Упоминая траты, обычно подразумевают финансовые издержки и денежные вложения. Но не менее важно учитывать трудовые ресурсы, которые часто сложно подсчитать.
Трудозатраты играют ключевую роль в успешности бизнеса и его прибыльности.
Трудозатраты измеряются в человеко-часах, человеко-днях, человеко-месяцах. То есть, сколько времени специалист должен потратить (в часах, днях или месяцах), чтобы успешно завершить задание. Для правильного определения сроков выполнения задачи, необходимых ресурсов и эффективности работы, нужно рассчитать трудозатраты:
- плановые, то есть предполагаемый объем работы по программе;
- фактические — уже выполненный объем задач.
Пример: задача длится 3 дня, и один сотрудник работает над ней по 8 часов в день. Трудозатраты составят 24 часа. Если работают два сотрудника, это будет 48 часов.
На практике оценить плановые трудозатраты сложнее из-за различий в производительности сотрудников. Классические учебники по экономике используют усредненные показатели. Количество сотрудников умножается на фактическое время, требуемое для одной операции. Результат и есть количество человеко-часов, необходимых для выполнения задачи.
Учет рабочего времени сотрудников
Планирование проектов и постановка целей на предприятиях начинается с контроля за дисциплиной коллектива, что требует Трудовой кодекс РФ. Важно учитывать, кто, как и сколько работает:
- нормированный день;
- ненормированный рабочий день;
- гибкий график;
- сменный график.
Способы учета времени также различаются. В небольших компаниях часто используют табели по форме Т-12 и Т-13, где фиксируются время прихода и ухода, больничные, отпуска и отгулы. В крупных организациях устанавливают системы пропускных турникетов, биометрические системы, СКУД (системы контроля и управления доступом), видеонаблюдение и программы учета рабочего времени.
Например, такие программы, как CrocoTime, фиксируют начало и конец рабочего дня, а также трудозатраты сотрудников, показывая, кто и как эффективно работал в течение дня. Это особенно полезно в сферах IT, где сложно оценить результат деятельности в материальном выражении, как на заводе.
Оценка нагрузки персонала
С чего начать анализ занятости каждого сотрудника? С оценки его загрузки за определенный период, чтобы привлекать его к перспективным проектам. Пунктуальность ценна, но важнее для менеджеров и собственников эффективность персонала, качество и скорость его работы. Программы учета и анализа рабочего времени предоставляют данные для оценки профессиональной ценности сотрудников:
- отслеживают время, потраченное на развлечения в интернете или личные переписки в мессенджерах;
- вычисляют, сколько часов или дней сотрудник выполняет задания, и сравнивают его результат с коллегами, занятыми аналогичными задачами, рассчитывая финансовые вложения по каждому процессу;
- показывают детальную картину рабочего дня онлайн.
Эта информация служит прочной основой для дальнейших действий руководства. Это не призыв к сокращению малопродуктивных сотрудников, но если ситуация критична, предприятию выгоднее расстаться с таким сотрудником или направить его на повышение квалификации.
Определить, на кого из членов команды можно возложить дополнительные обязанности при сокращенных сроках, а кого лучше назначить на задачи, требующие медленного, но тщательного выполнения. Анализ загруженности персонала поможет понять, необходимо ли привлекать новых сотрудников или можно распределить задачи среди текущих работников.
Формула расчета трудозатрат
Как считать трудозатраты, если условия выполнения задачи усложняются субъективными показателями конкретных сотрудников, их навыками и квалификацией? На этапе планирования трудно точно определить, кому поручить выполнение задания. Эти сложности можно обойти, используя средний показатель производительности труда сотрудников.
Этот параметр рассчитывается по формуле «Количество работников * фактические временные затраты». Так определяется количество человеко-часов, необходимое для выполнения задачи. Эти данные полезны и в отношениях с клиентами, чтобы они наглядно видели стоимость часа работы, например, высококвалифицированного разработчика с официальной рыночной зарплатой.
Например, вычислить трудозатраты в человеко-часах можно по формуле Чч = N * Т, (1.31), где:
N – количество работников;
Т – фактическое время, затраченное на выполнение работы;
Чч – человеко-часы.
100 = 20*5 – из этой формулы следует, что 20 человек за 5 часов дают 100 человеко-часов.
Программа для учета трудозатрат
Независимо от размера бизнеса, будь то компания с 10 тысячами сотрудников или небольшая фирма, трудозатраты необходимо учитывать. Без этого бизнес не сможет развиваться. Ручной подсчет человеко-часов трудоемок, но его можно заменить программой учета рабочего времени, такой как CrocoTime. Эту программу выбирают для оптимизации деятельности сотрудников, подсчета затрат на проекты и поиска способов сэкономить:
- система точно повторяет структуру организации;
- детализирует данные по специалистам и подсчитывает общее время занятости сотрудников и подразделений — в какой период над какой задачей работал каждый сотрудник;
- предоставляет статистику по часам, дням, неделям, показывая, кто сколько времени потратил на выполнение задач и как он справлялся с ними по сравнению с коллегами — медленно или быстро.
Эти функции тайм-трекинга помогут выявить, как распределялась нагрузка за определенный период, указать максимальную и минимальную загрузку, а также рассчитать стоимость каждого рабочего процесса.
С функцией онлайн-отчетов руководитель может в реальном времени изучать картину рабочего дня подчиненных и анализировать их эффективность. Это включает просмотр интересующих сайтов, продуктивных и непродуктивных, а также время, проведенное на них сотрудниками.
Планирование загрузки персонала с помощью CrocoTime помогает избежать ситуаций, когда исполнитель не может точно сообщить заказчику сроки завершения задачи или когда один сотрудник перегружен, а другого не знают, чем занять.
Читайте другие статьи в нашем блоге
Методы контроля рабочего времени. Организация и учет времени
Работа в определенном ритме с установленными временными рамками, перерывами на обед и короткими кофе-брейками имеет свою философию. Эта философия понятна обеим сторонам трудового процесса и заключается в разграничении рабочего и личного времени, а также в ответственности за выполнение обязательств в срок.
Программа для контроля за сотрудниками
Контролировать сотрудников, находящихся рядом или работающих удаленно, необходимо, хотя это и неприятная задача. Тратить на нее много времени нецелесообразно. Сотрудники знают, что за ними следят, и это напрягает, ограничивает их инициативу и желание работать.
Как рассчитать человеко-часы и человеко-дни?
Total SharesДля эффективной работы компании важно грамотно распределить обязанности между сотрудниками и выделить на каждую задачу необходимое время. Для таких расчётов применяются экономические показатели «человеко-час» и «человеко-день». Они позволяют определить, насколько быстро сотрудник выполнит задачу. Каждый предприниматель должен уметь их рассчитывать, так как это помогает правильно распределить нагрузку и необходимо при расширении производства. Эти показатели позволяют оценить выгоду от увеличения штата, определить, на какие позиции можно нанять новых сотрудников и т.п. Кроме того, человеко-часы и человеко-дни используются для заполнения различных отчётов в налоговые органы. Поэтому важно уметь их рассчитывать. Как это сделать? Об этом мы расскажем ниже.
Расчёт человеко-часов: формула и примеры
Из этой статьи вы узнаете, зачем работодателю нужно рассчитывать человеко-часы. Примеры помогут понять, как проводить расчёт. В публикации также приведена актуальная формула расчёта трудозатрат в человеко-часах.
- Зачем кадровому специалисту нужен расчёт человеко-часов
- Что такое человеко-час
- Формула расчета человеко-часов
- Расчет человеко-часов для статистики
- Расчет человеко-часов в дополнительном образовании
Зачем кадровому специалисту нужен расчёт человеко-часов
Расчёт трудозатрат в человеко-часах нужен работодателю, чтобы понять, сколько сотрудников требуется для выполнения определённого объёма работы или задачи. Кадровому специалисту пригодится формула расчёта человеко-часов для заполнения формы № П-4 для Росстата. Расчёт человеко-часов можно проводить вручную, например, с помощью Excel, или использовать онлайн-калькулятор.
Пример расчёта трудозатрат в человеко-часах по формуле
Списочная численность сотрудников организации «Альфа» составляет семь человек. В январе 2024 года 17 рабочих дней, норма рабочего времени при 40-часовой рабочей неделе — 136 часов.
Четыре сотрудника в январе отработали полное рабочее время. Один сотрудник — 120 часов, так как с 9 по 10 января был в отпуске без сохранения зарплаты. Один сотрудник — 60 часов, так как работает на условиях неполного рабочего дня по 6 часов в день, и с 22 по 30 января был на больничном, пропустив 7 рабочих дней (42 рабочих часа). Также в организации работает один внешний совместитель, который в январе 2024 года отработал 68 часов (17 рабочих дней по 4 часа).
Количество отработанных человеко-часов за январь 2024 года составляет:
- работниками списочного состава: 724 человеко-часа (136 ч + 136 ч + 136 ч + 136 ч + 120 ч + 60 ч);
- внешними совместителями: 68 человеко-часов.
Читайте по теме в журнале «Кадровое дело»: Нормативы, которых от компании требует закон. Проверьте, все ли в порядке по кадровой части >>>
Что такое человеко-час
Человеко-час — это единица учёта времени, необходимого для выполнения работы. Он соответствует одному часу работы одного человека. Человеко-часы рассчитывают, чтобы:
- грамотно планировать рабочее время сотрудников;
- определить потребность организации в работниках;
- установить сроки выполнения работы.
Человеко-часы используются в работах, представляющих собой многоэтапный процесс, где нужно строго соблюдать сроки выполнения. Для определения количества часов и работников проводят хронометраж и другие процедуры, позволяющие объективно оценить трудозатраты. Например, применяется фотография рабочего дня.
Пример. Для выполнения работы требуется 100 человеко-часов. Это значит, что один сотрудник выполнит работу за 100 часов. Следовательно, два сотрудника справятся за 50 часов (100 : 2), а четыре сотрудника за 25 часов (100 : 4).
При определении отработанных человеко-часов в статистических расчётах не учитываются:
- ежегодные, дополнительные, учебные отпуска;
- время повышения квалификации с отрывом от работы;
- время болезни;
- время простоя;
- часы перерывов для кормления ребенка;
- часы сокращенной работы для отдельных категорий сотрудников с установленной сокращенной продолжительностью рабочего времени;
- время участия в забастовках;
- иные случаи отсутствия сотрудников на работе независимо от сохранения заработной платы (п. 80 Указаний, утвержденных Приказом Росстата от 30.11.2022 № 872).
Формула расчёта человеко-часов
Расчёт человеко-часов можно провести по формуле: ЧЧ = Ч1 + Ч2 + … + ЧN, где:
- ЧЧ — общее количество отработанных человеко-часов;
- ЧN — количество часов, отработанных N-ым работником.
Формула расчёта человеко-часов за год
Формула расчёта человеко-часов за год отличается от расчёта за месяц.
ЧЧГ = ЧГ1 + ЧГ2 + … + ЧГN, где:
- ЧЧГ — количество отработанных человеко-часов за отчётный год;
- ЧГN — количество часов, отработанных N-ым работником за отчётный год.
Если сотрудники отработали одинаковое количество часов за год, для определения общего количества человеко-часов нужно умножить количество отработанных часов на число работников.
Пример. В отчётном году работали 50 сотрудников. Из них 45 человек отработали по 1979 часов каждый, а остальные 5 — по 1935 часов. Рассчитаем общее количество человеко-часов за год: 45 х 1979 + 5 х 1935 = 96525. Таким образом, общее число человеко-часов за год составит 98 730.
Расчёт человеко-часов для статистики
Работодатели обязаны периодически подавать в Росстат данные о численности работников и их заработной плате. Этот отчёт обозначается как «П-4» и называется «Сведения о численности и заработной плате работников» (форма утверждена приказом Росстата от 30.11.2022 № 872).
Сроки подачи отчёта П-4: памятка от Системы Кадры
Рекомендация от Системы Кадры: Как рассчитать количество человеко-часов при заполнении формы № П-4 >>>
Расчёт человеко-часов в дополнительном образовании
Нормативные затраты на предоставление государственных и муниципальных услуг по реализации дополнительных образовательных программ рассчитываются на основе человеко-часов для каждого вида и профиля программ. При этом учитываются формы обучения, федеральные государственные требования (если они имеются), тип образовательной организации и прочее.
Для расчета нормативных затрат на профессиональную переподготовку и повышение квалификации кадров необходимо знать среднюю стоимость обучения одного работника, которая определяется из стоимости одного человеко-часа и продолжительности обучения (в учебных часах), как указано в приказе Минпросвещения от 22.09.2021 № 662.