Чем грозит несвоевременная выплата отпускных: последствия и ответственность

Если вы пользуетесь интернет-версией системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить его через Горячую линию в системе.

Об ответственности за нарушение сроков выплаты отпускных

03.11.2015 Печать Выплата отпускных в день подачи заявления на отпуск является нарушением «правила трех дней», установленного статьей 136 Трудового кодекса РФ. За такое нарушение пунктом 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусмотрено предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц.

С появлением Интернета даже не очень любопытные сотрудники начали проявлять интерес к трудовому законодательству, как для расширения знаний, так и для защиты своих трудовых прав. В свою очередь, работодателям приходится соблюдать Трудовой кодекс и неукоснительно выполнять свои обязанности перед работниками. Отпускные заботы начинаются для специалистов и руководства еще до начала календарного года, когда работодатель обязан составить и утвердить график отпусков в соответствии со статьей 123 Трудового кодекса РФ. График обязателен для исполнения обеими сторонами трудовых отношений. Если график соблюдается, вопросов по срокам выплаты отпускных не возникает, поскольку все уже знают, что согласно статье 136 Трудового кодекса РФ оплата отпуска производится не позднее, чем за три дня до его начала. Однако у работника может возникнуть форс-мажорная ситуация, когда ему нужно срочно уйти в отпуск, например, на следующий день для поездки к больному родственнику.

Советы Международной Организации Труда

Конвенция № 132 Международной организации труда «Об оплачиваемых отпусках (пересмотренная в 1970 году)», принятая в Женеве 24 июня 1970 года на 54-й сессии Генеральной конференции МОТ, была ратифицирована в Российской Федерации законом от 1 июля 2010 года № 139-ФЗ и вступила в силу в РФ 6 сентября 2011 года. В части 2 статьи 7 сказано: «Суммы, причитающиеся к выплате в соответствии с пунктом 1 настоящей статьи, выплачиваются данному лицу до отпуска, если иное не предусмотрено в соглашении, касающемся этого лица и работодателя». Однако, применять это положение в России невозможно, так как приоритет норм международного права действует только если они содержат более льготные положения для граждан, чем национальное законодательство. Поскольку Конвенция устанавливает менее жесткие сроки выплаты отпускных (не определен конкретный срок выплаты) по сравнению с трудовым законодательством РФ (не позднее чем за 3 дня до начала отпуска), применяются положения Трудового кодекса РФ.

Что делать

Согласно статье 128 Трудового кодекса РФ, работнику по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы. В данном случае длительность этого отпуска – три календарных дня, после чего начинается оплачиваемый отпуск.
Если у работника есть отгулы, можно взять три первых дня за их счет, а затем перейти на оплачиваемый отпуск.

По договоренности с работником и кадровой службой:

На заявлении указать более раннюю дату, а за задержку выплаты отпускных начислить и выплатить пеню за три дня (ст. 236 ТК РФ).
Отпуск оформляется по заявлению работника, но между сотрудником и работодателем заключается устная договоренность, по которой он уходит в отпуск на три дня раньше и, соответственно, приступает к работе после отпуска тоже на три дня раньше.

Консультант по трудовым вопросам А.Б. Фролова, для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»

Профессиональная пресса для бухгалтера

Для тех, кто не может отказать себе в удовольствии полистать свежий журнал, почитать проверенные экспертами качественно сверстанные статьи. Выбрать журнал >>

Основные моменты: 5 пунктов

Отпускные необходимо выплатить не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска.
Если день выплаты приходится на выходной, деньги нужно выплатить заранее.
За несвоевременную выплату отпускных работодателю грозит штраф.
Штраф для должностных лиц составляет от 10 000 до 30 000 рублей, для организаций — от 30 000 до 100 000 рублей.
Помимо штрафа, работодателю придется выплатить компенсацию за задержку выплаты.

Советуем прочитать: Как оспорить штраф за неправильную парковку и где это сделать

Сроки выплаты отпускных

Согласно части 9 статьи 136 ТК РФ, отпускные должны быть выплачены работнику не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. Поскольку это обязательное требование, нарушение которого влечет за собой ответственность за несвоевременную оплату, у работодателей возникает закономерный вопрос: какие дни — рабочие или календарные — имеются в виду?

Полезно знать: чем отличается компенсация за отпуск от отпускных.

Многочисленные разъяснения Роструда по вопросу определения сроков выплаты отпускных сводятся к следующему. Из системного толкования норм, изложенных в статье 14 ТК РФ, следует, что возникновение трудовых прав и обязанностей начинается с календарной даты их начала, причем в срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни. На основании этого Роструд сделал вывод, что срок для выплаты отпускных исчисляется в календарных днях (см. письмо от 14 мая 2020 года № ПГ/20884-6-1).

Таким образом, чтобы избежать ответственности за задержку выплаты отпускных, работодатель должен произвести выплату не позже чем за 3 календарных дня до начала отпуска, при этом сам день выплаты в этот срок не включается. В случае если день выплаты попадает на нерабочий день, необходимо произвести выплату заранее.

Рассмотрим пример выплаты отпускных в 2024 году:

Предположим, что ежегодный оплачиваемый отпуск начинается с 20.05.2024. Согласно разъяснениям Роструда, отпускные должны быть выплачены не позднее 16.05.2024. В этом случае день выплаты (16.05.2024) исключается из расчета, и до начала отпуска остается три календарных дня: пятница, суббота и воскресенье (17.05.2024–19.05.2024).

Есть еще один нюанс: Трудовой кодекс РФ не запрещает досрочную оплату отпуска. Поэтому, чтобы избежать штрафов за несвоевременное перечисление отпускных, можно произвести выплату заранее!

Подробнее: когда выплачиваются отпускные

Часто задаваемые вопросы о сроках выплаты отпускных

Какой штраф грозит за несвоевременное перечисление отпускных?

В этом случае работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ, а при повторном нарушении — по ч. 7 ст. 5.27 КоАП РФ. Также предусмотрена материальная ответственность в виде денежной компенсации по ст. 236 ТК РФ.

Какая ответственность, кроме штрафа, предусмотрена за несвоевременную оплату отпуска?

При повторном нарушении сроков оплаты вместо штрафа должностным лицам может грозить дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет (ч. 7 ст. 5.27 КоАП РФ).

Эсаат Ф. Самединов

Важно помнить, что отсутствие вины работодателя в просрочке выплаты отпускных не освобождает его от ответственности (см. письмо Минтруда РФ от 26.08.2015 № 14-2/В-644).

Опоздание с выплатой отпускных: как избежать штрафа?

Разберем, почему возникают задержки с выплатой отпускных и как бухгалтеру избежать штрафов и спасти компанию от финансовых потерь.

Почему возникают задержки с выплатой отпускных

Задержки с выплатой отпускных случаются часто. Причинами могут быть неопытность и медлительность бухгалтера, пересчет отпускных в сторону увеличения, отсутствие денежных средств на счету или в кассе компании. В условиях пандемии и финансовых трудностей бизнеса последнее становится особенно актуальным. Опоздать с выплатой также можно по вине сотрудников. Не стоит забывать о тех, кто может уйти в отпуск в любое время:

многодетные матери (ст. 262.2 ТК РФ);
работники в возрасте до 18 лет (ст. 122, 267 ТК РФ);
усыновители малолетних детей (ст. 122 ТК РФ);
сотрудники, ухаживающие за ребенком-инвалидом (ст. 262.1 ТК РФ);
инвалиды войны, ветераны боевых действий (п. 17 ст. 14, п. 11 ст. 16 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах»);
супруги военнослужащих (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
внешние совместители (ст. 286 ТК РФ).

Получив заявление от этих категорий сотрудников вне графика отпусков, работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск. Поэтому возникают случаи вынужденного опоздания с выплатой отпускных.

Но, независимо от причины задержки, работодатель обязан устранить её и выплатить сотруднику отпускные и компенсацию.

Советуем прочитать: Право медработников на досрочную пенсию: подводные камни и как их обойти

Как рассчитать компенсацию

Напоминаем, работодатель обязан выплатить отпускные не позже чем за три дня до начала отпуска сотрудника (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Всё, что позже этого срока, считается задержкой.

Однако в Трудовом кодексе нет точного указания, какие дни использовать при подсчете периода для выплаты отпускных: рабочие или календарные. Это оставляет бухгалтерам необходимость самостоятельно решать данный вопрос, опираясь на разъяснения Роструда (письма № 1693-6-1 от 30.07.14 и № ТЗ/3464-6-1 от 06.06.2018) и судебную практику.

Не уверены, как поступить правильно? Обратитесь к специалистам компании «КАМИН», которые помогут решить любые вопросы, проведут аудит или полностью возьмут на себя ведение учёта расчётов с работниками.

Согласно разъяснениям, для расчёта берутся календарные дни, исключая первый день отпуска из этих трех дней. Сотрудник должен получить отпускные не позже чем за три полных календарных дня до начала отпуска. Например, если первый день отпуска приходится на понедельник, то деньги должны быть выданы не позже четверга.

Если срок выплаты пропущен, вместе с отпускными следует начислить и выплатить компенсацию за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ).

Размер компенсации рассчитывается как:

Сумма = 1/150 ставки рефинансирования * Невыплаченная сумма отпускных * Количество дней просрочки.

Следите за ключевой ставкой Центрального Банка на его официальном сайте.

Если сотрудник из льготной категории просит отпуск с завтрашнего дня, рассчитайте компенсацию начиная со следующего дня после даты подачи заявления на отпуск.

Бухгалтерские проводки по оформлению отпускных и компенсации

Перед расчетом компенсации следует начислить задержанные отпускные.

В организациях, где специфика деятельности и учётная политика не требуют создания резервов предстоящих расходов, бухгалтерские проводки будут следующими:

Дт 20, 26, 44 Кт 70 — начислены отпускные.

Дт 20, 26, 44 Кт 69 — начислены страховые взносы.

Дт 70 Кт 50, 51 — выплачены отпускные.

Дата фактического получения дохода в виде отпускных — это день их выплаты, включая перечисление на банковский счёт сотрудника (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Если вы работаете с резервами, начисление резерва производится следующими проводками:

Дт 20, 26, 44 и др. Кт 96 (96 «Резервы предстоящих расходов»).

Советуем прочитать: Протокол допроса потерпевшего (пример заполнения)

Дт 96 Кт 70 — начислены отпускные за счёт средств резерва на отпуска.

Дт 96 Кт 69 — начислены страховые взносы за счёт средств резерва.

Следующим шагом будет начисление компенсации за просроченную выплату отпускных:

Дт 91-2 Кт 73 — начислена компенсация за задержку выплаты зарплаты.

Дт 73 Кт 50, 51 — выплачена компенсация.

Счёт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» используется, потому что начисление компенсации не связано с расчётами по оплате труда. Эти расходы не относятся к обычной деятельности, поэтому учитываются на счёте 91.2. (п. 11 ПБУ 10/99). Компенсация является санкцией за нарушение условий трудового (коллективного) договора.

Последним шагом является отражение суммы компенсации за задержку выплаты отпускных в расчётных листках (ст. 136 ТК РФ).

Налоги и взносы на компенсацию за задержку отпускных

Статья 236 ТК РФ регулирует только минимальный размер компенсации, поэтому работодатель может выплатить и

Сразу отметим, что минимальная сумма, рассчитываемая из 1/150 ставки рефинансирования, не подлежит налогообложению НДФЛ. Также освобождаются от налогов компенсации, размер которых превышает расчетный и указан в коллективном или трудовом договорах. В противном случае с суммы, превышающей минимальный размер, необходимо удержать НДФЛ и перечислить его за сотрудника. Эту позицию подтверждают письма Минфина России от 18 апреля 2012 г. № 03-04-05/9-526, от 28 ноября 2008 № 03-04-05-01/450, от 6 августа 2007 № 03-04-05-01/261 и ФНС России от 4 июня 2013 № ЕД-4-3/10209.

Компенсационные выплаты облагаются не всеми видами страховых взносов. Взносы в ФСС РФ на травматизм не включены, поскольку они начисляются исключительно в рамках трудовых отношений. Оплата неустойки за отпускные не входит в закрытые перечни выплат, освобожденных от страховых взносов. Таким образом, все остальные страховые взносы, за исключением травматизма, придется уплатить.

Как предотвратить задержку и устранить последствия

Следует учитывать, что помимо неустойки, должностные лица и организация могут быть подвергнуты штрафным санкциям со стороны трудовой инспекции. Избежать штрафа при проверке может помочь письменное заявление сотрудника, в котором он выражает согласие получить отпускные позднее установленного срока. Это не снизит риск привлечения к ответственности, но поможет оспорить штраф.
Установите авансовую систему расчета отпускных, чтобы избежать начисления неустойки за доплату к отпуску.
Если бухгалтерия задерживает перечисление отпускных, попробуйте договориться с сотрудником о сдвиге начала отпуска на три календарных дня от срока выплаты. В этом случае нужно будет переписать заявление и приказ.
Предложите сотруднику взять на несколько дней отпуск за свой счет, а оставшуюся часть времени оформить как ежегодный оплачиваемый отпуск.

Как бы сложны ни были ситуации в организации, всегда стремитесь найти общий язык с работниками. Ваши решения и действия должны быть в строгом соответствии с трудовым законодательством.