Периодически помещения предприятия нуждаются в восстановлении. В крупных компаниях создается план проведения текущих ремонтных работ, включающих в себя технические и служебные площади. В маленьких фирмах, в основном, проводят ремонт по мере необходимости.
Для того чтобы приступить к выполнению задач, связанных с определенным объектом (офисом, кабинетом, складом…), необходимо обосновать их целесообразность перед руководством компании. Весомые аргументы для выдачи соответствующего приказа следует корректно изложить в служебной записке о необходимости проведения ремонтных работ.
Грамотный образец в 2023 году
У нас есть различные варианты бланков, которые вы можете загрузить прямо сейчас с нашего веб-сайта и заполнить в соответствии с вашими индивидуальными потребностями.
Если возникают сомнения в правильности заполнения, необходимо прочитать статью до конца, чтобы устранить любые неясности. Вперед, вперед!
Правовая сторона
Тип документа может быть различным, так как унифицированная форма не предусмотрена законодательством. Однако не рекомендуется отказываться от использования этого документа. В соответствии со статьей 260 Налогового кодекса Российской Федерации, организация имеет право включить такие расходы в состав затрат при расчете налога на прибыль или упрощенной системы налогообложения.
Служебное уведомление будет представлять собой официальное обоснование экономической выгоды использования финансовых ресурсов.
В соответствии с пунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса Российской Федерации, документ необходимо хранить в течение 5 лет.
Кто и когда составляет
С целью донести до руководителя проблему, с которой столкнулся руководитель подразделения или сотрудник, необходимо составить служебную записку. В случае ремонта, инициатива почти всегда принадлежит старшему сотруднику отдела, где находятся работники данного подразделения или ценные материалы.
Если в офисе возникает ситуация, связанная с здоровьем и благополучием работников, то данная проблема требует пристального внимания.
Необходимо, чтобы руководитель отдела выражал заботу и сообщал о состоянии кабинета директора.
В случае, когда речь идет о сохранении товаров, материалов и инвентаря, кладовщик может принять инициативу в свои руки, так как это входит в его обязанности обеспечить безопасное хранение предоставленных ему товарно-материальных ценностей. Если он несет ответственность за хранение неправильно и товар испортится или инструмент будет негодным, то он обязан возместить ущерб.
Часто организации приходится проводить косметический ремонт своих офисных и торговых помещений с целью улучшения впечатления о предприятии и стимулирования продажи своей продукции.
Правила составления и оформления
В отношении написания служебной записки на ремонт помещения не существует строгих правил. Её можно составлять в произвольной форме. Однако некоторые организации, у которых хорошо налажен документооборот, предоставляют образец, позволяющий легко составить документ, заполнив необходимые сведения.
Если в наличии отсутствует первоначальный документ, следует соблюдать правила его составления. Какие элементы он должен включать в свой состав?
По основанию служебной записки, глава (главный руководитель) формирует распоряжение.
Поэтапное заполнение пунктов
Главная обязанность перед первичными бумагами заключается в том, чтобы в них были указаны все необходимые данные: наименование, должность, ФИО и дата. Однако, документ также должен быть понятным для его получателя, чтобы этот человек смог оценить масштаб проблемы и принять соответствующие управленческие решения.
| n/n | Раздел представляет собой подробное описание и обзор, который содержит все необходимые сведения и информацию о данной теме. Здесь вы найдете полезные советы, практические рекомендации, а также пошаговые инструкции, которые помогут вам разобраться в данной области. Вся информация представлена уникальным и оригинальным образом, чтобы сделать ее более интересной и полезной для читателя. Будучи надежным источником знаний, раздел предлагает уникальное содержание, которое нельзя найти нигде еще. Наслаждайтесь чтением и открывайте для себя новые и захватывающие факты и идеи в нашем уникальном разделе. |
| 1. | Необходимо пометить в правом верхнем углу, кому адресована служебная записка и кто ее автор. Например, «Для директора ООО «Лабиринт» Егорова В.Д. от старшего кладовщика Ломова Е.Д.». |
| 2. | В центре размещено название письменного документа: «Меморандум официального характера». |
| 3. | Уведомляю об необходимости немедленного ремонта крыши склада №1 из-за повреждения, вызванного сильным ветром. В настоящий момент крыша начала протекать, что представляет угрозу оборудованию учета электроэнергии, находящемуся внутри помещения. С целью избежать непредвиденных повреждений товарно-материальных ценностей, срочно прошу провести внеплановый ремонт кровли склада. |
| 4. | После указания оснований автор документа подписывает его своим именем и фамилией, а также указывает дату составления. |
Формулировка заявки на ремонт помещения может быть произвольной. Однако ее наличие обеспечивает удобство ведения документооборота и требуется бухгалтерии для подтверждения необходимости расходов.
По завершении процесса уборки рекомендуется составить документ, где будет отражена информация о выполненном объеме работ, их стоимости и возможные претензии со стороны клиента, если таковые имеются.
план, зависит от цели и контекста. Структурирование задачи и определение шагов, необходимых для ее выполнения, являются ключевыми аспектами при составлении плана. Важно учитывать сроки, ресурсы и приоритеты, чтобы оптимально распределить задачи и достичь желаемого результата. Правильно составленный план позволяет организовать работу, увеличить эффективность и повысить вероятность успешного выполнения поставленных задач.
Так как документ отражает реально предоставленные услуги, его следует составлять непосредственно представителем исполнителя. Заказчик может согласиться с перечнем, указанным в форме, или выразить свои возражения, если таковые имеются.
Обе стороны подписывают акт, оставляя у себя свои собственные копии.
Когда ремонт завершен и исполнитель передает, а заказчик принимает результаты в соответствии с договором подряда, данный документ оформляется. Он необходим для учета выполнения работ, контроля их качества, отсутствия претензий и расчетов.
Кто, когда, на каком основании
Многие люди, планируя провести ремонт в своей квартире, обращаются к индивидуальным предпринимателям или компаниям, специализирующимся на ремонтно-отделочных работах. Стороны всегда заключают официальный договор подряда, в котором особое внимание уделяется вопросу о процедуре сдачи-приема выполненных работ. В таких случаях обычно используется стандартный акт о выполненных работах по ремонту.
Не существует специального порядка для оформления такого акта. Он должен быть составлен на основе выполненных работ и подрядной договоре. Обе стороны должны участвовать в его подписании. Сам по себе акт не может быть составлен без договора, так как он всегда является приложением к договору подряда. Договор и акт являются взаимосвязанными документами, которые используются вместе.
Служебная записка о необходимости ремонта служебного помещения
Служебная записка о необходимости ремонта служебного помещения
Это письменное обращение к руководителю фирмы, в котором излагается проблема с текущим состоянием служебного помещения на предприятии и просится произвести его ремонт. В данном материале мы изучим ситуации, в которых чаще всего создаётся такой официальный документ, инициатором которого обычно выступает, и какие результаты можно достичь.
Доступные для загрузки документы:
Состояние служебных помещений
Рабочие площади на предприятии – это зона, предназначенная для трудовой деятельности персонала. Это может быть офис, помещение, мастерская, приемная и иные аналогичные пространства. Площадь помещения и его размеры не оказывают влияния на профессиональные навыки.
Как работодатель, необходимо принять все меры, чтобы обеспечить комфорт своих сотрудников на рабочих местах. Возможно, некоторые работники могут терпеть некоторые минимальные неудобства, но только до тех пор, пока им не будет предложена работа с более лучшими условиями. Если организация не желает потерять своих специалистов, необходимо активно работать в области управления персоналом. Организация приятного и комфортного рабочего места является одним из таких подходов.
Ряд научных исследований подтверждает, что работник проявляет гораздо большую эффективность и мотивацию, когда его рабочая обстановка комфортная. Проблема состояния рабочих помещений не является острой в государственных учреждениях, особенно в центральной части России, однако у частных предпринимателей эта проблема возникает с завидной регулярностью. К несчастью, в погоне за прибылью многие бизнесмены полностью забывают о предоставлении своим сотрудникам минимальных условий, из-за чего люди вынуждены трудиться в плохо освещенных помещениях с штукатуркой, осыпающейся со стен, и отшелушивающейся краской.
Кто составляет
Любой сотрудник компании имеет право обратиться с просьбой о ремонте, но в организациях принято соблюдать иерархию и не нарушать установленные порядки. Обычно похожие запросы направляются руководителями структурных подразделений, в которых работают сотрудники, чьи помещения нуждаются в ремонте. Важно адресовать такую заявку директору компании, потому что именно он принимает решения о выделении средств на различные нужды предприятия.
Если ремонт необходим по практическим причинам, а не просто для улучшения внешнего вида, проблема может стать особенно острой. Например, протечка крыши может нанести серьезный ущерб имуществу компании и нести с собой негативные последствия.
Форма документа
Данная записка представляет собой один из тех документов, которые не имеют установленных официальных бланков или шаблонов в соответствии с отечественным законодательством. Конкретные аспекты ее оформления полностью зависят от каждой конкретной компании. Наша организация может разработать и использовать собственные уникальные бланки, которые будут использоваться сотрудниками на постоянной основе. Записка о ремонте помещения не является распространенным документом, поэтому маловероятно, что в нашей компании уже есть готовый шаблон для такого обращения. Скорее всего, нам придется самостоятельно оформлять данное обращение.
Инструкция по составлению служебной записки
Учтем, что служебная записка, как значимый документ в деловой сфере, включает ряд структурных составляющих. Она начинается с шапки, содержит информационный блок с явно выраженной просьбой и основанием запроса, а также дату и подпись того, кто ее составил. Чтобы придать этому официальному документу деловой вид, необходимо особое внимание уделить каждому элементу отдельно.
В первую очередь следует обратить внимание на верхнюю часть документа. В правом верхнем углу листа бумаги укажем ФИО руководителя организации, полное название организации, а также ее организационно-правовую форму. Далее в этом же месте указываем ФИО исполнителя служебной записки и его должность в штатном расписании.
важность сохранения рабочей среды, необходимость обеспечения комфортных условий труда, требования безопасности и гигиены, предписания законодательства по ведению предприятия. Отмечаем, что в данном служебном помещении отсутствуют необходимые условия для эффективной работы сотрудников и обеспечения их безопасности. Например, имеются проблемы с вентиляцией, недостаточное освещение, повреждения оборудования. Также отмечаем, что ремонт является неотложной задачей по улучшению условий труда и повышению производительности. Поэтому подчеркиваем необходимость принятия мер со стороны руководства предприятия. В заключение, подчеркиваем, что ремонт служебного помещения является важным шагом для достижения целей и задач предприятия, а также улучшения условий работы персонала.
Нашей главной целью является обратить внимание директора на необходимость проведения ремонта в служебном помещении, ведь именно он примет окончательное решение по этому вопросу.
Завершая работу с документом, мы проставляем дату создания служебной записки, подписываемся под всем изложенным и разгадываем автограф, оставленный на бумаге (фамилия и инициалы). В таком состоянии документ можно передать директору для рассмотрения.
Если, в конечном счете, будет принято решение о проведении ремонта, тогда начнется процесс закупки материалов и поиска подрядчиков. Чем серьезнее проблема, с которой столкнулись сотрудники предприятия, тем более срочное решение должно быть принято. Например, работать в холодное время года с проникающими сквозняками через окна не только является чрезвычайно сложным, но и является нарушением закона. Существует ГОСТ, который устанавливает определенные пределы температуры в рабочем помещении.
Скачать документы:
Как составить служебную записку на ремонт автомобиля, помещения или оборудования
Как составить служебную записку на ремонт автомобиля, помещения или оборудования?
Если спросить простого гражданина о цели служебной записки, большинство скажет, что это своего рода официальная «доносительство».
Одной из главных целей составления различных видов записок, включая служебные и докладные, является борьба с разного рода нарушениями, которые могут возникать на рабочем месте. Однако, стоит отметить, что эти записки имеют гораздо более широкий спектр применения и предназначения.
Именно поэтому сотрудники сообщают руководству о своих потребностях: например, о постаревших помещениях или оборудовании, требующих немедленного ремонта.
Для чего нужен этот документ?
Согласно популярному определению, данная бумага входит в категорию информационно-консультационных документов и предназначена для делового общения с коллегами по поводу рациональных предложений. Необязательно, чтобы эти коллеги были вышестоящими — они могут быть людьми, занимающими аналогичное служебное положение.
Существует категория официальных писем, которые имеют иерархический характер и должны быть направлены только на имя руководства. Эти письма называются докладными записками, так как только глава организации имеет полномочия решать кадровые вопросы и проблемы, связанные с дисциплинарными мерами.
Автором текста, как правило, является представитель управленческого отдела организации, который уже проанализировал помещения и оценил масштаб проблемы, но может быть и любой другой эксперт в данной области.
Основные требования
Для данного типа бумаги отсутствует официально утвержденный норматив. При создании такого документа автор должен опираться на свои собственные знания в области делового взаимодействия и профессиональной этики.
Подсказка! В некоторых компаниях имеются отдельные шаблоны для официальных заметок, которые можно отыскать во внутренних документах.
Заметка прописывается на листе обычного А4 формата. Преимущественно используется шрифт 14, Times New Roman. В случае, когда запись проводится вручную (что является менее распространенным вариантом), почерк должен быть ясно различимым и отчетливым. Необходимо придерживаться делового стиля общения, исключая громоздкие, неграмотные, двусмысленные и эмоционально окрашенные выражения.
Внутри служебной записки находится следующая информация:
Как составить?
Если требуется выполнить восстановительные работы в помещении или офисе
Необходимо осветить причину возникновения проблемы и объяснить, почему данный кабинет требует ремонта. Например:
было предложено Главному Руководителю компании «Алас-стандарт»
от руководителя отдела автоматизации хозяйственных операций Петрова Ивана Петровича
Хочу обратить ваше внимание на то, что необходимо провести ремонт в кабинете отдела, ответственного за обслуживание клиентов. В помещении присутствует влажность, штукатурка обваливается, а система отопления не функционирует. Это заставляет сотрудников часто носить верхнюю одежду, а посетители получают негативное впечатление об организации и предоставляемых ею услугах.
Пожалуйста, приглашаю вас нанять специализированную команду для осуществления ремонтных работ.
Иванов Петр Иванович (расписался).
12 ноября 2016-го произошло событие великого значения.
Оборудование
В данном списке необходимо указать технику, требующую ремонта.
Необходимо учесть, что данный документ предназначен для руководителя определенного отдела, ответственного за работоспособность технического оборудования. Таким отделом может быть технический отдел или отдел информационных технологий.
Например:
Компания «Консалтинговые решения»
От состоявшегося руководства в отделе, ответственном за взаимодействие с клиентами, Иванова Ирина Ивановна проявила себя с наилучшей стороны.
Выпускаю служебную записку под номером 4.
Хотел бы сообщить вам, что в отделе, ответственном за взаимодействие с клиентами, имеются четыре Rover компьютера, требующих ремонта. У двух из них не работает монитор, у третьего постоянно возникают проблемы с выключением во время работы, а у четвертого возникают сбои в клавиатуре и иногда курсор может не отображаться. В результате, работа с базой данных становится затруднительной, и сотрудники вынуждены использовать свои собственные планшеты и ноутбуки, которые они приносят из дома.
Пожалуйста, выполните ремонт компьютеров и временно предоставьте нам не менее двух дополнительных рабочих станций.
Подпись: Ирина Ивановна, фамилия — Иванова.
В середине июня 2016 года произошло событие.
Автомобиль
В данном случае необходимо указать конкретную марку служебного автомобиля и конкретную причину, по которой требуется провести его ремонт. К примеру:
представлен руководителю компании «Хризантема-А»
От Ивана Ивановича Петрова, водителя, можно услышать следующую историю.
Выпускаю служебную записку под номером 4.
Желаю сообщить вам, что фирменный автомобиль Фольксваген Пассат СС (2012 год выпуска), приобретенный для наших нужд год назад, нуждается в ремонте и не может использоваться для перевозки пассажиров из-за неисправного тормоза. Мы узнали об этом вчера, когда я перевозил курьера Самохину из клиента в офис компании. Техник Сидоров А.А. подтвердил проблемное состояние автомобиля.
Прошу Вас выдать указание на передачу автомобиля в автосервис с целью его починки.
Иванович Петров Иван.
13 мая прошедшего года.
Таким образом, каждый может написать служебную записку о необходимости ремонта, так как со временем все поломается, будь то компьютеры, лампы или автомобили. Главное — ясно указать, что именно нуждается в ремонте, и стоит ли вообще пытаться «оживить» технику — возможно, пришло время приобрести новую.
Чтобы добиться наилучшего результата, рекомендуется проконсультироваться с квалифицированным экспертом перед тем, как составить записку.