Собрание основополагающих письменных материалов относительно периода, в течение которого предполагается получить ответ на официальное письмо (законодательные акты, бланки, статьи, экспертные мнения и многое другое).

Делопроизводство:

Документооборот, регламентирующий сотрудничество посредника и клиента, оформлен в виде агентского договора.

Акт, свидетельствующий о потере документов

Аналитический доклад

Организация архивного хранения документов

Формуляр корреспонденции

Делопроизводство:

Акт, свидетельствующий о потере документов

Аналитический доклад

Организация архивного хранения документов

Формуляр корреспонденции

Запросы общественности:
Анонимное сообщение
Разнообразные способы, которыми граждане обращаются за помощью
Жалоба
Акт выражения недовольства, преднамеренный обратиться к уполномоченным органам за решением проблемы или неправомерного поведения.
Форма прохождения индивидуальной встречи с гражданами

Судебная практика представляет собой совокупность решений судов, которые служат прецедентом для последующих судебных процессов. Это главный источник правовой информации, который ориентирует юристов и граждан в правовой сфере. Судебные решения свидетельствуют о развитии права и его применении в конкретных ситуациях. Они позволяют уяснить различные юридические вопросы и решить споры между сторонами. Судебная практика имеет большое значение для определения содержания и толкования законов, и поэтому ее изучение является неотъемлемой частью юридического образования и профессиональной деятельности юристов.

Решением 20-го арбитражного апелляционного суда от 19.07.2023 г. (дело N А62-1638/2023) было удовлетворено требование о признании незаконным постановления об административном наказании по статье 16.10 КоАП РФ. Из письма Краснинского таможенного поста от 22.12.2022 г. (N 43-12/1221), отправленного в ответ на служебную записку Лонницкого таможенного поста от 21.12.2022 г. (N 58-12/1515), следует, что отказ в продлении срока обусловлен тем, что предполагаемое продление таможенного транзита приведет к превышению предельного срока таможенного транзита, установленного пунктом 3 статьи 144 Кодекса ЕАЭС.

Тексты, обсуждения, решения задач

Статья: Мониторинг невыполненных задач бывшего исполнителя (Иритикова В.) («Управление персоналом и HR в компании», 2023, выпуск 9). Во многих организациях отдел делопроизводства несет ответственность за контроль исполнения поручений и своевременную обработку документов. Каким образом отдел кадров может сотрудничать с отделом делопроизводства в случае увольнения работника, у которого остались невыполненные задачи и просроченные ответы на документы? Каким образом можно мотивировать руководителей подразделений выполнять свою часть работы? Важно определить момент составления акта приема-передачи документов и дел, а также использовать отчеты о дисциплине исполнения и служебные записки для решения подобных ситуаций.

Законодательные документы

Приказ Федеральной налоговой службы России от 14.01.2014 N ММВ-7-6/8@ (ред. от 27.02.2015) «Об использовании подсистемы «Личный кабинет налогоплательщика юридического лица» в производственной деятельности» (вместе с «Планом мероприятий по внедрению подсистемы «Личный кабинет налогоплательщика юридического лица», «Положением о использовании подсистемы «Личный кабинет налогоплательщика — юридического лица» налоговыми органами и Федеральным казначейством «Налог-Сервис» Федеральной налоговой службы России», «Рекомендациями для налогоплательщика по работе с «Личным кабинетом налогоплательщика юридического лица») Создается документ с уникальным номером 1873 «Служебная записка для участия в урегулировании разногласий (по разделу I Акта сверки). Приложение 2». При нажатии кнопки «Поиск» предлагаются налоговые обязательства, включенные в сверку, и состояние акта сверки «сверка с отклонениями». При выборе отдела, куда будет направлена служебная записка, предоставляются данные из справочника FN 72 «Подразделение ГНИ». Также необходимо указать срок ответа и дату отправки раздела II акта сверки с проверенными (при необходимости исправленными) данными. При составлении служебной записки можно выбрать только один налог для проверки, то есть количество служебных записок должно соответствовать количеству налоговых обязательств в разделе II акта сверки. Документ можно распечатать в режиме «Документы для печати».

Распоряжение Пленума Верховного Арбитражного Суда Российской Федерации от 25 декабря 2013 г. № 100 (ред. от 11 июля 2014 г.) «О применении руководства по делопроизводству в судебных органах арбитража Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)». Информация о фактах выявленных подделок, о направлении в правоохранительные органы и о результатах таких действий должна быть направлена в Контрольно-аналитическое управление Верховного Арбитражного Суда Российской Федерации в течение 10 дней с момента получения ответа от правоохранительных органов.

Правовые ресурсы

«Пылающие» папки.

Сборники правил и самые популярные правовые акты

Федеральное право

Законодательные акты, применяемые на территории определенного региона

Законопроекты и работа над законами

Остальные рецензии

Календари
Документационные бланки
Эффективные рекомендации

Ответ на служебную записку: образец

Корректная организация обмена документами является неотъемлемой частью любой компании. Она способствует установлению эффективного коммуникационного процесса как между сотрудниками (горизонтальная связь), так и между вышестоящими и нижестоящими должностными лицами (вертикальная связь). В данном случае для достижения этой цели используются служебные записки. Каждый сотрудник компании должен быть ознакомлен с местными правилами оформления этих документов.

Общая информация о назначении служебной записки

Служебная записка — это основной инструмент внутренней коммуникации внутри компании. Такие сообщения могут передаваться по горизонтали и вертикали. Главная цель служебной записки — информировать получателя о различных событиях в хозяйственной жизни. Она используется для уведомления вышестоящего руководителя о нарушениях со стороны коллеги или подчиненного. Кроме того, часто через такие бумаги фиксируется деловая информация и ее передача другому лицу.

Таким образом, каждый работающий человек имеет право составить заявление, включая самого работодателя. Заявление, подобно другим внутренним документам, может быть зарегистрировано в специальном журнале и затем направлено непосредственно адресату. Однако, законодательством не требуется такая регистрация.

Если вам нужно получить образец документа, лучше всего обратиться в отдел кадров компании. Однако отсутствие этого образца не является проблемой. Записка может быть составлена очень просто, так как у нее нет строгих формальных требований. В то же время, компания может установить общие правила составления такой документации в своих внутренних нормативных актах. Важными элементами записки являются:

Необходимо правильно указать ФИО и должность адресата в записке. Важно отметить, что ошибки в орфографии и фактах недопустимы. Такую же информацию следует указать и о составителе.

В данном тексте будет представлена подробная и в то же время лаконичная формулировка проблемы, которая послужила основанием для составления данного документа.

При составлении визы требуется физическая подпись, даже если документ создан на компьютере. Однако, можно заметить, что электронная подпись также может быть применена, как это практикуется.

Общая информация об ответе на служебную записку

Сначала следует отметить, что не каждое служебное уведомление требует обязательного ответа. В некоторых случаях необходимость в ответе указывается в самом документе, либо основной текст написан таким образом, что адресат вынужден составить ответное письмо для разрешения определенного вопроса.

Обмен информацией между сотрудниками включает в себя передачу ответа.

Установленные законом сроки для ответа на обращение отсутствуют. Из практики следует, что в большинстве случаев ответ предоставляется не позднее чем через 10 дней после получения обращения. Кроме того, лицо, подающее служебную записку, имеет право указать желаемую дату получения ответа в тексте документа.

Если необходим ответ в кратчайшие сроки, он может быть получен уже в день обращения. Тем не менее, как правило, это занимает около трех рабочих смен.

Результат ответа на служебную записку следует оформить лишь тем лицом, которому было направлено исходное обращение. В данном ответе необходимо представить собственное понимание ситуации.

Правила составления ответа совпадают с правилами составления официальной записки. Необходимо избегать использования литературных и эмоциональных выражений, грубой и нецензурной речи, жаргонных выражений и других подобных выражений.

Порядок составления ответа на служебную записку

Подобно записке, ответ на данный документ требуется составить в произвольной форме. Однако часто предприятия прописывают определенное оформление в своих внутренних нормативах. В случае отсутствия образца, рекомендуется руководствоваться общими требованиями составления официальной документации.

Советуем прочитать: Арест имущества должника судебными приставами

Таким образом, для оформления ответа на служебную записку необходимо выполнить следующие действия:

Создание заголовка документа является важной составляющей. В нем следует указать основные сведения о получателе и авторе — вписать полное имя, фамилию, отчество и должности. Также в заголовке указывается ссылка на исходный документ, его номер и дата подачи. Кроме того, кратко описывается проблема, которая послужила основанием для написания первого обращения к ответственному лицу.

После этого следует основной текст документа. В нем необходимо изложить методику решения конкретных вопросов, по которым была составлена первоначальная записка. Чрезвычайно важно, чтобы предложенные рекомендации в ответе были практически полезными и ориентированными на реальное разрешение конфликта, если таковой имеется. В случае, когда записка представляется с целью получения одобрения руководства, чаще всего достаточно обычной печати руководителя и его подписи в верхней части документа.

Процедура утверждения ответа. Аналогично другим документам, ответ должен быть подписан руководителем, с указанием его должности, а также датой составления (если она не указана в начале).

Образец ответа на служебную записку

После изучения теоретической стороны вопроса, а именно, методов ответа на служебную записку и примера такого ответа, необходимо прибегнуть к анализу со стороны практики, изучая соответствующий документ.

Фактически пример реакции на служебное сообщение имеет следующий вид:

был представлен отчет с результатами работы в прошлом квартале.

Гришаеву, по имени Алексей Петровичу

поступило письмо от главы ООО «Марка»

Леонид Павлович Любова

В служебной записке № 45 от 05.02.2021 года, выданной начальником производственного подразделения А.П. Гришаевым, содержится следующая информация.

об улучшении системы противопожарной безопасности

Ваши предложения, изложенные в служебной записке № 45, действительно касаются актуальных вопросов, с которыми сталкивается наше ООО «Марка». Сейчас мы занимаемся изучением и утверждением этих аспектов совместно с инженером по технике безопасности, А. М. Коломойским. Однако нам не удастся полностью решить эту проблему в ближайший рабочий месяц из-за ограниченного финансирования. Мы планируем улучшить противопожарную систему в производственном подразделении в апреле 2021 года. В настоящее время мы разрабатываем план конкретных мероприятий, которые должна будет осуществить служба безопасности. Ваши предложения будут переданы инженеру по технике безопасности.

Искренне уважая,

Лидер компании под названием «Марка»Лидия Петровна Любовская 10.02.2021г.

Таким образом, при рассмотрении вопроса о том, как отвечать на служебные записки, следует отметить, что данный документ составляется в свободной форме и может содержать алгоритм решения проблемы или информировать сотрудников о порядке разрешения имеющегося вопроса. Работодателям рекомендуется предоставить в отделе кадров образец рассмотренной бумаги.

Служебная записка. Образец написания

Служебная нота — наиболее популярный способ коммуникации между персоналом внутри организаций и предприятий. Можно сказать, это информационный документ, который помогает сотрудникам разных отделов быстро решать различные вопросы, такие как экономические, производственные, трудовые, юридические и т.д.

Кто может писать служебную записку

Любой сотрудник предприятия может составить служебную записку, если у него возникла какая-либо проблема. Эту записку можно адресовать любому сотруднику организации, включая руководителя, начальника подразделения или обычного работника. Однако необходимо помнить, что решение по заданным в записке вопросам принимает только тот, кому она адресована.

Стандартный бланк и пример

стримингового контента становится все более популярным среди пользователей, так как он предоставляет удобный и доступный способ получения развлечения. С возможностью найти и посмотреть любимые фильмы, сериалы и телешоу в любое время и в любом месте, онлайн просмотр становится неотъемлемой частью нашей жизни. Вместо того, чтобы покупать или арендовать физические копии фильмов, теперь мы можем просто включить свои устройства и наслаждаться потоковым видео без необходимости ждать или искать. Быстрая загрузка и хорошее качество воспроизведения делают онлайн просмотр еще более привлекательным. Благодаря возможности выбирать из множества платформ и сервисов, пользователи имеют большое разнообразие контента, от классических блокбастеров до независимых фильмов. Таким образом, онлайн просмотр становится удобным и инновационным способом наслаждаться любимыми фильмами и шоу.

Получите возможность скачать бесплатно

Безопасно

Для чего нужна служебная записка

В зависимости от характера возникшей проблемы служебные записки подразделяются на различные виды.

Аналитическая работа предполагает тщательный анализ текущего положения дел сотрудником, который информирует о полученных результатах.

Информационное письмо, когда сотрудник сообщает о достижениях предыдущей активности;

Исчерпывающее или подробное описание внутренней ситуации в организации, представленное сотрудником в пояснительной форме.

Когда сотрудник излагает причинно-следственные связи, говорят, что он находится в процессе объяснения.

Материальное возможно, когда сотрудник обращается за финансовой поддержкой для решения проблемы.

Таким образом, служебная записка имеет целью подтвердить, что работник компании замечает, осознает и информирует уполномоченных лиц о возникшей проблеме. В то же время, он также перекладывает ответственность за решение этого вопроса на специалистов. В случае возникновения спорных ситуаций, данное документ поможет быстро разрешить спор.

В документе, известном как служебная записка, можно указать не только суть проблемы, но и предложить ряд действий, которые способствуют разрешению данного вопроса.

Еще одно важное преимущество определенных служебных документов заключается в том, что они представляют собой первичные финансовые записи. Они служат доказательством расходов, сделанных на нужды компании, например, на закупку оборудования, рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях эти служебные документы должны быть сохранены на протяжении длительного времени, так же как и другие первичные документы.

Основные правила написания служебной записки

В законодательстве не прописано определение для «Служебной записки», что делает невозможным установление строгой формы ее составления. В каждом предприятии сотрудники могут составлять этот документ в свободной форме или по специальному шаблону, который был разработан и утвержден на предприятии. Запись можно написать от руки или распечатать на компьютере, но в любом случае она должна быть подписана автором.

Порой лидеры компаний настаивают на том, чтобы официальные записки были оформлены на специальных бланках предприятия и обязательно подтверждались подписями компетентных лиц. Обычно такой документ составляется в единственном экземпляре, но если потребуется, его можно скопировать.

Тем не менее, правила заполнения документа все же устанавливаются законодательно в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Особое внимание следует обратить на три раздела, которые рекомендуются властями: общие требования к составлению документов, реквизиты и их представление в данного рода документах.

Советуем прочитать: Как решить проблему отключения света в квартире из-за долга перед УК и ТНС Энерго

Основное условие, которому необходимо соответствовать, состоит в том, чтобы в каждой записке обязательно была информация:

название компании;

день создания этого текста;

о работнике, занимающемся составлением письменного сообщения;

о человеке, которому адресовано сообщение.

Также в письменном сообщении необходимо четко указать конкретную проблему и потенциальные способы её решения.

Если обычный сотрудник составляет служебную записку, то рекомендуется получить ее подтверждение от руководителя отдела, который подтверждает свою ознакомленность с проблемой и согласие с предлагаемыми вариантами для ее решения.

Чтобы не потерять служебную записку в процессе обработки документов, важно занести ее в специальный журнал учета внутренних документов.

Инструкция по написанию служебной записки

Вопреки тому, что нет единого шаблона для записки, с точки зрения деловой документации оформление остается стандартным.

Необходимо указать адресата в правом верхнем углу документа, включая его должность, полное наименование предприятия, а также фамилию, имя и отчество сотрудника. Аналогичным образом также следует указать информацию о сотруднике, являющемся автором данной записки.

На центральном месте следует указать название документа и добавить информацию о его составлении и номере внутреннего документооборота. В этом же разделе можно указать населенный пункт, в котором расположено предприятие, чей сотрудник составляет записку. Однако, указание местоположения предприятия является необязательным.

После этого важно кратко назвать документ, то есть сжато указать на проблему, о которой он говорит.

Необходимо включить вторую часть записки, чтобы осветить суть означаемой проблемы, с полным указанием релевантных лиц. В дальнейшем письме предлагаются альтернативы для разрешения возникшего вопроса.

В конце, письмо обязательно должно быть подписано автором с расшифровкой подписи и при необходимости передано для одобрения руководителю отдела.

Общие понятия и требования к любой служебной записке. Резюме

Служебная нота — формальный документ, применяемый во внутреннем ходе документооборота предприятия. Правильное составление этого документа играет важную роль в обеспечении эффективного общения. Получатель должен четко понимать, что отправитель хочет ему сообщить. Для этого необходимо указать следующую информацию в документе:

Конкретные числа, например, сумма заработной платы, вознаграждение;

Например, можно упомянуть о времени, например, о дне, когда сотрудник был отправлен в командировку.

список причин, обосновывающих необходимость предпринятия действий, изложенных в официальной записке.

список физических предметов, которые присутствуют в заявлении отправителя

Данные о всех индивидах, упомянутых в документе.

В первой части документа должны быть указаны данные о всех участниках общения, включая их имя и должность, а также название организации. Также необходимо включить в записку информацию о текущем состоянии дел в компании. В конце документа обязательно укажите дату, свою подпись и расшифровку.

Сегодня все большую популярность приобретают электронные служебные записки, которые могут быть отправлены по электронной почте. В то же время, не стоит забывать о традиционном и классическом способе — написании записок вручную.

Можно утверждать, что создание таких писем является методом общения между коллегами на одном уровне. Например, они могут быть отправлены от руководителя отдела к генеральному директору. Обычно руководитель отдела выступает от имени своих подчиненных. Если сотрудники составляют письмо, оно будет считаться информационным. От правильного составления служебного письма зависит, будут ли удовлетворены просьбы отправителя. Получатель должен хорошо осознавать, что от него требуют и почему. Необходимо включать всю официальную информацию, но делать это кратко и ясно.

Как правильно написать ответ на служебную записку? Инструкция по составлению и образец для скачивания

Служебная записка является разновидностью официального документа, позволяющего установить взаимодействие с коллегами в организации. Путем использования служебной записки сотрудники смогут осуществлять коммуникацию между собой.

Служебная записка — это письменный документ, который выполняет дополнительные функции, такие как запрос информации, выдача инструкций, уведомление о чем-либо. В данной статье будет подробно описано, как использовать этот инструмент для эффективного общения в организации.

В каком случае требуется?

Небрежность при написании служебной записки или ее полное пренебрежение в крупных организациях может привести к необоснованным затратам времени на разъяснение определенных обстоятельств, поиску виновных в возникновении проблем и несогласованности в работе разных отделов.

Обычно требуется отвечать на служебные письма в случае, когда это подразумевается. Другими словами, надлежит сотруднику озвучить свои замечания после изучения служебного уведомления. В таких комментариях указываются действия, предпринятые сотрудником после ознакомления с данной заявкой.

Сотрудничество и общение между членами коллектива внутри предприятия являются необходимыми и ключевыми элементами, который способствуют достижению успеха в рамках любой организации.

В какие сроки его необходимо дать?

В законодательстве не прописаны конкретные сроки, в течение которых следует дать ответ сотруднику, но компании обычно вводят собственные правила, регламентирующие этот процесс. Они указывают, что ответ необходимо дать в течение 10 дней. Однако, следует учитывать, что время на ответ может варьироваться в зависимости от различных факторов, таких как высокая загруженность работой, наличие праздников или выходных дней и других обстоятельств. Поэтому, для получения точной информации о сроках ответа, рекомендуется обратиться к нормативным актам организации и уточнить этот вопрос индивидуально.

Задача данного меморандума заключается в согласовании различных вопросов или пояснении чего-либо коллеге в деловой сфере. Такая документация вносится в специальный регистр (номер меморандума указан в заголовке документа).

Кто должен составлять?

Сотрудник, на которого поступила данная документация, должен составить соответствующий ответ после его изучения и обсуждения возможных вариантов согласования. В ответном письме следует избегать сложных речевых конструкций и кратко и ясно выразить суть дела. Окончательное согласование служебной записки должно быть подписано специалистом или руководителем отдела.

Формат заполнения официального сообщения определяется компанией. Но в данном случае необходимо руководствоваться российским государственным стандартом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации». Обычно такой документ оформляется на листе формата А4.

Как написать?

Данный пункт не имеет установленных правил. Обычно в нем указывается дата ознакомления и подпись с принятым решением. Тем не менее, формат ответа на служебную записку часто определяется индивидуально и может зависеть от локальных документов, учитывающих особенности организации. Идеальным вариантом будет наличие примера такого документа в компании, который был утвержден начальником, чтобы сотрудникам было удобнее оформлять подобные документы.

Если сотрудник желает выразить свое согласие по определенному вопросу, рекомендуется использовать начальные фразы вроде «Мы рады сообщить Вам…» или «С удовольствием извещаем Вас…». Обычно в самом начале текста следует ясно выражена главная идея, которая содержит положительную информацию.

Если по каким-то причинам он отклоняет предложение, необходимо обращаться к нему с использованием нейтральных и обходительных фраз, например: «Выражаем Вам благодарность за ваши предложения, однако…», «В связи с…». Не следует сразу переходить к прямому отказу, так как такая реакция не присуща официальной переписке.

Необходимо обращаться к официальным документам компании, которая имеет принципиальное значение для решения подобных вопросов, поскольку именно там содержится информация о правилах составления документов.

Инструкция

Таким образом, рассмотрим основные характеристики формирования документа. В верхней части ответа на служебную записку указывают:

Советуем прочитать: У меня арестовали счета, а я не знаю, за что

Дата, от которой получена официальная записка.

Была вынесена на рассмотрение сложная ситуация.

Внутри данного текста включено разъяснение о проблеме и предлагаемый вариант ее решения. После этого указывается дата и имя сотрудника, который его составил.

В каждой организации существуют определенные правила оформления делопроизводства, которые устанавливают типы документов, формируемых в компании, и служат средством коммуникации между коллегами.

Вариант, как ответить

Интернет предлагает огромное количество подобных ситуаций, и вот одна из них.

Давайте проанализируем ситуацию, где руководитель отдела N направил свое письмо начальнику подразделения Z, в котором содержатся предложения по улучшению системы противопожарной безопасности.

По моей крайней служебной записке от 31 октября 2017 года, руководитель «N» предложил внести улучшения в области противопожарной безопасности.

Темы, которые вы предлагаете, действительно затрагивают актуальные проблемы, которые мы унаследовали и которые до сих пор не были полностью решены из-за ограниченного финансирования.

На текущий момент планируется обсуждать эти вопросы на совещаниях руководителей. Результаты этих совещаний позволят определить сроки выделения финансирования. Следовательно, ваш вопрос будет решен в скором времени.

Уважаемые коллеги! Я, как глава компании Z, обращаюсь к вам с большим уважением и доверием. Хочу поделиться с вами важной информацией, которая касается нашей деятельности и наших планов на будущее. Мы постоянно стремимся к инновациям и развитию, чтобы быть на шаг впереди конкурентов. Наша команда работает над новыми проектами и идеями, которые помогут нам укрепить нашу позицию на рынке. Мы ценим каждого из вас и готовы поддерживать вас в вашей работе. Благодарим вас за ваш вклад и желаем вам успехов во всех начинаниях. С уважением, руководитель компании Z.

5 ноября 2017 года представитель компании Z расписался под документом.

Информация! Если сотрудник непосредственно передает документ своему начальнику в отделе, то такая заметка может быть названа докладной. В случае официального обмена сообщениями связь осуществляется горизонтально, то есть, например, от руководителя одного отдела к руководителю другого.

Заключение

Служебные записки являются источником информации или проблемы. Необходимо, чтобы сотрудники оперативно реагировали на них, чтобы минимизировать недопонимания в компании и быть в курсе всех вопросов.

Как написать служебную записку

Изучили, с какой целью необходимы служебные записки, какие их разновидности существуют и как следует их грамотно оформлять.

Что подразумевается под понятием трудовой дисциплины и каким образом она проявляется в классной комнате?

В российском законодательстве не упоминается термин «служебная записка». Кроме того, официальным документом она не считается и отсутствует в ОКУД — основном сборнике типовых документов.

В реальной ситуации служебную записку рассматривают как обычный письменный документ. Особенно часто ее включают в процесс обмена документами в компании с большим количеством работников и сложной организационной структурой.

Что такое служебная записка

Служебные записки — это внутренние документы организации, которые служат для обмена информацией внутри коллектива. На неформальном уровне они называются «служебками». Отличие служебных записок от писем, отправляемых сотрудниками организации вне пределов коллектива, например подрядчикам, состоит в том, что они не являются служебными записками.

Похоже, что это придуманное бюрократами изобретение, которое лишь отвлекает сотрудников от их работы. Ведь почему бы просто не передать информацию друг другу лично, посредством телефонных звонков или даже в рамках корпоративной переписки по электронной почте?

Это очень легко объяснить: независимо от каких-либо обстоятельств, служебная записка может иметь юридическую силу официального документа.

Во первых, в меморандуме зафиксирована информация, которую один работник передает другому.

Сотрудник передал руководству информацию о неисправности оборудования в официальной записке. Однако его начальник проигнорировал данное сообщение. Но вскоре на предприятии произошел пожар, вызванный именно этой неисправностью. Посредством служебной записки будет установлено, что сотрудник выполнил свои обязанности и заблаговременно сообщил об неисправности оборудования. Вместе с тем, начальник очевидным образом нарушил условия безопасности и, вероятно, будет привлечен к ответственности.

Дополнительно, в официальном документе обязательно наличие подписи, которая подтверждает авторство создателя и указание даты.

Какими бывают служебные записки

Существует определенное замешательство, так как на данный момент закон не содержит соответствующих норм. Давайте попытаемся разобраться в этом вопросе.

Какие требования к составлению служебных записок для территориальных управлений Минюста России были утверждены в приказе, зависят от каждой организации. Ведь именно они определяют классификацию, правила составления, формат и особенности таких записок.

Когда необходимо передать информацию от сотрудника одного отдела сотруднику другого отдела в рамках их рабочих обязанностей, составляются служебные записки. Вызвать такую необходимость может любая ситуация, требующая обмена информацией между различными подразделениями.

Чаще всего, в деловой переписке обычно используются:

представляют критические замечания (к примеру, после завершения события);

могут быть представлены предложениями, которые способствуют решению проблемных ситуаций

представляют отчет (например, о реализации поставленной задачи);

требуют предоставить сведения (например, в целях подготовки отчета);

передают информацию (например, реагируя на запрос);

подается запрос (к примеру, организации транспортного средства)

выносят заключение (например, основываясь на проведенном аудите);

выражают свою позицию (к примеру, по рассматриваемому вопросу);

предоставляют разъяснения (например, для иллюстрации сложностей).

Иногда работник сам выступает инициатором создания служебной записки, например, когда он хочет передать руководству какую-то важную информацию; иногда документ составляется по указанию руководителя, будь то устное или письменное. Иногда требования к составлению служебных записок фиксируются в местных правовых нормах.

Зачастую, заметки можно классифицировать как служебные, докладные, объяснительные или пояснительные. Их отличие заключается в следующем:

письмо «передвигается горизонтально» — от одного работника к другому без иерархической связи;

уведомление о том, что «происходит вертикальное передвижение», отправленное от нижестоящего сотрудника своему начальнику;

Описательный документ также происходит от подчиненного и отправляется руководителю, однако, содержит доклад о производственном противоречии, нарушении, опасном инциденте и так далее.

Пояснительная записка предназначена для объяснения содержания и деталей другого документа, такого как проект, и не имеет конкретного получателя.

Министерство транспорта Российской Федерации является примером организации, которая предоставляет только докладные и служебные записки.