Как написать официальное письмо в организацию: инструкция и образцы текста

Искусство ведения деловой переписки — это сложный процесс, который включает в себя соблюдение юридических норм и государственных стандартов. Важно ничего не перепутать, чтобы руководство и адресат остались довольны, а с правовой точки зрения не было претензий. Как всё запомнить? Очень просто! Воспользуйтесь нашей памяткой.

Типы и примеры деловой переписки

Деловую переписку можно классифицировать по различным признакам (таблица 1).

Таблица 1. Классификация деловой переписки и корреспонденции

Признак деловой корреспонденции

Переписка внутри страны и международные письма.

Письма могут быть информационными, распорядительными, содержать информацию по договорным, правовым, финансовым и материально-техническим вопросам.

Статус отправителя и получателя

Переписка может быть управленческой, коммерческой, производственной или личной.

Письмо может быть инициативным или написанным в ответ на инициативное обращение.

Письма из вышестоящих, подведомственных или сторонних организаций.

Характер воздействия на адресата

Электронная почта, почтовая связь, курьерская и фельдъегерская доставка, факс, телетайп.

Деловую переписку также можно классифицировать по назначению (таблица 2).

Таблица 2. Назначение деловой переписки

Содержит сведения официального характера.

Разъяснения положений законодательных актов, рекомендации по их практическому применению.

Содержит информацию о проведении различных публичных мероприятий и условия участия в них.

Приглашение на пресс-конференцию.

Содержит информацию, содержащую, по мнению автора, интерес для адресата.

Сообщения о возможности приёма на стажировку, об удовлетворении просьбы, о временной приостановке деятельности компании.

Содержит повторно отправляемую информацию.

Напоминание о предстоящем платеже, истечении срока договора.

Советуем прочитать: СМУП «ВЦ ЖКХ» в Смоленске — личный кабинет, передача показаний счетчика за воду

Содержит информацию, приуроченную к случаю.

Поздравительные, благодарственные письма, письмо с выражением извинений, соболезнований.

Содержит рекламу продукции или услуг, которые, по мнению автора, могут заинтересовать получателя.

Информация о новых тарифах сотовых операторов, банковских продуктах, скидках на различные подписки.

Письма деловой переписки также могут содержать претензии, требования,

Когда письмо составляется на деловом бланке, печать, заверяющая подпись руководителя, может быть не нужна.

Обратите внимание! Стандартные фразы, канцеляризмы и штампы — это не отсутствие креативности и словарного запаса, а нормы деловой переписки. В данном случае, использование единообразных речевых оборотов помогает точнее передать смысл и избежать двусмысленностей.

Особое внимание следует уделить фактам. Любое мнение или оценка в письме должны быть подкреплены достоверными примерами и ссылками.

Структура делового письма

Деловое письмо состоит из обращения и основной части.

Если письмо адресовано конкретному человеку, в обращении указывают его имя и отчество. Начать обращение можно со слов «Уважаемый», «Дорогой» и т.п. Если имя адресата неизвестно или их несколько, обращение следует написать во множественном числе. Например, «Дорогие коллеги», «Уважаемые господа».

Основную часть делового письма следует разделить на три логических блока, как указано в Таблице 3.

Таблица 3. Структура основной части делового письма

Предоставляются все необходимые исходные данные, указывается причина и цель написания документа.

Излагается суть вопроса и требования к адресату. Вопрос следует раскрывать последовательно и логически обоснованно.

Представляются рассуждения, объяснения и доказательства.

Резюме сказанного в письме. Излагаются конкретные просьбы и требования, делаются выводы.

Предложения в письме не должны быть длинными, а текст должен соответствовать установленным нормам языка в отношении изложения мысли, лексики, грамматики и синтаксиса.
Слова в тексте располагаются согласно прямому порядку:
- подлежащее — перед сказуемым,
- определение — перед определяемым словом,
- приложение — после управляющего слова.
Если письмо не является распоряжением, следует использовать пассивную форму глаголов вместо активной. Например, вместо «Правительство утверждает форму» лучше написать: «Форма утверждается Правительством».
Следует избегать слов и выражений с ярко выраженной эмоциональной окраской. Даже в этикетных письмах такие моменты лучше излагать «канцелярским» языком.
Недопустимо употребление уменьшительно-ласкательных суффиксов и междометий, выражающих личное отношение к написанному, а также использование сленга, просторечий и образных выражений.
Аббревиатуры и сокращения допустимы только если они являются общеизвестными и общепринятыми.
Если в письме используется узкоспециализированная терминология, необходимо дать её объяснение.

Советуем прочитать: Субсчета к 68 счету: Подробное руководство и примеры применения

Как вести деловую переписку по электронной почте

Деловое письмо, отправляемое по электронной почте, по структуре и содержанию схоже с бумажным документом, однако есть некоторые особенности.

Название корпоративного почтового ящика должно быть нейтральным и желательно содержать название организации.
Обязательно укажите тему письма. Это облегчит его поиск в почтовом ящике. Название должно быть кратким, ёмким и однозначным, позволяющим быстро идентифицировать письмо.
Письмо должно легко читаться. Для этого текст следует структурировать и отформатировать.
Прикрепите все необходимые приложения и ссылки, обозначив их понятными названиями.
Подписывая письмо, укажите фамилию, имя, должность отправителя и название компании.

Чтобы быстро вспомнить суть обсуждаемого вопроса, сохраняйте историю переписки.

Смотрите также:

Производственный и ремонтный персонал в условиях кризиса: что можно и нужно нормировать?
Приём сотрудника на работу: в какой срок следует внести запись в книгу учета движения трудовых книжек
Что включается в срок исполнения контракта: пояснения от Минфина