Предлагаем вам варианты служебной записки, которые можно скачать с сайта и заполнить согласно вашим требованиям:
Служебная записка на ремонт помещения (скачать пустой бланк бесплатно в формате Word)
Заполненный документ (образец с заполненными данными). Пример приведен ниже на странице ↓
Если у вас есть сомнения по поводу правильности заполнения, дочитайте статью до конца. Вперед…
Кто и когда составляет
Служебная записка составляется для того, чтобы довести до директора (генерального директора) проблему, с которой столкнулся руководитель подразделения или рядовой сотрудник. Когда вопрос касается ремонта, инициатива чаще всего исходит от старшего по должности сотрудника отдела, где работают сотрудники или находятся материальные ценности.
Вопрос может касаться здоровья и жизни сотрудников, если в служебном помещении:
- неисправна электропроводка;
- течет крыша;
- держится низкая температура из-за неисправности системы отопления.
Руководитель подразделения должен проявить заботу и сообщить о состоянии помещения директору.
Если вопрос касается хранения товара, материалов, инвентаря, то инициативу может взять кладовщик, так как в его должностные обязанности входит обеспечение безопасного хранения вверенных ему ТМЦ. Если по его вине товар испортится или инструмент придет в негодность из-за неправильного хранения, он понесет материальную ответственность.
Косметический ремонт офисных и торговых помещений часто необходим для улучшения имиджа предприятия и увеличения продаж продукции.
Правила составления и оформления
Строгих правил написания служебной записки на ремонт помещения нет. Поэтому ее нужно составлять в произвольной форме. Хотя некоторые организации, у которых хорошо налажен документооборот, имеют образец, который позволяет легко составить документ, заполнив необходимые сведения.
Если такого образца нет, следует придерживаться правил составления первичного документа. Что он должен содержать?
- Наименование предприятия, чтобы при проверке можно было доказать, что затраты касаются конкретного юридического лица.
- В правом верхнем углу обычно указываются: кому и от кого.
- В основном тексте документа обозначается причина и название помещения, в котором требуется ремонт.
- После описания следует подпись составителя и дата.
Директор (генеральный директор) на основании служебной записки издает приказ.
Поэтапное заполнение пунктов
Основное требование к первичным документам – указание необходимых реквизитов: наименования, должностей, ФИО, дат. Кроме того, документ должен быть понятен получателю, чтобы оценить масштаб проблемы и принять управленческое решение.
| № | Описание раздела |
| 1. | В правом верхнем углу указывается адресат и автор служебной записки. Например, «Директору ООО «Лабиринт» Егорову В.Д. от старшего кладовщика Ломова Е.Д.». |
| 2. | По центру страницы пишется заголовок документа: «Служебная записка». |
| 3. | Основной текст содержит информацию о необходимости ремонта в указанном помещении. Например: «Сообщаю, что на складе № 1 вследствие повреждения крыши ветром начались протечки. В данном помещении хранится оборудование (приборы учета электроэнергии), которое может пострадать от влаги. Прошу провести срочный внеплановый ремонт крыши склада для предотвращения порчи материальных ценностей.» |
| 4. | В конце документа автор ставит свою подпись с расшифровкой и дату составления. |
Служебная записка на проведение ремонта составляется в произвольной форме. Несмотря на отсутствие жестких требований, это упрощает документооборот и необходимо для бухгалтерии для обоснования расходов.
- 36633 просмотра
Служебная записка о ремонте помещений
Служебная записка о ремонте помещений является важным внутренним документом предприятия, с помощью которого сотрудник может обратиться к директору с просьбой выделить средства на ремонт рабочего пространства. В данном материале мы рассмотрим условия, которые работодатель обязан обеспечить своим подчиненным, необходимость такой записки и правильный порядок её оформления.
- Образец бланка
- Онлайн доступ
- Бесплатная загрузка
- Безопасность
Инструкция по оформлению служебной записки
Служебная записка на ремонт помещения относится к деловому документообороту компании и требует строгого соблюдения всех его норм. Важно придерживаться делового стиля, поддерживать нейтральный тон. Структура документа должна включать шапку с указанием адресата и отправителя, основную часть с описанием проблемы, дату составления и подпись ответственного.
Первым шагом идет заполнение шапки. Она располагается в правом верхнем углу листа и содержит ФИО адресата (директора или заведующего по АХЧ), полное название компании и ее организационно-правовую форму. Также указывается ФИО и должность сотрудника, составляющего записку.
Далее следует основная часть, где название документа располагается по центру листа, а обращение к директору с четко сформулированным запросом на ремонт помещения. Описываются все выявленные дефекты для полного понимания проблемы.
Завершается записка указанием даты составления и подписью ответственного сотрудника в нижней части документа. Это придает документу юридическую силу перед рассмотрением руководством компании.
В случае, если руководство не удовлетворит запрос, можно обратиться в трудовую инспекцию для решения вопроса на высшем уровне.
Еще больше информации о работе с документами
- Как правильно оформить перевод сотрудника на другую должность
- Новые формы уведомлений об открытии зарубежного счета, утвержденные налоговой службой
- Важные аспекты утилизации отходов для бизнеса
- Что нужно знать ИП о процедуре получения справки о не получении пособия по уходу за ребенком?
Примеры составления служебных записок о повышении зарплаты и изменении должности
Такие документы чаще всего составляют руководители подразделений и направляют их на утверждение директору. Например, в такой записке может быть предложение о повышении заработной платы для сотрудников. Важно обосновать свою просьбу или предложение в тексте служебной записки.
Обратитесь к специалисту
В разделе «Вопрос-ответ» эксперты Тинькофф разъясняют популярные вопросы читателей о налогообложении, законах, трудовых спорах и других бизнес-вопросах. Вы можете отправить свой вопрос по адресу secrets@tinkoff.ru.
Служебная записка: образец и примеры написания
Служебная записка является важным инструментом внутри организации для деловой переписки между сотрудниками различных подразделений. Составление служебных записок — это пример формализации коммуникаций для решения рабочих вопросов.
Что вы узнаете:
- Кто может составлять служебные записки
- Зачем нужна служебная записка
- Примеры различных типов служебных записок
- Основные правила написания служебных записок
- Как подавать служебные записки в электронном виде
- Сроки хранения служебных записок
- Образцы служебных записок для различных случаев
Кто может составлять служебные записки
Составление служебных записок доступно всем работникам организации, кто столкнулся с вопросами, требующими консультации коллег.
Такие записки могут быть направлены любому сотруднику, компетентному в решении вопроса, от обычного работника до руководителя предприятия.
Зачем нужна служебная записка
Служебные записки особенно популярны в компаниях с множеством подразделений, где важно контролировать выполнение обязанностей и соблюдение внутренних правил.
Их составление может быть необходимо в экстренных ситуациях, и их содержание зависит от цели написания. Также они используются для предложений по улучшению работы организации.
Причины для написания служебной записки могут включать:
- Фиксация нарушения, приведшего к непредвиденным обстоятельствам;
- Необходимость вмешательства руководства, например, для дополнительного финансирования или технической поддержки проекта;
- Обнаружение сотрудника в состоянии наркотического, токсического или алкогольного опьянения;
- Предложение о премировании сотрудников за выполнение работы или достижения;
- Необходимость отправки сотрудников в командировку;
- Срочный вызов сотрудника из отпуска или выходного;
- Любая ситуация, требующая участия руководителя.
Контроль за работой подчиненных и документооборот удобно осуществлять с помощью программы Бизнес.Ру. Здесь можно назначать задачи сотрудникам, определяя их приоритетность и ответственных.
Попробовать программу Бизнес.Ру можно сейчас >>>
Категории служебных записок
В зависимости от содержания, служебные записки можно разделить на несколько типов. Вот наиболее распространенные из них:
- Запрос информации, необходимой для работы, которая отсутствует у сотрудника;
- Сообщение руководителю о нарушениях, допущенных сотрудником в ходе выполнения его обязанностей;
- Уведомление о необходимости отправки в командировку;
- Предложение о премировании сотрудников;
- Сообщение о проблемах, возникших в процессе работы.
Основные правила написания служебной записки
Главным правилом при составлении служебной записки является четкость и краткость изложения причины обращения. Хотя форма записки может быть произвольной, следует соблюдать требования, предусмотренные ГОСТ Р 7.0.97-2016:
- Шапка с указанием адресата записки (должность и ФИО в дательном падеже);
- Название документа;
- Дата и номер составления;
- Краткое и четкое изложение причины обращения;
- ФИО и должность автора записки, подпись и расшифровка подписи.
Адресат должен понимать суть сообщения, поэтому в записке должны четко отражаться следующие моменты:
- Точная сумма (например, размер премии или заработной платы);
- Точная дата (например, начало и конец командировки);
- Причины для предложенных мероприятий;
- Список материальных объектов, если это требуется в запросе;
- Данные всех участников, упомянутых в записке.
Служебная записка обязательно регистрируется как входящая корреспонденция у секретаря организации для гарантии получения адресатом.
В большинстве случаев записку составляет руководитель подразделения. Если записка составляется рядовым сотрудником, она называется докладной.
Сроки хранения служебных записок
Согласно перечню управленческих документов, подлежащих архивному хранению, служебные записки должны храниться в архиве организации не менее 5 лет в соответствии с Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558.
Руководитель организации вправе продлить этот срок по необходимости. Сроки хранения документации в электронном виде определяются в соответствии с уставом организации.
Подача служебной записки в электронном виде
Часто организации используют электронный документооборот, что требует составления служебных записок в электронном виде.
Электронная записка отправляется на корпоративную почту организации и далее пересылается адресатам секретарем.
Этот метод экономит время сотрудников. Составление служебной записки в электронном виде аналогично составлению на бумаге. Рекомендуется ставить электронную подпись.
Чтобы удостовериться в получении записки адресатом, при отправке можно запросить уведомление о прочтении письма.
Примеры служебных записок для различных случаев
Пример составления служебной записки для директора, подтверждающей нахождение в командировке
Запрос на повышение премии
У руководителя есть возможность обратиться к вышестоящему руководству с просьбой о увеличении размера премии.
Отчёт о невыходе на рабочее место
Обычно такие отчёты составляются в случае нарушений в рабочем режиме. Здесь представлен пример составления служебной записки, где руководство информирует о факте нарушения и предлагает применить дисциплинарные меры в отношении сотрудника, который не явился на работу в установленное время.
Документ о необходимости списания материальных ценностей (ТМЦ)
По завершении срока годности или при выходе из строя материальные ценности требуется списать и утилизировать.
Уведомление о необходимости ремонта техники
В данном сообщении уведомляется высшее руководство компании о наличии технически неисправного оборудования, которое требует немедленного вмешательства специалистов для выполнения необходимых ремонтных работ.
Уведомление о вызове сотрудника из отпуска
Иногда возникают случаи, когда требуется привлечение сотрудника, который находится в ежегодном отпуске. В таких ситуациях составляется уведомление о вызове.
Информация о необходимости самоизоляции
В связи с распространением коронавируса, все лица, вернувшиеся из-за границы или имевшие контакт с подтвержденным случаем заражения, должны уведомить работодателя о необходимости соблюдения самоизоляции.
Информация о введении удаленного режима работы
В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации перешли или планируют переходить на удаленную работу. Если администрация предприятия пока не рассматривает возможность перевода сотрудников на удаленный режим работы, каждый сотрудник имеет право написать заявление с просьбой о переходе на более безопасный способ трудоустройства.