Главный бухгалтер первичных финансовых операций. Опыт работы в бухгалтерии составляет 4 года. Рекомендует применение услуг аутсорсинга для бухгалтерии и кадрового учета, помощником которого является Главбух Ассистент.

Возможно, организация, занимающаяся продажей товаров, работ и услуг, может упростить процесс документооборота, объединив два документа — счет-фактуру и передаточный акт — в один универсальный передаточный документ, или УПД. В этой статье мы расскажем о том, как правильно заполнять УПД и в каких случаях его следует использовать.

Универсальный счет-фактура (УСФ) — это документ, который объединяет элементы товарной накладной и акта о приеме-сдаче объектов. С помощью УСФ организация имеет возможность осуществлять учет расходов по налогу на прибыль и претендовать на налоговый вычет по НДС. Процесс составления и применения универсального передаточного документа был подробно разъяснен в письме федеральной налоговой службы от 21 октября 2013 года под номером ММВ-20-3/9. Стоит отметить, что форма УСФ не является единой и реквизиты документа могут быть дополнены, например, добавлены специальные условия сделки. Утверждение формы УСФ на предприятии осуществляется руководителем. Документ можно составлять как в электронном виде, так и на бумажном носителе.

Кто и когда может применять

Упрощенные формы отчетности (УПД) доступны для использования всеми организациями и предпринимателями, включая тех, кто не обязан уплачивать налог на добавленную стоимость (НДС). Например, некоторые компании перешли на специальный режим и выбрали УПД в качестве основного документа для подтверждения своих расходов. Это позволяет избежать необходимости заполнения определенных полей в документе.

пункт 7 «Тариф налогов»

пункт 8 «Стоимость налога, выставленная клиенту»

Универсальным передаточно-документальным средством возможно оформление отгрузки товаров, выполнение работ, оказание услуг и передача имущественных прав. Это средство можно применять при комиссионной торговле, чтобы осуществлять отгрузку товара и оформлять продажу.

УПД, в частности, нецелесообразно использовать для корректировки недочетов в первичных бумагах, вроде счетов-фактур. УПД составляются либо в тот же день, когда произошла продажа, либо наследующий день после отправки товара.

Как заполнить универсальный передаточный документ

Указ. При решении организации использовать УПД, требуется определить статус документа. Если УПД выписывается вместо счет-фактуры и первичного документа, статус документа присваивается ему 1. Для УПД заполняются все обязательные реквизиты, как для счет-фактуры, так и для первичных документов.

Если намереваются использовать универсальный передаточный документ только в качестве первичного документа, ему присваивается статус 2. Строки, заполняемые для счет-фактуры, можно оставлять пустыми или ставить прочерки. Упрощенцы обычно применяют УПД со статусом 2, поскольку они не подлежат уплате НДС.

При заполнении реквизитов на бланке счет-фактуры необходимо руководствоваться соответствующими правилами, а при внесении информации, повторяющейся в товарной накладной, следует придерживаться правил оформления накладных.

ресурсы компании без ущемления интересов персонала

Как избежать присутствия в негативном списке работодателей в 2025 году?

Существуют надежные способы, которыми компании и индивидуальные предприниматели могут безопасно осуществлять переводы денежных средств физическим лицам.

2024 году поджидает ООО и ИП список рискованных действий.

Как реагировать на запрос налоговой о предоставлении документов, не разглашая лишней информации.

Подписывать и штамповать. В отличие от счета-фактуры на УПД требуется указать реквизит «М. П.», но применение штампа не является обязательным. Даже если документ не будет иметь штампа, покупатель все равно может использовать УПД для вычета по НДС и подтверждения расходов на прибыль.

Соглашение о передаче универсального передаточного документа (УПД) между продавцом и покупателем обычно оформляется путем их совместной подписи.

На десятом месте указано «Товар (груз) был передан/предоставлен, результаты выполненных работ, права переданы».

Подпись сотрудника, обязанным выполнять отгрузку товара, или уполномоченного представителя, производится с указанием фамилии и инициалов.

Если данный работник авторизуется для подписания счет-фактуры от имени руководителя или главного бухгалтера, в таком случае он указывает информацию о своей должности, фамилии, имени и отчестве без собственной подписи.

Раздел 13 «Лицо, ответственное за правильность представления информации о деловой деятельности»

Цельный трудник, занимающийся точным оформлением сделки, оперирующий с аспектами продавца, ставит свою автографическую подпись, подписываясь своей фамилией и инициалами.

В случае, если сотрудник уже оставил свою подпись от имени руководителя, главного бухгалтера или по фразе «Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал», нет необходимости повторять подпись, достаточно указать только информацию о должности, фамилии и инициалах.

Если на правильность оформления операции несет ответственность несколько лиц, то в универсальном передаточном документе (УПД) добавляется дополнительная строка для указания должности, ФИО и подписи второго ответственного лица.

На 15-й строке записано, что товар (груз) был получен или услуги, результаты работ были доставлены, а также права были приняты.

Человек, который принимает товары или имеет полномочия принимать услуги, выполненные работы или передаваемые имущество от лица покупателя или заказчика, подписывает соответствующие документы, указывая свою фамилию и инициалы.

Для того чтобы полномочный работник имел возможность подписывать унифицированные платежные документы (УПД) вместо руководителя и главного бухгалтера, руководитель издаёт указ о предоставлении права подписи в произвольной форме. В данном указе указывается определенный период времени, в рамках которого работник имеет право на осуществление подписи.

На УПД заносят только оригинальную подпись, применение факсимиле невозможно. Если в документообороте оказался УПД с факсимильной подписью, организация не может учесть НДС в качестве вычета. Организация, которая ведет электронный документооборот, должна подписывать УПД электронной подписью. Чтобы не попасть в сложную ситуацию с подписью УПД и возможностью вычета НДС, рекомендуется передать бухгалтерию на аутсорс и снизить расходы на штатного сотрудника. Сравните, насколько это сейчас выгодно.

Дата составления УПД в строке 1 носит название «Счет-фактура».

в пункте 11 «Дата отправки, передачи (передачи)» — дата осуществления хозяйственной операции, такая как дата передачи товаров от продавца к покупателю;

В разделе 16 «Дата получения (приемки)» следует указать дату, когда принимающая сторона подтвердила, что все условия договора выполнены, например, дата, когда покупатель получил товары или дата, когда заказчик подписал акт приемки-передачи завершенных работ.

Как осуществлять регистрацию, вносить изменения и обеспечивать сохранность документации.

Исправление опечаток зависит от текущего статуса документа. Если была допущена ошибка в УПД, имеющем статус 1, и при этом нельзя принять НДС для вычета, тогда необходимо составить новый документ исправленного вида. В строке (1а) нужно указать порядковый номер и дату исправления. В новом УПД следует проставить статус 1 и составить документ в соответствии с требованиями по исправлению счета-фактуры.

Статус УПД — 2. В случае использования УПД в качестве первичного документа, следует выделить ошибку, перечеркнуть ее и внести исправленный текст сверху. Или можно составить новый УПД с правильными данными.

В случае, когда все необходимые данные счета-фактуры заполнены, продавец должен зарегистрировать УПД в книге продаж за соответствующий квартал, независимо от его статуса. Если УПД используется вместо счета-фактуры, то его номер можно присвоить в хронологическом порядке, который используется для обычных счетов-фактур.

При регистрации УПД у покупателя в книге покупок необходимо соблюдать хронологический порядок. Однако, в случае если в УПД не заполнены обязательные реквизиты счета-фактуры, они не могут быть занесены в книгу покупок.

Хранение УПД требуется на протяжении 4-х лет, так как данный инструмент играет важную роль в процессе начисления налогов. Срок четырех лет подсчитывается с момента окончания отчетного периода, когда документ использовался в последний раз для расчета и уплаты налогов, а также для составления отчетности. По истечении этого периода УПД должен быть утилизирован.

Пример заполнения УПД со статусом 1

Организация «Аргамак К» и компания «Восход» заключили соглашение на поставку партии шоколадных конфет объемом 800 упаковок. Стоимость данной партии составляет 1 200 000 рублей, включая НДС в размере 200 000 рублей. Согласно политике учета, «Аргамак К» оформляет документы, связанные с реализацией товаров, с помощью универсального передаточного документа.

В течение дня 31 октября 2019 года клиент получил товар, который был доставлен ему. В этот же день бухгалтер ООО «Аргамак К» составил Универсальный передаточный документ с номером 144 и зарегистрировал его в книге продаж за третий квартал 2019 года. В графе 3 «Номер и дата счета-фактуры от продавца» бухгалтер указал номер 144 и дату 31 октября 2019 года.

Учетная служба компании ООО «Восход» провела приемку и учет поступления конфет 31 октября 2019 года и занесла соответствующую информацию в книгу покупок. В таблице 3 «Номер и дата счета-фактуры от продавца» и в поле 8 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг, имущественных прав)» была указана дата 31 октября 2019 года.

Можно ли применять УПД при отгрузке товаров на экспорт

Да, это возможно, однако не с целью подтвердить экспорт товаров за пределы России.

Законодательские нормы не ограничивают сферу применения УПД, что позволяет использовать их при оформлении экспортных операций. Однако, необходимо обязательно указывать в УПД все требуемые для первичных документов данные в соответствии с пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (подтверждено письмом ФНС от 06.07.2016 № ЕД-4-15/12070).

Однако УПД не официально подтверждает вывоз товаров за пределы территории России. Иными словами, его использование в качестве транспортного или товаросопроводительного документа недопустимо. Однако, с помощью УПД со статусом 1 можно правомерно подтвердить информацию, указанную в Заявлении о ввозе товаров, если такие товары перемещаются с территории России на территорию другого государства, являющегося членом Евразийского экономического союза (письмо Федеральной налоговой службы России от 04.04.2016 года № ЕД-4-15/5702).

Универсальный передаточный документ

Универсальный передаточный документ

Отмена использования обязательных стандартных бланков первичных документов в 2013 году позволила организациям значительно сократить объем документооборота. Примером успешной оптимизации является объединение налогового счета-фактуры и бухгалтерского отгрузочного документа в одной форме. В результате такого объединения был создан универсальный документ для передачи информации.

Образец и пример

позволяет смотреть контент через интернет без необходимости скачивания файла на устройство.

Бесплатное скачивание

Безопасно

Документы, которые заменил новый бланк

Ранее, для правильного оформления передаточных документов, требовались товарная накладная, товарная часть товарно-транспортной накладной и передаточный акт, заполняемые по определенным образцам. Но сейчас эти бланки потеряли свою значимость и больше не обязательны. Впрочем, по желанию, организации все еще могут их использовать. Каждая компания должна самостоятельно определить, какие документы следует использовать в своей работе и закрепить это в своей учетной политике.

В каких случаях используется документ

Случаи, вызывающие необходимость оформления универсального передаточного документа, включают следующие ситуации:

отправка разнообразных товаров, материалов и оборудования в пункты назначения.

деятельность, осуществляемая посредником

процесс передачи и получения завершенных проектов и оказанных услуг

Передача определенных форм прав в области собственности.

При правильном и грамотном заполнении формы, документ является доказательством законного совершения сделки и принимается в качестве первичного документа бухгалтерского учета, подтверждающего факт получения работ, услуг, товаров и материалов. Он также является основанием для получения вычета НДС.

Правила составления универсального передаточного документа

Несмотря на то, что данная форма закреплена в законе, ее использование не является обязательным. В некоторых случаях, как уже упоминалось ранее, ее можно заменить другими документами или изменить в соответствии с потребностями организации. Однако следует отметить, что в документе должны присутствовать определенные обязательные данные:

Оригинальное название текста

Временная метка создания,

это название организации, где он оформляется,

означает, что действие, которое он подразумевает,

связанных с продукцией или предоставлением услуг, может быть различной в зависимости от различных факторов. Она зависит от себестоимости производства товаров или услуг, уровня конкуренции на рынке, предложения и спроса, а также от других экономических и социальных условий. Поэтому, при определении цены товара или услуги, необходимо учитывать все эти факторы и принимать во внимание их влияние на конечную стоимость. Более того, цена может меняться в течение времени в связи с изменением условий рынка, инфляцией, колебаниями валютных курсов и другими факторами, поэтому важно постоянно отслеживать и анализировать их изменения, чтобы адаптировать цены к новым условиям и оставаться конкурентоспособными.

их число,

информация о руководящих кадрах (с упоминанием занимаемых должностей, фамилий и имен отчественных)

описания с подписями.

Если изменения и редактировка документа выполняются внутри организации, нельзя исключать упомянутую информацию из бланка. В противном случае, универсальный передаточный документ не будет признаваться законным основанием для бухгалтерских записей, учета операций и товарно-материальных ценностей, а также для возмещения НДС.

Образец заполнения универсального передаточного документа

В левом верхнем углу бланка находится специальное поле, которое называется «окном» и предназначено для указания статуса документа, то есть его текущего состояния. Здесь существует два возможных варианта:

Если передаточный документ заменяет налоговый счет-фактуру и бухгалтерский передаточный акт, то к этому документу следует прикрепить единичку.

Если чек-бланк применяется исключительно в качестве первичного документа передачи информации, тогда можно говорить о его использовании только в том случае, если имеется парный экземпляр.

Важно отметить, что представленные два выбора указывают на возможность использования документа компаниями, которые применяют НДС в своей деятельности, либо освобождены от этой обязанности.

Дальнейшее заполнение раздела документа зависит от того, какой конкретный символ был указан в первой графе. Рассмотрим ситуацию, где установлена цифра один (это означает, что организация применяет НДС).

В начале процесса добавляются следующие сведения в документ:

его идентификационный код (в соответствии с системой внутреннего документооборота компании),

Сведения о дне (соответствующем действительному настоящему времени).

Дополнительной информации в строку ниже (об исправлении) в настоящее время не требуется, информация будет внесена по мере необходимости.

Последующие сведения о продавце и покупателе требуется внести в предоставленное поле.

полная наименование юридического лица

где он живет

ИНН,

В соответствии с учредительными документами компании, требуется предоставить информацию о Контрольно-пропускном пункте (КПП) с точно такими же данными.

В случае упоминания о индивидуальном предпринимателе, необходимо указать его полное имя, а также адрес регистрации, соответствующий его месту жительства.

Необходимо указать в документе номер и дату платежа, а также название и код валюты, используемой для расчетов, в соответствии с установленной классификацией.

Второй раздел пустого бланка содержит таблицу, где представлена информация о товарах, материалах, работах, услугах и соответствующих им документах в упорядоченном виде.

Здесь требуется указать:

Смените их названия, измените их названия, переименуйте их, поменяйте названия объектов.

информация о мере измерения (штук, объёма, расстояния)

классификатор единиц измерения в России, известный как ОКЕИ, содержит уникальный код для нее.

Далее, последовательно вносятся в таблицу следующие индикаторы:

суммарное число

цена за каждую отдельную единицу товара без учета налога на добавленную стоимость

итоговая цена за каждый пункт, не включая налог на добавленную стоимость

налог, который взимается с определенных товаров или услуг, может быть изменена или увеличена в случае необходимости.

ставка налога на добавленную стоимость.

В следующих пунктах приведены информационные данные:

сумма налогового платежа в соответствии с каждым конкретным наименованием

включая налог, и общая сумма всех расходов, включая налоги,

материалы и культура, связанные с уникальностью этой страны

ее код по ОКСМ (Общероссийской системе классификации стран мира),

Индекс таможенной декларации, предназначенный исключительно для импортированных товаров.

В пункте «Основание для передачи и приема» необходимо указать следующую информацию:

где содержится информация о соответствующем контракте или договоре с указанием его числа и даты.

Информация о перевозке и грузе в данном случае представлена через предоставление справки о перевозке или другого документа, подтверждающего данные.

Если предоставления документации не имеется, можно занести информацию о характеристиках груза (объем, вес, способ упаковки и прочее).

В заключительной части оформления документа необходимо осуществить подписание его всеми заинтересованными участниками. В специально отведенных для этого местах на бланке должны быть поставлены подписи:

люди, ответственные за перемещение и хранение товаров и материалов, а также принимающие в свою заботу ценности, которые являются предметами торговли и имеют определенную стоимость.

Сотрудники бухгалтерии, которые несут ответственность за оформление документа и его регистрацию.

В этом разделе «Прочая информация» получатель товаров, работ или услуг должен указать, что у него нет никаких претензий к ним.