Информационные письма занимают значительное место в деловой переписке современных организаций. Для эффективного их использования важно понимать их назначение и разбираться в разновидностях. Ниже рассмотрены основные типы информационных писем, а также цели и особенности их составления.
Особенности составления
Для составления информационного письма можно использовать готовый бланк или написать документ от руки. В последнем случае в верхнем левом углу указываются контактные данные организации-отправителя: название компании, адрес, электронная почта, контактный телефон. Письмо обязательно должно содержать дату и номер документа. Если письмо является ответом, в нем указываются номер и дата входящего документа, на который дается ответ.
После указания данных отправителя прописываются данные получателя, включая полное название предприятия и его адрес. Если письмо адресовано конкретному сотруднику, указываются его фамилия, инициалы и должность. Наиболее удобным и быстрым способом оформления информационного письма является использование готового бланка, особенно если такие письма составляются регулярно.
Информационное письмо: образец и рекомендации
Информационное письмо, как правило, составляется по единой структуре. Сначала определяется адресат, затем указывается название и основной текст документа. Существует множество разновидностей информационных писем. Примеры и правила их составления можно найти в данной статье.
Скачать образец информационного письма можно в конце статьи.
Ведущий специалист по кадрам, юрист-консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта
Ранее мы рассматривали 5 примеров деловых писем. Рекомендуем ознакомиться с ними по этой ссылке.
Типы информационных писем: 5 готовых примеров
Существует множество типов информационных писем. Их основная задача – информировать получателя, что может включать выполнение различных задач: уведомление, заявление, подтверждение намерений, рекламное сообщение и многое другое.
Уведомление (извещение)
Основная цель – уведомить клиентов, партнеров, сотрудников филиалов и других подразделений о важных событиях в компании, которые произойдут в ближайшее время:
- смена директора, главного бухгалтера и других сотрудников;
- изменение реквизитов;
- смена юридического или фактического адреса;
- подготовка к проведению инвентаризации;
- изменение графика работы, сокращение рабочих часов и т.п.
Также можно сообщить о неформальных событиях, таких как подготовка к корпоративу, празднование юбилея компании, выставке и т.п.
Подтверждение намерений
Данное письмо может послужить информационным поводом для напоминания о себе или подтверждения намерений в ответ на запрос. Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но по различным причинам переговоры периодически прерывались. Со временем руководство решило, что сделка действительно выгодна, поэтому можно направить письмо с подтверждением намерений партнера.
Разъяснение
Подобные письма часто направляются государственными органами, такими как ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и другие. Компании могут составить аналогичные письма, используя их как образец. Основная цель текста – детально объяснить свою позицию при возникновении разногласий или для их предотвращения.
Напоминание
В таком письме одна сторона предупреждает другую о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.д. Часто это последнее предупреждение перед обращением в суд – соответствующее предупреждение также может быть включено в текст письма.
Рекламное письмо (коммерческое предложение)
При создании коммерческих предложений допустим и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления. Главная задача такого документа – привлечь внимание получателя и вызвать у него интерес к товару или услуге, т.е. заинтересовать его и побудить к контакту. Ошибочно считать, что коммерческое предложение сразу продаст товар. Его основная цель – организовать встречу или телефонный звонок.
Что такое информационное письмо и как его использовать в маркетинге
Информационное письмо – это бизнес-инструмент, который используют компании любого масштаба для взаимодействия с клиентами, партнерами и другими участниками коммерческой деятельности. В этой статье мы расскажем о видах информационных писем и о том, как их писать и оформлять.
Calltouch
Привлекайте, конвертируйте
и анализируйте ваших клиентов
Платформа омниканального маркетинга
Письмо-уведомление
Главная цель такого письма – уведомить клиентов, партнеров и сотрудников о значимых событиях, которые произойдут в компании в ближайшее время. Например, о смене реквизитов или адреса, изменениях в рабочем графике, повышении сотрудников.
Письмо-напоминание
Письмо-напоминание используется для напоминания второй стороне о моментах сотрудничества с компанией. Пример такого письма: предупреждение партнера о завершении сроков проекта или необходимости полной оплаты по договору.
Письмо-подтверждение
Такое письмо служит для подтверждения намерений компании в ответ на запрос. Например, его используют после переговоров о поставках для подтверждения серьезности намерений одной из сторон.
Письмо-заявление
Эти письма отправляются для объяснения адресату причин определенного события, в котором он прямо или косвенно участвует. Пример – информационное письмо в форме заявления при расторжении договора.
Рекламно-информационное письмо
Маркетологи активно используют эту разновидность информационных писем. По структуре оно напоминает коммерческое предложение и включает информацию о товарах или услугах, условиях сотрудничества, контактные данные компании. В таких письмах нет призыва к конкретному действию.
Информационные письма в email-маркетинге
Информационные письма в email-маркетинге – это контентные рассылки с полезной информацией. Они помогают:
- привлечь и удержать внимание клиента;
- подтвердить статус эксперта;
- напомнить о продукте или компании;
- привлечь трафик на сайт.
Привлечь пользователя на сайт — лишь начало. Важно повысить его лояльность и побудить к совершению целевого действия. Для этого разработайте привлекательный дизайн, обеспечьте удобную навигацию и используйте виджеты Calltouch для сбора заявок и быстрой связи с клиентами.
Увеличьте конверсию сайта на 30%
Бизнес может взаимодействовать с клиентами через стратегию email-маркетинга или отправлять информационные письма вместе с промо-рассылками.
Что такое виджеты простыми словами, зачем они нужны, виды и функции виджетов на телефоне и сайте
Что такое виджеты простыми словами, зачем они нужны, виды и функции виджетов на телефоне и сайте
Пишем вводную часть
- Начните свое письмо с указания своей должности, ученого звания или роли и объяснения причины, по которой вы пишете. Обычно в письме не указывают свое имя, так как оно будет обозначено ниже, в качестве подписи.
- Переходите к самой сути: «Сегодня я пишу вам, чтобы узнать о вакансии финансового контролера» или «Я пишу, чтобы раскрыть характеристики нового продукта, недавно представленного нашей компанией» – это отличные примеры эффективного начала письма.
- Одна из распространенных ошибок – избегать сокращений до такой степени, что письмо напоминает перевод. Используйте сокращения, чтобы письмо выглядело разговорным, но профессиональным. Пусть ваше письмо представляет вас.
- Не пытайтесь показать свой ум, заменяя обычные слова книжными и энциклопедическими. Это не диссертация, а информационное письмо. Используйте уместные слова и четко выражайте свою мысль.
- Если у вас есть какая-либо связь с сотрудником компании или вас порекомендовали подать заявление, или если вы знакомы с человеком, который ранее получил грант от вашего учреждения, лучше упомянуть об этом в начале письма. Это может помочь адресату вспомнить вас или выделиться среди других кандидатов.
Пишем основную часть письма
- Описывайте конкретный опыт в сфере или отрасли, в которую вы стремитесь попасть. Информационное письмо должно сосредотачиваться на конкретной профессиональной сфере или отрасли. Полезно включить перечень конкретных умений и навыков для достижения результата. [1] X Источник информации
- Желание получить работу – это не то же самое, что обладание необходимыми качествами. Если во вступлении вы подчеркнете свою заинтересованность в собеседовании, потому что подходите для должности, не нужно многократно повторять одно и то же. Фразы о том, что вы «очень нуждаетесь в этой работе», не делают вас более привлекательным кандидатом.
- Сосредоточьте информационное письмо на работе определенного уровня. Вам не обязательно прямо упоминать тип задания или должность, но важно помнить, к какому результату вы стремитесь, чтобы письмо соответствовало цели.
Не включайте в письмо информацию, уже указанную в резюме. Перечисление ученых степеней, наград и связей – не лучшая идея для информационного письма. Повторение информации из резюме – лишняя трата пространства. Письмо должно «продать» вас и сделать первый шаг в деловых отношениях.
- В конце письма, перед тем как попрощаться, полезно будет еще раз кратко изложить главную мысль, выражая свои пожелания в прямой форме.
Проверьте и улучшите письмо
- Проверка включает не только исправление опечаток и ошибок в правописании. Осмотрите ваше письмо свежим взглядом, убедитесь, что все существительные и глаголы согласованы, что ваши идеи правильно донесены и что письмо достигнет своей цели.
- Когда вы довольны качеством и содержанием письма, приступайте к окончательной вычитке, исправляя любые «последние огрехи» – опечатки, ошибки в правописании и форматирование.
Пусть письмо будет кратким и по делу. В идеале, информационные письма не должны превышать одну страницу или 300-400 слов. Вероятно, ваш адресат имеет дело с большим объемом корреспонденции, и вряд ли ему захочется читать длинное и многословное письмо. Чтобы ваше письмо не оказалось в мусорной корзине, важно ограничиться необходимой информацией. Сосредоточьтесь на самом главном. [2] X Источник информации
- При необходимости приложите резюме после информационного письма. Информационное письмо должно быть первым документом в комплекте заявления.
- Обязательно укажите актуальные контактные данные. В завершение редактирования письма не забудьте включить всю важную контактную информацию, обычно размещаемую в верхнем правом углу письма. Укажите ваш адрес электронной почты, номер телефона и другие важные контактные данные.
Рассмотрите возможность добавить постскриптум. Некоторые преподаватели и специалисты по деловой коммуникации советуют включать наиболее важную и срочную информацию в постскриптум (P.S.). Это часто эффективно, так как многие люди обращают внимание на эту часть письма. Включение важной информации в постскриптум может быть более действенным, чем в основной части письма. Хотя постскриптум может показаться необычным, он часто помогает выделить ключевую информацию и сделать ваше письмо запоминающимся.