Соблюдение правил делового общения – один из ключевых факторов успеха в профессиональной деятельности. Этикет, как неотъемлемая часть профессионализма, играет важную роль, особенно в вопросах взаимодействия с руководством. В современном мире субординация составляет основу делового этикета, помогая установить правильную дистанцию в рабочих отношениях. Хотите узнать как? Читайте далее!
Что означает термин «субординация»?
«Субординация» происходит от латинского слова «подчинение», что прекрасно описывает его суть. В прошлом субординация предполагала послушание военных младших по званию старшим, а сегодня речь идет о подчинении сотрудников своим руководителям. Существует негласный кодекс правил поведения, который определяет, как работник должен вести себя по отношению к начальству. Этот свод неписаных законов, известный как «этикет делового общения», является общепринятыми правилами игры в бизнесе. Если вы стремитесь к успешной карьере, то эти правила необходимо принять как аксиому.
Субординация на работе: основные правила и принципы
«Ты» или «вы» — как обращаться к руководству? Кажется, ответ очевиден. Но давайте усложним задачу: начальник младше на 15 лет и сам просит обращаться неофициально. Задумались? Обсудим субординацию: почему важно ее соблюдать, как не перегнуть палку и можно ли обойтись без нее.
- Что такое субординация
- Типы субординации
Хорошие отношения в коллективе основаны на взаимном уважении и человеческом отношении друг к другу.
Что такое субординация
Обратимся к толковым словарям русского языка. Ушаков определяет субординацию как «систему строгого служебного подчинения младших старшим». Ожегов с ним полностью согласен. Владимир Даль уточняет, что это «воинская подчиненность и послушание». В остальных словарях говорится примерно то же самое — о безоговорочном подчинении.
Получается, что это просто послушание и уважение к начальству? Совсем нет. Некоторые руководители устанавливают в компании армейскую дисциплину, что является перегибом. Мы объясним, чем это чревато чуть позже.
Строгое соблюдение субординации действительно необходимо в определенных сферах, таких как армия, МЧС, полиция и прокуратура. Там это жизненно важно и оправдано — на кону стоят человеческие жизни. Дан приказ — никто не обсуждает, не просит передать задачу другому или, не дай бог, бойкотировать указание. Каждый четко знает свою роль: что делать, в какой последовательности и как действовать в нештатной ситуации.
В гражданской жизни определение субординации несколько шире. Субординация на работе — это не только четкое распределение власти, но и определенная модель поведения каждого сотрудника.
Например, брать ответственность за собственные решения, соблюдать правила поведения (этикета) и занимать свою нишу в компании — то есть полностью и без уговоров выполнять рабочие обязанности. А не как Шура из «Служебного романа», которую «когда-то выдвинули на общественную работу и с тех пор никак не могут задвинуть обратно».
Главное правило субординации в деловых отношениях — это не игра в одни ворота. Взаимное уважение должно быть как со стороны руководства, так и со стороны подчиненных.
Руководителю важно помнить об этом: соблюдать принципы деловой этики, отдавать распоряжения корректно, не унижая достоинство работников, и не опускаться до критики личных качеств.
Все эти правила обычно документально подкреплены:
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- должностными инструкциями сотрудников;
- трудовым соглашением между работником и работодателем;
- коллективным договором.
В каждой компании правила могут различаться, но всегда основываются на базовых нормах этики.
Если чувствуете, что на нынешней работе стало невыносимо, посмотрите вакансии в Совкомбанке. Отличная команда, чуткое руководство, интересные проекты, поездки на море — и это лишь малая часть того, что есть у сотрудников банка. Решайтесь!
Работа в Совкомбанке — это возможности для самореализации и достойная заработная плата; это интересные проекты и неформальное общение; это ДМС для сотрудников и их детей и коворкинг на море. Хотите так же? Ищите подходящие вакансии в вашем городе и присоединяйтесь к команде мечты!
Типы субординации
Можно выделить два типа субординации:
Это взаимоотношения между начальством и подчиненными, руководителем отдела и его командой. Видна четкая градация полномочий и ответственности сотрудников каждого уровня.
Все выполняют свои обязанности и подчиняются вышестоящему руководству. У последнего есть право давать директивы подчиненным и
Это взаимодействие между сотрудниками, находящимися на одном уровне. Основная цель горизонтальной субординации — сотрудничество, выполнение задач, обмен опытом и идеями.
Все работники находятся в одинаковых условиях (как среди руководителей отделов, так и между подчиненными), что смещает акцент с власти на важность партнерства и равноправия.
Чаще всего принципы субординации заложены в корпоративную культуру компании и устанавливаются руководством.
Существуют организации, где вертикальная субординация либо отсутствует, либо представлена формально. Такие принципы часто встречаются в IT-компаниях: главным фактором считается не должность сотрудника, а его профессиональные качества.
Иллюстрация здоровых отношений на работе
Положительные стороны субординации
Что означает «соблюдать субординацию»? Это значит придерживаться общепринятых норм поведения и правил, установленных в компании. У корпоративных правил общения в команде есть свои плюсы и минусы.
В чем преимущества субординации:
Это одна из основных составляющих здоровой атмосферы внутри компании. Доброжелательная обстановка привлекает кандидатов и становится решающим фактором при трудоустройстве. Коллектив и взаимодействие между сотрудниками — первое, на что обращают внимание соискатели.
Уволенные сотрудники в отзывах часто упоминают об отношениях в бывшей команде. Поэтому хорошо продуманная концепция взаимодействия между сотрудниками создает положительный имидж компании на рынке.
- Отсутствие фамильярного отношения между руководством и подчиненными
Соблюдение субординации помогает избежать неловких ситуаций, когда кто-то из подчиненных, расслабившись, позволяет себе отпустить неуместную шутку или грубость в адрес руководства. Все-таки рабочие процессы должны оставаться рабочими, а атмосфера — соответствующей.
Мой отец основал компанию в области машиностроения. После университета я устроилась к нему по специальности, чтобы набраться опыта. Мы договорились, что никто не должен знать о нашем родстве, чтобы избежать разговоров о якобы особом ко мне отношении. Нам удавалось скрываться, так как у нас были разные фамилии (я носила фамилию мужа). Однажды папе срочно понадобилась штемпельная подушечка для печати — старая полностью высохла. Он отправил меня на поиски новой, как в сказке про мачеху и подснежники. Это было в промзоне, поэтому найти магазин канцтоваров оказалось непростой задачей. К тому же, сделать это нужно было как можно скорее. Я нашла его! Несусь на работу, прижимая к себе добычу. Счастливая и гордая, забыв о предосторожностях, врываюсь в отцовский кабинет с криком: «Папа, я нашла!». Не успела закончить фразу: за столом сидели инженеры и бухгалтеры, с интересом смотря на меня… Никогда еще Штирлиц не был так близок к провалу. Помню только папино лицо и его строгий голос: «Александра Валерьевна, выйдите, пожалуйста, приведите себя в порядок и войдите снова». Когда правда вскрылась, у меня не осталось ни единого шанса на ошибку, ведь я — дочь начальства. Если бы я до конца соблюдала субординацию, работалось бы значительно проще.
Что еще дает субординация в деловых отношениях? Правильно выстроенная иерархия помогает распределить рабочие ресурсы. Каждый в команде знает не только свою роль, но и ответственных на каждом этапе. Сотрудники понимают, кому они должны подчиняться и чьи задания выполнять. Коллеги одного уровня соблюдают разумную дистанцию, что позволяет работать в бесконфликтной обстановке.
Субординация на рабочем месте + советы для руководителей
Чем динамичнее развивается организация и чем шире она становится, тем более сложной становится ее иерархическая структура: появляются не только руководители над подчиненными, но и руководители над другими руководителями. Именно поэтому возникает необходимость регулирования формальных отношений внутри коллектива. О правилах субординации мы расскажем в этой статье.
Субординация и основные правила
Субординация — это служебные отношения, построенные на иерархическом принципе, направленные на поддержание дистанции между руководителями и подчиненными сотрудниками.
Правила субординации могут немного различаться в разных организациях, но в целом они основываются на общих принципах этикета:
- Первое, что необходимо делать всем работникам независимо от возраста, статуса, должности — это здороваться. Приветствовать всех: от высшего руководства до охранников и уборщиц.
- Избегать вопросов личного характера коллегам (даже если вы друзья, личные вопросы лучше решать вне рабочего времени).
- Распределять общие задачи поровну между всеми исполнителями. Это поможет избежать появления сотрудников, которые не приносят результатов, а лишь наблюдают за процессом.
- Брать ответственность за свои ошибки, а не перекладывать вину на других (руководитель этого точно не оценит).
- Всегда поддерживать спокойную, доброжелательную атмосферу (независимо от обстоятельств).
- Не обсуждать руководителя за его спиной.
Нарушение правил субординации тоже имеет свои последствия. Работник, который игнорирует принципы делового этикета, не может считаться надежным в глазах руководства. А руководитель, который пренебрегает своими подчиненными, никогда не заработает авторитет. Более того, за несоблюдение правил субординации можно получить выговор или даже увольнение.
Следует помнить, что правильно выстроенная система субординации может стать эффективным инструментом для налаживания деловых отношений и будет способствовать оптимизации рабочего процесса.
Форма обращения
По поводу того, как обращаться: на «ты» или на «вы», стоит ориентироваться на корпоративную культуру компании. Если коллектив небольшой, а отношения в нем дружеские и выходят за рамки рабочего времени, то, конечно, можно и на «ты».
Если компания большая и принято формальное общение, не стоит нарушать устоявшиеся правила. Даже если руководитель и подчиненный лучшие друзья, можно обращаться друг к другу на «ты», но публично это делать недопустимо. Это может испортить репутацию и подорвать авторитет самого начальника. В организациях со сложной иерархией стоит соблюдать дистанцию и обращаться ко всем на «вы».
Субординация между разными должностями
Профессиональные отношения могут быть вертикальными и горизонтальными. Первые касаются отношений между руководителем и подчиненным, а вторые — между коллегами.
Отношения «сотрудник — сотрудник»
К коллегам стоит относиться доброжелательно и уважительно. Даже если в компании неформальный стиль общения, все равно следует сохранять дистанцию. Например, не стоит обсуждать на работе подробности личной жизни или сплетничать о других коллегах.
Если в вашей команде есть токсичный сотрудник или человек, с которым вы не можете найти общий язык, не провоцируйте конфликт. Лучше свести общение к минимуму и обсуждать только рабочие вопросы.
Отношения «сотрудник — руководитель»
Сотрудники не должны бояться высказывать свои мысли и предложения. Однако делать это следует вежливо и деликатно. Чтобы субординация не превратилась в авторитарный стиль со стороны руководителя, ему также нужно придерживаться некоторых ключевых принципов общения с подчиненными.
Особенно важно точно понимать, когда следует говорить, а когда — просить. Приказы уместны лишь в чрезвычайных ситуациях, в остальных случаях предпочтительнее использовать форму просьбы. Это демонстрирует доброжелательность и доверие со стороны руководителя.
Фамильярное отношение начальника не всегда одобряется, поэтому следует осторожно подходить к этому вопросу, чтобы не нанести вред подчинённому. Однако, похвала со стороны руководителя крайне необходима, особенно когда есть за что. Каждый сотрудник должен получать не только материальное, но и моральное поощрение за свою работу.
Также руководителю ни в коем случае не следует унижать работников. Если нужно обратить внимание на невыполненные задачи, лучше сделать это серьезным тоном, чтобы сотрудники в будущем были внимательнее и избегали задержек в работе. Ещё одно важное правило для руководителя — помнить имена всех подчиненных и знать их рабочие возможности. Это поможет легко распределить задачи.
Отношения «руководитель — руководитель»
В деловых отношениях между руководителями также необходимо соблюдать субординацию. При докладах вышестоящему руководству о проделанной работе или при выражении предложений, важно быть четким, последовательным и понятным, приводя конкретные факты и цифры. Это поможет сосредоточить внимание на главном. При решении определённых проблем лучше предлагать несколько вариантов решений, чтобы показать высокий уровень владения информацией и свою компетентность.
Если партнёр или вышестоящий руководитель просит выполнить определённую задачу, важно помочь, но не обещать того, чего не сможете сделать. Сначала нужно убедиться в своей способности выполнить задание, и только потом соглашаться.
Таким образом, ни одна уважаемая организация не может функционировать без строгого соблюдения принципов субординации. Субординация — это не только подчинение, но и способ оценить работоспособность, ответственность и надёжность сотрудников, начиная с рядовых работников и заканчивая руководителями.
Рекомендации для руководителей
Как руководитель, вы должны ощущать и понимать атмосферу в компании. Вам необходимо изучить и усвоить некоторые общие правила, чтобы обеспечить хорошие рабочие отношения с сотрудниками.
- Понимание сильных и слабых сторон сотрудников
Это поможет вам распределять задачи в соответствии с интересами, способностями, прошлым опытом и карьерными целями сотрудников. Это не значит, что вы должны давать задания только тем, кто уже способен их выполнить — дайте каждому шанс проявить себя.
Что бы ни происходило, избегайте ситуаций, когда вас могут заподозрить в фаворитизме.
Ничего страшного в том, чтобы спросить сотрудников, как вы можете облегчить их работу.
Это включает в себя откровенное и честное обсуждение эффективности их работы. Важно критиковать с особой осторожностью, оставаясь позитивным и объективным. Это значит проводить личные встречи при обсуждении недостатков и публично хвалить за достижения.
- Отмечайте малые победы вместе с командой
Делайте перерывы, когда это возможно и целесообразно. Даже при отсутствии бюджета, создайте атмосферу, где празднуются индивидуальные или командные достижения. Это не обязательно должны быть дорогостоящие мероприятия — просто проведите время с командой, радуясь успехам.
2. Руководитель контролирует, контролёр собирает информацию и напоминает
Особенно это актуально, когда вводится функция отдельного контролера, который часто начинает оценивать задачи, не обладая достаточной компетентностью в данной теме. Это вызывает затруднения у исполнителей, так как они перестают понимать, кто именно оценивает их работу.
Поэтому важно установить четкие правила: контролирующий сотрудник собирает информацию, контролирует сроки предоставления данных, напоминает, но не оценивает и тем более не наказывает.
Важно, чтобы руководитель не путал контроль с напоминанием. Одной из самых печальных ситуаций является, когда сотрудник, оправдываясь за невыполнение задачи, укоризненно говорит руководителю: «Ну Вы же мне не напомнили».
Для того чтобы исполнитель, контролер и руководитель имели одинаковую информацию и избегали недопонимания, необходима единая корпоративная «книжка» для управления задачами. (См. статью «Обязательность и срочность: как создать в организации культуру исполнения задач в срок»).
Принципы контроля также должны быть управляемыми и известными, поскольку неожиданный контроль может быть оскорбительным.
Пример:
В одной компании, занимающейся компьютерной безопасностью, все сотрудники подписывают согласие на неожиданный контроль, при котором их специально провоцируют и неожиданно предлагают огромные взятки за продажу конфиденциальной информации. В случае согласия им грозят большие штрафы и даже тюремное заключение.3. Наказание сотрудника распространяется и на его руководителя, либо только на руководителя
Если наказание заслуживает сотрудник, то ответственность за его поведение несет и руководитель.
Кейс из практики:
В одной крупной российской компании для повышения открытости менеджеров перед подчиненными ввели обязательное обращение по именам (но на «Вы»). Если сотрудник обращался к кому-то по имени-отчеству, руководитель подразделения штрафовался на 3000 рублей за то, что не научил. Сотрудник не штрафовался. Новое правило быстро прижилось, и топ-менеджеры стали лучше взаимодействовать с сотрудниками.4. Правило Бисмарка: «За всякое порученное дело должен отвечать один и только один человек»
Это простое правило, известное со времен «железного» канцлера, часто нарушается, особенно когда в задаче участвуют несколько подразделений. Очень важно правильно определить роли и полномочия исполнителя и соисполнителя.
5. Любое обращение к вышестоящему руководителю должно быть согласовано с непосредственным руководителем
Картина мира руководителя отличается от картины мира сотрудников. То, что видится сотруднику одним образом, руководитель может видеть иначе. Важно соблюдать принцип постоянного улучшения системы управления. Новые идеи, сообщения о рисках или коллизиях должны фиксироваться в единой системе для регулярного рассмотрения и внесения изменений в бизнес-процессы. Важно иметь общую процедуру управления коллизиями, рисками и предложениями.
6. Правила эскалации
Для эффективного межфункционального взаимодействия важно разработать и утвердить правила эскалации. Рекомендуем следующие правила:
Правила эскалации на уровне внутреннего клиента
6.1. Если следующий в цепочке бизнес-процесса исполнитель С2 не может выполнить заявку и сообщает об этом внутреннему клиенту С1 (предыдущему исполнителю процесса), внутренний клиент С1 должен предпринять все усилия, чтобы заявка была выполнена в установленные сроки.
6.2. В случае несоблюдения сроков выполнения заявки, внутренний клиент С1 обязан зафиксировать это документально, чтобы в дальнейшем можно было проанализировать систему и внедрить улучшения. Исполнитель заявки С2 должен быть обязательно уведомлен о данной записи.
6.3. Затем внутренний клиент С1 должен направить письменное обращение к руководителю исполнителя М2, который отвечает за приоритеты его работы.
Внутренний клиент направляет обращение к руководителю исполнителя
6.4. Если после обращения к руководителю М2 заявка все еще не выполнена, внутренний клиент С1 должен обратиться к своему непосредственному руководителю М1 с просьбой вмешаться и обратиться к менеджеру М2.
Эскалация на уровне менеджеров
6.5. В случае дальнейшего невыполнения заявки, процесс повторяется на следующем уровне управления.
7. Один менеджер должен иметь окончательное слово в определении приоритетов работы сотрудника
Это правило особенно важно для матричных систем управления.
8. Обсуждение результатов команды при подчиненных
Критиковать менеджера в присутствии его подчиненных недопустимо. Более того, похвала менеджера за выполненную работу при подчиненных может быть воспринята как присвоение результатов коллективного труда, что может снизить мотивацию сотрудников.
Поэтому, взаимодействуя с командой подчиненного менеджера, вышестоящий руководитель должен оценивать общие результаты работы всей команды, а обратную связь по действиям самого менеджера давать ему наедине.
9. Принцип Августина: «Критиковать грех, а не грешника»
Следует переформулировать традиционные вопросы «Кто виноват?» и «Что делать?» на «Что виновато?» и «Кто делать?». Это позволит перейти от обвинений отдельных лиц к постоянному совершенствованию системы управления.
10. Единая форма обращения — единая компания
Как правильно обращаться к своим руководителям? Как формулировать задачи? Все эти вопросы имеют значение в менеджменте. В компаниях с эффективными корпоративными культурами подчиненные могли обращаться к своим руководителям на «ты» или по имени-отчеству. В то же время, в компаниях с слабой корпоративной культурой панибратство или слишком строгие этические барьеры часто приводили к недостаточной обратной связи и искаженной картине мира у менеджеров.
Итоговая таблица статьи
В данной статье изложены основные правила административной и функциональной субординации. Эти правила важно адаптировать к конкретной корпоративной культуре организации, что проще сделать с помощью групповой работы и алгоритма формирования команды (подробнее читайте нашу статью о формировании команды).
Нашли полезную информацию? Поделитесь с коллегами.
Развивайтесь сами и развивайте вашу компанию вместе с нами!