней строке. Используйте два пробела между штатом и почтовым индексом.
(805S — здание; Arlington boulevard — название улицы; Apt 1A — номер квартиры; Arlington — город; VA — штат)
Изучите другие варианты указания адресов на конвертах и попробуйте написать свой адрес, чтобы понять, как его правильно указывать. Конечно, сегодня мало кто отправляет письма в конвертах, однако деловая переписка все еще основывается на этом.
Следуйте этим рекомендациям по профессиональному обращению к адресату в письме.
Как обращаться к адресату в официальном письме
Это пошаговое руководство поможет вам освоить искусство формальной переписки и улучшить навыки письма. Узнайте, как выбрать наиболее подходящее приветствие для деловой переписки.
Укажите вверху свою контактную информацию
Если вы хотите, чтобы адресат сразу понял, кто вы и как с вами можно быстро связаться, не забудьте указать свою контактную информацию. Это особенно важно, если вы хотите получить ответ от адресата.
Многие люди не уделяют должного внимания правильному обращению в сопроводительном письме, и осознают это слишком поздно, когда возможность получить работу мечты уже упущена.
Определите дату
Это очень простой шаг, не так ли? Просто проверьте календарь еще раз и не ошибитесь с датой.
Заполните адрес получателя
Это простой, но крайне значимый элемент. Напишите адрес получателя в верхнем левом углу письма, несколько строк ниже даты. Вот полезный пример правильного указания адреса в деловом письме:
Укажите приветствие
Независимо от того, пишете ли вы рекомендательное письмо или деловое электронное письмо, формальное приветствие необходимо для любого вида переписки, как онлайн, так и офлайн. Давайте подробнее рассмотрим основные сложности, которые могут возникнуть при выборе приветствия.
Прежде всего, эта часть должна быть как можно проще. Избегайте неформальных приветствий, таких как «Hey!». Вместо этого используйте проверенные варианты приветствий для деловой переписки:
Хотя приветствие «Dear» может показаться слишком формальным и старомодным, оно все еще отлично подходит для заявлений об отставке, резюме или письма о заинтересованности. Если вы знаете пол адресата, используйте приветствие «Dear», за которым следует обращение к человеку (г-н, г-жа) и фамилия:
Если вам известно только полное имя, используйте его без обращения. Такой подход формален и гендерно нейтрален:
Как обращаться к женщине, если вы не знаете, замужем ли она? Ответ прост: избегайте обращений, указывающих на семейное положение. Вместо «Mrs.» всегда используйте «Ms.». Если женщина имеет профессиональное звание (доктор, профессор и т.д.), используйте его в качестве обращения.
Хотите быть в курсе последних тенденций деловой переписки? Ознакомьтесь со статьей «5 наиболее популярных приветствий в деловой переписке 2018 года».
Как обращаться в электронном письме к малознакомому человеку? Имя адресата может быть неизвестно, особенно если вы отправляете письмо в организацию, с которой ранее не сотрудничали. Чтобы выяснить, к кому попадет ваше письмо, проведите небольшое расследование.
Вы всегда можете позвонить в компанию и запросить эту информацию. Еще один эффективный подход – поиск информации в Интернете через Facebook или LinkedIn. Какой бы метод вы ни выбрали, избегайте раздражающих приветствий в электронных письмах:
Если вам интересно, какой вариант приветствия выбрать для множества различных адресатов, используйте «Hi, everyone…». Это приветствие всегда отлично подходит для деловой переписки любого формата. В конце концов, вы хотите произвести положительное впечатление.
Не забывайте о двоеточии и запятой
В конце приветствия поставьте запятую или двоеточие. Некоторые специалисты считают, что запятая в деловой переписке – лучший выбор. Другие предпочитают ставить двоеточие. Какой вариант лучше? Решать вам.
Совершенствуйте свой английский с лучшими онлайн-репетиторами!
Заговорите уверенно благодаря поддержке репетиторов Preply. Начните учиться сегодня и быстро развивайтесь в рамках вашего бюджета и графика!