В 2024 году все медицинские учреждения выдают электронные больничные листы. Инструкция для работодателей по работе с такими листами приведена в статье. Для работы с электронным больничным работодатель может использовать программы для ведения бухгалтерии или операторов электронного документооборота (ЭДО), а также скачать программу с сайта СФР. Узнайте, как перейти на электронные листы, получить, рассчитать и подписать их.
Подсказки для бухгалтеров в Системе Главбух
Оформление, расчет и оплата больничного Узнать подробности
Как заполнить бумажный больничный листок отдельным работникам Узнать подробности
Кому положено больничное пособие Узнать подробности
Процесс выдачи электронного больничного листа в 2024 году
С 2024 года больничные листы оформляются в электронном виде. Бумажные больничные листы выдают только сотрудникам, работающим с государственной тайной (ч. 3.2 ст. 59 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ, ч. 28 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, п. 1, 2, 16 Правил, утв. приказом Минздрава от 23.11.2021 № 1089н).
Электронные больничные листы выдаются всеми медицинскими учреждениями. Врач не заполняет бумажный лист, а вносит данные в электронную базу или медицинскую карту. Электронный листок нетрудоспособности формируется сотрудником медорганизации в ЕИИС «Соцстрах». Бумажные документы, включая распечатки больничного и талоны, больше не нужны.
Преимущества электронных больничных листов в том, что их нельзя потерять или повредить, что исключает необходимость в дубликатах. Сотрудники могут проверить информацию о своих электронных больничных листах и сумме пособия в личном кабинете на портале Госуслуг. Еще одно преимущество – электронный больничный нельзя подделать, так как СФР контролирует все действия с ним.
Чтобы экономить время на ответах сотрудникам, которые интересуются больничными по уходу за детьми, подготовьте ответы на самые частые вопросы. Приводим их ниже и рекомендуем раздать коллегам.
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Когда и кому оформляют ЭЛН
Любой сотрудник имеет право не выходить на работу по причине болезни или ухода в декретный отпуск. Для этого необходимо посетить врача и получить соответствующий документ. В данном случае это электронный больничный лист, который оформляет медицинский работник.
Этот документ полностью заменяет бумажную версию, но не имеет физической формы. Электронный больничный в 2024 году не выдается на руки работнику, а передается напрямую в СФР для оплаты. Тем не менее, заболевший может запросить бумажную выписку, если нужно предъявить ее работодателю.
Есть небольшая группа граждан, для которых больничный лист в электронном виде не оформляется. К ним относятся:
- Лица, чьи данные являются государственной тайной.
- Лица, находящиеся под государственной защитой.
Обычные работодатели редко сталкиваются с такими случаями, поэтому освобождают заболевшего сотрудника от работы на основании ЭЛН.
Помимо штатных сотрудников, заболеть могут также лица, работающие по гражданско-правовому договору. Они тоже имеют право на больничные выплаты, но на других условиях.
В этом случае работодатель также оплачивает первые три дня болезни, но при условии, что:
- Больничный открыт в период действия договора.
- За работника оплачены взносы на страхование по нетрудоспособности, беременности и родам за предыдущий год в размере полной годовой страховки. Сумма рассчитывается исходя из размера МРОТ, действующего в год уплаты взносов. За 2023 год размер стоимости страхового года составляет 5652,22 рублей.
Если за предыдущий год за работника, занятого по гражданско-правовому договору, не были оплачены страховые взносы, он не имеет права на получение выплат по ЭЛН.
Электронный больничный: где посмотреть
В связи с введением электронных листков нетрудоспособности работодатели и медицинские учреждения обязаны подключиться к электронному документообороту Социального фонда. Это позволяет:
- Медицинским учреждениям передавать сведения об открытии и закрытии электронного больничного напрямую в СФР.
- Работодателям получать информацию для оформления кадровых документов и расчета первых трех дней больничного.
После размещения медицинским учреждением нового ЭЛН в базе СФР сотрудник фонда извещает об этом работодателя, который затем предпринимает необходимые шаги для кадрового делопроизводства.
Но информация важна не только работодателям. Сами сотрудники могут посмотреть электронный больничный, посетив портал Госуслуг.
Для получения информации об ЭЛН нужно иметь учетную запись и знать номер больничного. Введя эти данные, можно увидеть документ.
Какие уведомления отправляет СФР
С момента открытия электронного больничного листа до момента полной оплаты по нему Социальный фонд отправляет несколько типов уведомлений:
В уведомлении указываются медучреждение, где открыт ЭЛН, ФИО врача, номер документа и срок, на который открыт больничный.
После получения документа работодатель оплачивает первые три дня, за исключением случаев, когда оплату полностью берет на себя СФР.
Работодатель взаимодействует с Социальным фондом через ЭДО, а сотрудник самостоятельно выбирает способ получения информации: через Госуслуги или личный кабинет СФР.
Обязанности работодателя по выплатам больничных
- Рассчитывать и оплачивать первые три дня больничного. Сюда теперь включены выплаты физическим лицам, работающим по договору ГПХ.
- Отправлять форму ЕФС-1 в Социальный фонд при приеме сотрудника или изменении персональных данных.
- Отвечать на запросы Социального фонда по расчету пособий и предоставлению недостающих сведений.
- Возмещать фонду излишне уплаченную сумму пособия, если ошибка произошла по вине работодателя.
Порядок начисления пособия по ЭЛН
Электронный больничный лист выдается при обращении в медицинское учреждение по одной из причин:
- Болезнь
- Травма
- Уход за больным ребенком
- Получение пособия по беременности и родам
Эти выплаты производятся проактивно, то есть, от сотрудника, которому открыт ЭЛН, не требуется заявление. Социальному фонду достаточно получения информации о больничном из базы фонда.
Процесс работы с электронным больничным листом
ЭЛН открывается в момент обращения заболевшего лица (либо по уходу за ребенком, либо для получения пособия). Если врач считает необходимым освободить пациента от работы, он заполняет ЭЛН, а медучреждение передает данные в базу СФР.
Далее происходит обмен информацией между работодателем и СФР. При закрытии больничного работодатель выплачивает первые три дня и отправляет сведения о стаже и заработке сотрудника.
Компания ООО «Лабиринт» получила уведомление от СФР о закрытии ЭЛН для Сафронова М.И., менеджера. ЭЛН был открыт 1 марта и закрыт 14 марта 2024 года. Работодатель должен оплатить первые три дня болезни. Для расчета берутся данные за 2022-2023 годы.
Доход Сафронова М.И. за два предыдущих года составил 730 000 руб. Бухгалтер произвел расчет:
730 000 / 730 = 1000 руб. * 3 дня больничного = 3 000 руб.
С этой суммы удержан НДФЛ в размере 390 руб. На руки выплачено 2 610 руб. (3 000 – 390).
Процесс работы с декретными выплатами
- Пособие полностью выплачивает СФР
- Сотрудница имеет право продолжить работу, несмотря на получение права на отдых.
Изменения в расчете электронного больничного в 2024 году
При расчете больничного пособия работодатель должен учитывать максимальный и минимальный размер пособия за годы, за которые берутся данные для расчета.
- Максимальная стоимость страхового года: за 2022 год – 1 032,0 тыс. руб., за 2023 год – 1 917,0 тыс. руб.
- Минимальная сумма выплаты рассчитывается, исходя из МРОТ, действующего на момент оформления больничного. В 2024 году этот размер составил 19 242 рубля.
Бухгалтер ООО «Лабиринт» получил уведомление о закрытии больничного для Петрова П.Ю. Листок временной нетрудоспособности был выдан с 3 по 9 марта.
Первые три дня болезни оплачивает работодатель. За 2022-2023 годы общий доход, учитываемый для расчета ЭЛН, составил 320 200 рублей.
Этой суммы недостаточно для корректного расчета пособия. Полученную величину необходимо сравнить с рассчитанной, исходя из МРОТ.
Расчет: 19 242 * 24/730 = 632,61 руб. Эта сумма больше рассчитанной из фактического заработка Петрова П.Ю., поэтому необходимо доплатить до МРОТ.
Размер больничного пособия Петрова составит: 632,61 * 3 = 1 897,83 руб. С этой суммы нужно удержать НДФЛ, оставшуюся часть выплатить Петрову П.Ю.
Контроль Социального фонда за выплатами по электронным больничным
Контроль за достоверностью сведений о больничных выплатах осуществляет Социальный фонд. Если сотруднику выплачена сумма меньше положенной по закону, нарушаются его гражданские права.
При переплате из государственных средств выплачивается больше, чем положено. В обоих случаях ответственность несет лицо, ставшее причиной переплаты или недоплаты. Это может быть сотрудник фонда, но чаще всего ответственность ложится на работодателя. Если он виновен в неверном расчете, то его ждет штраф:
- За отказ в предоставлении сведений – 200 руб. за каждый не предоставленный документ
- За передачу недостоверных данных – до 20% от суммы, но не менее 1 000 руб.
- За задержку в предоставлении сведений – 5 000 руб.
Работа с ЭЛН осуществляется через ЭДО, поэтому все ответы на запросы должны быть отправлены в электронном виде.
Бухгалтерские проводки при оплате больничного
Этот материал охраняется авторским правом, его перепечатка в СМИ и на информационных порталах запрещена. Редакция сайта «Бухгуру» внимательно следит за случаями несанкционированного использования контента.