Служебная записка на изменение штатного расписания – это документ, с которым сотрудник организации может обратиться к руководителю с предложением о внесении изменений в существующее штатное расписание. Сегодня рассмотрим, что такое штатное расписание, зачем оно нужно, и в каких ситуациях в него вносят изменения.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Процесс внесения изменений
Поскольку штатное расписание – это кадровый документ, проект изменений подготавливает и корректирует начальник кадровой службы. Обычно инициатива о необходимости изменений исходит от начальника одного из отделов. Если для нормального функционирования требуется больше сотрудников, изменения в штатное расписание неизбежны. Этой задачей занимается кадровая служба.
Директор получает уже готовый проект изменений, изучает его и вносит свои поправки. Как только проект утвержден, руководитель издает приказ о внесении изменений, и документ утверждается на локальном уровне.
Инструкция по составлению записки
Служебная записка должна составляться в свободной форме по правилам делового документооборота. Исполнителю необходимо соблюдать деловой стиль общения, а также помнить о правилах пунктуации и орфографии. Поскольку документ будет передан директору, он должен быть оформлен согласно всем требованиям.
Важный момент – структура служебной записки. Она состоит из шапки, основного содержательного блока, даты составления и подписи заявителя.
Шапка – первый структурный элемент, которому нужно уделить внимание. В верхней части документа указываем, кому и от кого он подается. Для этого прописываем ФИО руководителя, его должность (директор, генеральный директор), а также полное название компании. Затем указываем ФИО заявителя и его должность по текущему штатному расписанию.
Следующий элемент – основная часть. Здесь мы обращаемся к директору, излагаем инициативу по внесению изменений в штатное расписание, мотивируем свой запрос. Начальник не обязан удовлетворять запрос, но грамотно обоснованная позиция может привести к положительному результату.
В конце документа исполнитель ставит дату составления, заверяет его своей подписью. В таком виде записка готова к передаче на рассмотрение.
Штатное расписание на 2024 год: оформление по правилам
В заголовочной части штатного расписания необходимо указать:
- полное наименование организации;
- код по ОКПО;
- номер документа;
- дату составления и утверждения руководителем;
- реквизиты приказа об утверждении документа.
Порядок формирования штатного расписания законодательно не установлен. Можно составить документ один раз, а затем вносить в него необходимые изменения. Допускается утверждение штатного расписания ежегодно, но такой подход не всегда рационален. Если в течение года штат сотрудников не изменился, новые подразделения не созданы и существующие не ликвидированы, нет необходимости менять штатное расписание. Обязательные изменения вносятся при индексации должностных окладов.
Штатное расписание утверждается приказом руководителя, который подписывается им самим, главным бухгалтером и ответственным сотрудником кадровой службы. Все необходимые изменения также вносятся приказом руководителя. Работодатель не обязан знакомить работников с внутренним локальным нормативным актом, регулирующим распределение труда в организации, если только это не оговорено Коллективным договором.
Избегайте этих ошибок в зарплатах, обновляя штатное расписание на 2024 год
Узнайте об ошибках в штатном расписании, касающихся выплат сотрудникам — надбавок, доплат и премий. Читайте рекомендации Роструда. Одной из них поможет реже пересматривать штатное расписание из-за изменений в выплатах.
Скачайте образцы документов, необходимых в работе бухгалтера
Как правильно заполнить графы штатного расписания
Новые требования к кадровым специалистам и дополнительные обязанности
В 2023-2024 годах в работе специалистов появились новые требования по отчетности, медосмотрам, воинскому учету и оформлению льгот для сотрудников, воспитывающих детей-инвалидов.
В табличной части формы Т-3 содержится 10 граф, в которых указываются:
- Наименование и код структурного подразделения – гр.1-2.
- Наименование должности, специальности, профессии, разряд, класс, квалификация – гр.3.
- Количество штатных единиц – гр.4.
- Тарифная ставка (оклад) – гр.5.
- Надбавки – гр.6-8.
- Оплата в месяц – гр.9.
- Примечания – гр.10.
В графах 1-2 указываются наименования административных подразделений, отделов, отделений, цехов, служб, обособленных подразделений, филиалов и представительств. Если в организации выполняются работы с вредными или опасными условиями труда, при указании названий подразделений нужно пользоваться действующими классификаторами вредных производств. Коды подразделениям присваиваются самостоятельно субъектом учета.
Если сотрудники заняты на работах, которые предусматривают предоставление законодательно установленных льгот, при заполнении графы 3 работодатель должен вносить наименование их должностей или профессий в соответствии с квалификационными справочниками или профессиональными стандартами. К отражению в штатном расписании прочих должностей и профессий такие требования не предъявляются.
В графе 4 следует указывать количество штатных единиц, необходимое для нормального функционирования организации. Этот показатель определяется руководителями подразделений, сотрудниками кадровых служб и утверждается руководством.
В графах 5, 6, 7, 8 указываются размеры должностных окладов, тарифных ставок и надбавок, если они устанавливаются в твердых суммах. Если для определенных профессий предусмотрена сдельная оплата, а надбавки рассчитываются в процентах от оклада, зависят от стажа или других факторов, графы 5-8 не заполняются. В штатном расписании следует указать документы (например, Положение об оплате труда), на основании которых начисляется зарплата.
Если графы 5-8 заполнены, показатель в графе 9 рассчитывается по формуле: (гр.5 + гр.6 + гр.7 + гр.8) × гр.4. Полученная сумма равна месячному фонду оплаты труда по определенной должности.
В форме Т-3 не предусмотрены графы для указания ФИО сотрудников, занимающих указанные должности. Пофамильный учет ведет кадровая служба, заполняя штатную расстановку или другие учетные регистры. Сопоставляя эти учетные данные со штатным расписанием, можно определить перечень вакансий.
Новые статьи в журнале «Зарплата в учреждении»:
Изменение штатного расписания: основания и порядок действий
Кадровые изменения — это обычное явление на современных предприятиях, даже самых стабильных. В течение года могут несколько раз происходить изменения штатного расписания, и каждое из них должно быть правильно оформлено. Рассмотрим причины, основания и порядок работы с изменениями в штатном расписании.
- в каких случаях вносятся изменения в штатное расписание;
- порядок действий для различных ситуаций.
Добавление штатных единиц
Иногда компания нанимает специалиста на должность, которая не предусмотрена штатным расписанием. Например, раньше не было SMM-менеджера, но теперь, учитывая бизнес-реалии, он понадобился. Это одно из самых простых изменений. Нужно издать приказ об изменениях в штатном расписании, где указать название новой должности, количество ставок для нее, оклад или ставку.
Важно: используйте названия должностей из ЕКС, ЕТКС, списков для льготных пенсий или профессиональных стандартов, если работа связана с компенсациями, льготами или если для выполнения этих функций закон установил ограничения. Иностранные слова и буквы нежелательно использовать, так как в трудовую книжку записи вносятся на русском языке. Иностранные слова следует использовать в русской транскрипции, например, эйчар-директор. Не сокращайте названия должностей и не используйте аббревиатуры, например, руководитель АХО, так как это может привести к штрафам.
Изменение должности в штатном расписании – порядок действий
Причины могут быть различными: от желания руководства идти в ногу со временем до необходимости привести названия в соответствие с утвержденными перечнями для получения трудовых льгот. Важно, чтобы при этом не менялась служебная функция. В противном случае потребуется полноценный перевод на новую должность, а не просто изменение названия в штатном расписании.
Если функция сохраняется, нужно будет менять трудовой договор и личную карточку. Порядок действий следующий:
- уведомите сотрудника о новом названии должности и получите письменное согласие (за 2 месяца до изменений);
- издайте приказ об изменении должности в штатном расписании;
- оформите дополнительное соглашение к трудовому договору;
- сделайте соответствующую запись в трудовой книжке, если для работника все еще ведется бумажный вариант.
Когда стоит обновить штатное расписание и как это сделать, чтобы не нарушить закон
Аннулирование вакантных должностей
Еще один несложный вариант. С работниками ничего согласовывать не нужно, так как место вакантно. Просто издайте приказ об изменении штатного расписания в связи с сокращением должности. Если предстоит масштабное сокращение, лучше убрать вакансии до начала этой процедуры, чтобы сэкономить время и усилия.
- Штатное расписание на 2021 год: образец
- Норма рабочего времени на 2021 год
Изменение штатного расписания в связи с сокращением
Сокращение штата — это сложная многоэтапная кадровая процедура, включающая изменения в штатном расписании. Сначала нужно вывести из ШР вакантные должности, затем выполнить следующие шаги:
- направить персональные уведомления каждому работнику, попадающему под сокращение (под роспись, минимум за 2 месяца);
- издать приказ о выведении из ШР сокращаемых должностей (также заранее, за 2 месяца);
- проводить сокращение в соответствии с законом.
Изменение оклада в штатном расписании
Условия оплаты труда являются важной частью трудового договора, и изменение оклада возможно лишь при наличии письменного согласия работника, даже если оклад увеличивается. Часто изменения связаны с изменением минимальной оплаты труда, которую регулярно устанавливает правительство. Работодателям необходимо следить за тем, чтобы зарплата работников не опускалась ниже установленного законом минимума.
Независимо от причины изменения окладов, процедура одинакова:
- Заранее получите письменное согласие работника на новые условия оплаты, минимум за 2 месяца.
- Издайте приказ о внесении изменений в оклад.
- Оформите дополнительное соглашение к трудовому договору.
Если работник отказывается согласиться с новыми условиями оплаты, следует действовать в соответствии со статьей 74 Трудового кодекса Российской Федерации.
Получите демо-доступ и опробуйте бесплатное обучение на три дня.